Лучшие статьи и кейсы стартапов
Включить уведомления
Дадим сигнал, когда появится
что-то суперстоящее.
Спасибо, не надо
Вопросы Проекты Вакансии
Выставочная компания Smile-Expo
Рекомендуем
Продвинуть свой проект
Лучшие проекты за неделю
44
Битрикс24

Битрикс24

www.bitrix24.ru

15
Отследить-посылку

Отследить-посылку

отследить-посылку.рф

13
GIFTD

GIFTD

giftd.tech

12
Логомашина

Логомашина

logomachine.ru

11
Devicerra

Devicerra

devicerra.com

11
Aword

Aword

Приложение для изучения английских слов

11
Eczo.bike

Eczo.bike

www.eczo.bike

11
Flowlu

Flowlu

flowlu.ru

8
KEPLER LEADS

KEPLER LEADS

keplerleads.com

7
Convead

Convead

convead.ru

Показать следующие
Рейтинг проектов
Подписывайтесь на Спарк во ВКонтакте

Как организовать выставку и рассчитать бюджет?

1 019 1 В избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Первое, что стоит рассчитать, начиная подготовку к планированию выставки, — это бюджет мероприятия, который обычно состоит из затрат на организацию самого события и финансирования кампании по его продвижению.

Первое, что стоит рассчитать, начиная подготовку к планированию выставки, — это бюджет мероприятия, который обычно состоит из затрат на организацию самого события и финансирования кампании по его продвижению.

Перед началом подготовки к мероприятию выясните, подходит ли оно для выбранной вами отрасли. Не стоит тратить ни время, ни деньг на бесполезные затеи. Вы должны детально проанализировать рынок, проверить количество запросов по выбранной теме в поисковиках, а также изучить деятельность конкурентов в данном направлении.

Команда для выставки

b_559cc1d3859ae.jpg

Куратор проекта руководит деятельностью всех отделов и служб по организации мероприятия. Он решает непредвиденные ситуации, ведет переговоры с партнерами, государственными учреждениями, спонсорами и т. д.

Менеджер по выставочной деятельности организовывает работу с участниками выставки: работает с экспонентами, формирует выставочную экспозицию, информирует участников и т. п.

Застройщики отвечают за техническую составляющую выставки, решают вопросы относительно застройки, оформления, электроснабжения и т. п.

Менеджер по взаимодействию с выставочной площадкой организовывает заезд и выезд участников, заказывает зал для проведения мероприятия, рекламу на месте проведения выставки, транспорт, а также решает другие вопросы по взаимодействию с площадкой для проведения события.

Специалисты по рекламе и маркетингу занимаются рекламой и продвижением выставки. В их обязанности входит непосредственно сама реклама, печать и распространение билетов, печать каталога, ведение сайта мероприятия, работа со спонсорами, регистрация гостей и сбор статистических данных.

Финансовый отдел занимается разработкой финансовых схем, финансовыми взаимоотношениями с участниками, партнерами, подрядчиками, спонсорами и т. п.

Юридический отдел разрабатывает договоры, защищая выставку от посягательств конкурентов, а также некоторых участников.

Работа с участниками выставки

b_559cc1e31c389.jpg

Сделайте так, чтобы участники мероприятия стали вашими друзьями, советуясь с вами и учитывая все существенные замечания. Вы должны помочь собственным экспонентам привлечь целевую аудиторию, стимулируя продажу билетов, например, через партнерские сети.

Большую часть участников выставки интересует не имидж, а поиск новых партнеров и продолжение эффективной работы с уже существующими. Таким образом, одной из главных задач организатора мероприятия является помощь в том, чтобы участник нашел своего посетителя, и наоборот. Организовывайте сервисы по удобному поиску участника на сайте и на самой выставке, создайте большое количество мест для ведения переговоров и встреч, интернет-зоны для быстрого получения информации.

Работа с посетителями выставки

b_559cc1f3188ed.jpg

Не забывайте про истину о том, что если не будет посетителей — не будет и участников, а если не будет участников – прибыль от мероприятия будет равна нулю.

Привлечь посетителей можно, используя ресурсы участников и собственной эффективной маркетинговой кампании. Организуйте сбор данных о том, каким образом гость узнал о вашем мероприятии, чтобы в следующий раз отказаться от неэффективных маркетинговых инструментов.

Бронирование гостиниц

Позаботьтесь о размещении ваших гостей во время мероприятия. Один звонок в службу бронирования — и посетителю уже не нужно самому обзванивать гостиницы в поисках ночлега. Такая забота обязательно будет оценена.

Доставка на выставку

Предоставьте гостю подробную схему проезда к месту проведения мероприятия, а лучше — организуйте бесплатную доставку из аэропорта, вокзала или гостиницы.

Сервис на месте проведения выставки должен быть на высшем уровне: оперативность регистрации, питание, туалет, гардероб и т. д.

Возможность поиска нужного участника и информации о нем. Организуйте на месте такие сервисы, при помощи которые гость получит всю необходимую информацию и без проблем найдет необходимый ему стенд.

Документация и документооборот

В процессе организации выставки вам придется подготовить такие документы:

  • Бюджет.
  • График подготовки.
  • Формы заявок.
  • Руководство для участников.
  • План расположения стендов.
  • Каталог.
  • Информационно-рекламные материалы.
  • Внутренняя документация.
  • Пресс-релизы для СМИ и пресс-кит.

Современные компании по организации выставок чаще всего используют электронный документооборот, что максимально экономит время и материальные средства.

Важные моменты

Сайт мероприятия

Он должен предоставлять и участникам, и гостям мероприятия полную информацию о выставке. Это своеобразный гид. На сайте любой пользователь должен иметь возможность найти нужного участника заранее, чтобы назначить переговоры, зарезервировать площадь, получить всю статистику по выставке за любой год и т. д.

Работа со СМИ

Это очень важный момент в организации выставки, в рамках которого нужно не просто рассылать приглашения на мероприятие и пресс-релизы. Необходимо создавать информационные поводы для того, что журналистам было о чем писать. Подготовьте для прессы подборки фотографий, статистику в виде таблиц и диаграмм, мнения VIP-персон о выставке и т. п.

Выставочная компания "Смайл-Экспо"

+1
Добавить в избранное Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Первые Новые Популярные
Bitcop Security
Удобная online-система учета рабочего времени
Иванова Наталья
Отличный пошаговый план, возьму на заметку!
Ответить
Выбрать файл
Читайте далее
Загружаем…
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать