Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Вопросы Проекты Вакансии
Выставочная компания Smile-Expo
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
Лучшие проекты за неделю
30
Эбиа

Эбиа

www.ebia.ru

21
YAGLA

YAGLA

yagla.ru

16
Cookiezz

Cookiezz

cookiezz.com.ua

15
Enlite

Enlite

enlited.ru

15
likearea

likearea

smm.li

15
SE Ranking

SE Ranking

seranking.ru

11
Relap

Relap

relap.io

11
Perezvoni.com

Perezvoni.com

perezvoni.com

11
E-Commerce and Venture projects

E-Commerce and Venture projects

Продажа товаров от производителей оптом и в розницу

Показать следующие
Рейтинг проектов
Подписывайтесь на Спарк во ВКонтакте

Как организовать выставку и рассчитать бюджет?

1 041 1 В избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Первое, что стоит рассчитать, начиная подготовку к планированию выставки, — это бюджет мероприятия, который обычно состоит из затрат на организацию самого события и финансирования кампании по его продвижению.

Первое, что стоит рассчитать, начиная подготовку к планированию выставки, — это бюджет мероприятия, который обычно состоит из затрат на организацию самого события и финансирования кампании по его продвижению.

Перед началом подготовки к мероприятию выясните, подходит ли оно для выбранной вами отрасли. Не стоит тратить ни время, ни деньг на бесполезные затеи. Вы должны детально проанализировать рынок, проверить количество запросов по выбранной теме в поисковиках, а также изучить деятельность конкурентов в данном направлении.

Команда для выставки

b_559cc1d3859ae.jpg

Куратор проекта руководит деятельностью всех отделов и служб по организации мероприятия. Он решает непредвиденные ситуации, ведет переговоры с партнерами, государственными учреждениями, спонсорами и т. д.

Менеджер по выставочной деятельности организовывает работу с участниками выставки: работает с экспонентами, формирует выставочную экспозицию, информирует участников и т. п.

Застройщики отвечают за техническую составляющую выставки, решают вопросы относительно застройки, оформления, электроснабжения и т. п.

Менеджер по взаимодействию с выставочной площадкой организовывает заезд и выезд участников, заказывает зал для проведения мероприятия, рекламу на месте проведения выставки, транспорт, а также решает другие вопросы по взаимодействию с площадкой для проведения события.

Специалисты по рекламе и маркетингу занимаются рекламой и продвижением выставки. В их обязанности входит непосредственно сама реклама, печать и распространение билетов, печать каталога, ведение сайта мероприятия, работа со спонсорами, регистрация гостей и сбор статистических данных.

Финансовый отдел занимается разработкой финансовых схем, финансовыми взаимоотношениями с участниками, партнерами, подрядчиками, спонсорами и т. п.

Юридический отдел разрабатывает договоры, защищая выставку от посягательств конкурентов, а также некоторых участников.

Работа с участниками выставки

b_559cc1e31c389.jpg

Сделайте так, чтобы участники мероприятия стали вашими друзьями, советуясь с вами и учитывая все существенные замечания. Вы должны помочь собственным экспонентам привлечь целевую аудиторию, стимулируя продажу билетов, например, через партнерские сети.

Большую часть участников выставки интересует не имидж, а поиск новых партнеров и продолжение эффективной работы с уже существующими. Таким образом, одной из главных задач организатора мероприятия является помощь в том, чтобы участник нашел своего посетителя, и наоборот. Организовывайте сервисы по удобному поиску участника на сайте и на самой выставке, создайте большое количество мест для ведения переговоров и встреч, интернет-зоны для быстрого получения информации.

Работа с посетителями выставки

b_559cc1f3188ed.jpg

Не забывайте про истину о том, что если не будет посетителей — не будет и участников, а если не будет участников – прибыль от мероприятия будет равна нулю.

Привлечь посетителей можно, используя ресурсы участников и собственной эффективной маркетинговой кампании. Организуйте сбор данных о том, каким образом гость узнал о вашем мероприятии, чтобы в следующий раз отказаться от неэффективных маркетинговых инструментов.

Бронирование гостиниц

Позаботьтесь о размещении ваших гостей во время мероприятия. Один звонок в службу бронирования — и посетителю уже не нужно самому обзванивать гостиницы в поисках ночлега. Такая забота обязательно будет оценена.

Доставка на выставку

Предоставьте гостю подробную схему проезда к месту проведения мероприятия, а лучше — организуйте бесплатную доставку из аэропорта, вокзала или гостиницы.

Сервис на месте проведения выставки должен быть на высшем уровне: оперативность регистрации, питание, туалет, гардероб и т. д.

Возможность поиска нужного участника и информации о нем. Организуйте на месте такие сервисы, при помощи которые гость получит всю необходимую информацию и без проблем найдет необходимый ему стенд.

Документация и документооборот

В процессе организации выставки вам придется подготовить такие документы:

  • Бюджет.
  • График подготовки.
  • Формы заявок.
  • Руководство для участников.
  • План расположения стендов.
  • Каталог.
  • Информационно-рекламные материалы.
  • Внутренняя документация.
  • Пресс-релизы для СМИ и пресс-кит.

Современные компании по организации выставок чаще всего используют электронный документооборот, что максимально экономит время и материальные средства.

Важные моменты

Сайт мероприятия

Он должен предоставлять и участникам, и гостям мероприятия полную информацию о выставке. Это своеобразный гид. На сайте любой пользователь должен иметь возможность найти нужного участника заранее, чтобы назначить переговоры, зарезервировать площадь, получить всю статистику по выставке за любой год и т. д.

Работа со СМИ

Это очень важный момент в организации выставки, в рамках которого нужно не просто рассылать приглашения на мероприятие и пресс-релизы. Необходимо создавать информационные поводы для того, что журналистам было о чем писать. Подготовьте для прессы подборки фотографий, статистику в виде таблиц и диаграмм, мнения VIP-персон о выставке и т. п.

Выставочная компания "Смайл-Экспо"

+1
Добавить в избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Первые Новые Популярные
Bitcop Security
Удобная online-система учета рабочего времени
Иванова Наталья
Отличный пошаговый план, возьму на заметку!
Ответить
Выбрать файл
Читайте далее
Загружаем…
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать