Как за 10 дней до конца месяца рассчитать прогноз выполнения плана продаж: две формулы и 4 действия

Почему расчёт 29-го числа ничего не меняет

Прогноз, который руководитель отдела продаж строит 29-го числа, фиксирует результат, но не влияет на него. К этому моменту сделки с длинным циклом либо закрыты, либо нет, и повлиять на них уже нечем. Решения, которые двигают цифру, принимаются около 20-го числа, пока отставание можно отыграть дополнительными касаниями и дожимом воронки.

Вторая ошибка — оценка «на глаз». Активность менеджеров (звонки, встречи, письма) может выглядеть ровной, пока факт продаж отстаёт: конверсия снижается, а в воронке копятся зависшие сделки. Без расчёта это отставание видно только в последние дни месяца, когда исправлять его поздно.

Прогноз по темпу: формула и расчёт в процентах

Базовый прогноз считается за пять минут и не требует сложных инструментов, хотя в таблице его удобно держать постоянно. Нужны три числа: текущий факт продаж, количество отработанных рабочих дней и норма рабочих дней в месяце.

Прогноз = (Факт ÷ Отработанные дни) × Норма рабочих дней

Расчёт на условных числах: план на месяц — 3 000 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, на 20-е число отработано 14 дней, факт — 1 600 000 ₽.

• Темп в день: 1 600 000 ÷ 14 ≈ 114 300 ₽
• Прогноз на месяц: 114 300 × 21 ≈ 2 400 000 ₽
• Прогноз в процентах: 2 400 000 ÷ 3 000 000 = 80%

При текущем темпе недобор составит около 600 000 ₽. Чтобы закрыть разрыв за оставшиеся 7 рабочих дней, нужен темп (3 000 000 − 1 600 000) ÷ 7 = 200 000 ₽ в день. Это в 1,75 раза выше нынешнего.

Линейная формула хорошо работает при коротком цикле сделки и равномерном потоке, когда оплата приходит через один-два дня после первого контакта.

Прогноз по воронке: что добавляет второй расчёт

Если цикл сделки длиннее недели, одного темпа недостаточно. Деньги в конце месяца приходят от заявок, которые попали в воронку раньше, поэтому к расчёту по темпу добавляют прогноз по воронке.

Для него берут сделки на финальных этапах («выставлен счёт», «договор на согласовании», «ожидается оплата») и умножают их сумму на историческую конверсию этих этапов в оплату:

• сделки на этапе оплаты: 900 000 ₽
• конверсия этапа в закрытие: 70%
• ожидаемый доход из воронки: 900 000 × 0,7 = 630 000 ₽

Складываем факт и добор из воронки: 1 600 000 + 630 000 = 2 230 000 ₽, около 74% плана. Это нижняя оценка. Она учитывает только то, что уже в работе, и не включает сделки, которые зайдут и закроются за оставшиеся дни.

Два прогноза задают рабочий коридор: 74% по воронке и 80% по темпу. Если нижняя граница заметно не дотягивает до плана, запас прочности потерян в начале месяца, и одним дожимом его уже не вернуть.

3 причины недобора, которые видны в расчёте

Когда прогноз показал отставание, нужно понять, на каком этапе оно возникло. Чаще всего причина одна из трёх:

1. Мало сделок на входе. База отработана не в том объёме, воронка пуста сверху. Исправить это можно только наращиванием касаний, а в конце месяца на это остаётся мало времени.
2. Застревание в середине воронки. Заявок достаточно, но они зависают на этапах «думает» и «перезвоните позже». Конверсия падает из-за слабой работы с возражениями и отсутствия следующего шага в карточке сделки.
3. Проседание на закрытии. Сделки доходят до счёта, но не оплачиваются, потому что нет системного дожима.

Чтобы отличить одну причину от другой, сравните показатели с тремя прошлыми месяцами: число новых заявок, конверсию из этапа в этап, долю оплаченных счетов среди выставленных. Где отклонение максимальное, там и причина недобора.

4 действия на последние рабочие дни

Прогноз с недобором требует действий, а не наблюдения. На финальную декаду работает такой набор:

• Поднимите зависшие сделки. Соберите заявки на этапах «думает» и «выставлен счёт» и поставьте их на повторный контакт в первую очередь. Это самый быстрый источник денег.
• Сузьте базу до сегментов с лучшей конверсией. Если воронка пуста сверху, на первичный обзвон в оставшиеся дни идут сегменты, которые лучше всего конвертировались в прошлых месяцах.
• Отделите дожим от первичных касаний. Освободите менеджеров с самыми тёплыми сделками от рутинного обзвона новой базы, чтобы всё их время шло на закрытие.
• Пересчитывайте прогноз каждый день. К финишу месяца цифра меняется быстро, и ежедневный расчёт по темпу и воронке показывает, догоняет отдел план или нет.

Чтобы отставание проявлялось раньше 20-го числа, разбейте план на недельные и дневные цели. Тогда расчёт по темпу работает уже на первой неделе, и у отдела остаётся больше времени на манёвр.