Почему стоит внедрить регламенты в бизнес прямо сейчас: 5 причин

Но при правильном подходе регламенты — способ эффективно инвестировать время и деньги. Рассказываю, почему стоит их внедрить и как сделать это правильно.

Причина № 1

Сможете избежать повторяющихся ошибок

Сотрудник совершает ошибку, вы его обучаете и корректируете, но ему на смену приходит новый — и история повторяется.

Например, вы продаёте онлайн-курс: для обучения нужно зайти на платформу. У вас есть служба поддержки пользователей, которая помогает справляться с проблемами. Если запросы клиентов обрабатывают медленно, люди начинают требовать возвраты. Ведь здесь скорость очень важна. Из-за этого идут расходы: из-за возвратов и потерянного на их оформление времени сотрудников. Не окупаются расходы на маркетинг.

Если в компании есть регламент, в котором описана технология работы службы поддержки, этого можно избежать.

Причина № 2

Объяснения «на пальцах» неэффективны

Современным людям сложно воспринимать информацию слёту. Чтобы добиться результата, приходится повторять одно и то же много раз. Когда люди осваивают что-то на практике, им нужно подглядывать в пошаговую инструкцию. Думаю, вы с этим сталкивались, подключая новое оборудование или программное обеспечение: с инструкцией чувствуешь себя увереннее.

В бизнесе точно так же: сотруднику будет легче адаптироваться и быть эффективным, если он знает, как действовать в определённых ситуациях. Для начала это может быть бумажный или электронный документ, но лучше снабжать его аудио- и видеоматериалами.

Причина № 3

Введение в должность происходит быстрее

Если ваш бизнес растёт, то нужно постоянно нанимать новых сотрудников: кто-то уходит, так как не успевает за компанией, появляются новые рабочие места.

На этапе онбординга вам нужно за короткое время «вшить» в новичка те знания и подходы, которыми должен обладать штатный специалист. Иначе он не сможет встроиться в работающую систему. Пока стажёр не понимает специфики работы, он — проблема для компании. Хорошо написанные инструкции и регламенты ускоряют момент «прошивки».

Онбординг не может длиться три месяца (хотя некоторые компании считают это нормальным). Максимальный тестовый период для рядовой должности в нашей компании — 2-3 недели. Если за это время стажёр не может изучить инструкцию и действовать по ней, понимаем, что держаться за него не стоит.

Причина № 4

Легко провести аудит работы сотрудника

Если мы хотим удержать качество и постоянно расти, то нужно проверять компетентность сотрудников. У вас есть продавец Петя, который всегда был результативным. Но в последнее время он не закрывает сделки. Есть два пути: нанять другого человека и надеяться, что он будет лучше, либо попытаться скорректировать Петю.

Чтобы исправить ситуацию, нужно понять, что он делает не так: какие шаги в цикле продаж происходят неправильно. Для этого нужно описание, как действовать правильно.

Если мы хотим роста в бизнесе, то время от времени нужно проверять, как хорошо сотрудники знают внутренние процессы и правила работы. У нас в компании есть тест по всем регламентам, которые нужно знать штатному сотруднику. Раз в полгода все проходят проверку, на это требуется 30-40 минут времени. Затем вы считаете статистику правильных ответов и измеряете «среднюю температуру по палате». Если компетентность сотрудников падает — вы знаете, как это исправить.

Причина № 5

Нет зависимости от сотрудников

Ваш набор регламентов и инструкций — практически искусственный интеллект, «разум» компании. По определению разум — набор правильных и проверенных данных, принципов, которые приносят результаты. А теперь представьте, какой риск, если все эти данные не описаны, а находятся в голове у разных сотрудников. Если кто-то покидает компанию, она становится «безмозглой»: «разум» ушёл вместе с носителем технологий и процессов.

Регламенты позволяют «выгрузить» всю важную информацию. Даже если уйдёт ключевой специалист, все знания останутся у вас. Вы сможете использовать их при введении в должность и не останавливать бизнес-процессы.

Итог

Вот пять причин, по которым нужно внедрить регламенты в компанию:

1. Сотрудники перестанут делать одни и те же ошибки;
2. Вы сможете объяснять не «на пальцах», а ссылаясь на конкретный документ;
3. Будете быстрее адаптировать новичков;
4. Сможете легко проводить аудит работы сотрудников;
5. Не будете зависеть от сотрудников и экспертов.

— Александр Высоцкий специально для Postfactum.info