Прежде чем нанять управляющего: что покажут 14 дней без владельца и чего они не докажут

Прежде чем нанять управляющего и отойти от ежедневных дел, я бы проверил, какую работу ему можно передать. Неописанный хаос нельзя выдавать за готовое управление: директору придётся выяснять правила, пока собственник продолжает отвечать на текущие вопросы. К этой работе добавится оклад нового руководителя.

До поиска человека для передачи текущего управления я предлагаю проверить зависимость бизнеса от владельца. За 14 дней собрать вопросы, которые без него не решаются, выяснить причины и выбрать, что подготовить. Если на точках уже есть управляющие, начать можно с решений, по которым они сейчас ждут ответа собственника.

Пять признаков, таблица ожиданий и две недели тишины взяты из блога Александра Высоцкого, из материала Business Booster Team. Высоцкий — автор книг об обязанностях собственника, структуре компании и финансовом планировании. Его компания продаёт обучение владельцев; здесь изложено мнение консультантов, а не результаты исследования. Источник разбирает генерального директора компании, а применение к управляющим точками ниже — мои рекомендации.

Определите, какую работу поручаете наёмному директору

До обсуждения кандидатов нужно разделить передачу существующей работы и создание недостающих процессов. Если директор должен управлять по готовым данным, ему нужны доступные отчёты и понятные правила расчёта. Обещать ему такую работу при отсутствии учёта и инструкций я бы не стал.

Наладить учёт и описать процессы можно поручить наёмному руководителю. В исходной статье для этого предусмотрен операционный директор. Но это отдельная задача: нужно определить результат подготовки, дать время и доступ к людям, у которых есть сведения. Рассчитывать, что одновременно с началом этой работы собственник сразу отойдёт от дел, рискованно.

Действующий управляющий может начать подготовку сам: выписать решения, которые ждут владельца, и указать, чего не хватает для самостоятельной работы. Собственнику предстоит согласовать полномочия и свою помощь.

Проверьте пять признаков неготовности к передаче управления

Команда блога Александра Высоцкого выделяет пять признаков неготовности к передаче управления. Рядом с каждым пунктом я предлагаю записать, что есть в вашей компании и чего не хватает. Получится перечень подготовки для обсуждения с будущим директором.

• Не видна финансовая картина. Первый признак в блоге — неизвестная маржа и внезапно заканчивающиеся деньги на счёте. Проверьте, какие отчёты получит директор и кто объяснит расчёт показателей.
• Работа зависит от указаний собственника. Вторым признаком авторы называют отсутствие описанных процессов и базы знаний. Отделите готовые инструкции от того, что пока известно только владельцу.
• Нет руководителей среднего звена. В блоге предполагается, что генеральный директор управляет руководителями, а не всеми рядовыми сотрудниками напрямую. Проверьте, кому он будет поручать работу. Для управляющего отдельным заведением руководство сменой само по себе не повод откладывать найм.
• От директора ждут выбора цели бизнеса. По мнению авторов, цель задаёт собственник, а директор определяет, как её достичь. Сформулируйте ожидаемый результат до обсуждения премии.
• Владелец оставляет себе мелкие согласования. Последний признак касается нежелания передать контроль. Выпишите решения для передачи директору и вопросы, которые собственник оставляет себе.

По отмеченным пунктам назначьте ответственного за подготовку. Если отчёта нет, нужно определить, кто его составит и откуда возьмёт данные. Если решение известно только владельцу, потребуется описать порядок действий.

Подготовьте директору данные, бюджет и условия премии

В блоге предлагается описать бизнес показателями, определить самостоятельные решения директора, выделить бюджет и выбрать главный результат для премии. Я бы записал эти договорённости до выхода человека. При оценке работы будет с чем свериться: что поручили и всё ли необходимое предоставили.

1. Подготовьте финансовые данные. Доходы и расходы, остатки денег и предстоящие платежи отвечают на разные вопросы. Руководство центров развития малого бизнеса в Иллинойсе поясняет: наличие прибыли не гарантирует положительного денежного потока. Одного отчёта о прибыли недостаточно, чтобы оценить возможность оплатить обязательства.
2. Перечислите самостоятельные решения. Укажите, что директор делает сам и по каким вопросам обращается к владельцу. Договоритесь, как и в какой срок собственник отвечает. Иначе задержку согласования легко принять за бездействие директора.
3. Определите доступный бюджет. Блог рекомендует выделить средства, которыми руководитель распоряжается самостоятельно. Я бы согласовал допустимые расходы и порядок действий, если суммы недостаточно.
4. Назовите результат для премии. В источнике рассматриваются прибыль, стоимость компании и выход на новый рынок. Для задачи увеличить прибыль укажите вид прибыли, исходное и целевое значения, период оценки и отчёт для сверки. Согласуйте условие начисления и размер премии.

Если премия зависит от прибыли, уточните состав расходов. Руководство центров развития малого бизнеса в Иллинойсе различает валовую прибыль после вычета себестоимости и чистую прибыль с учётом последующих расходов. Формулу премии стороны согласуют отдельно.

На передачу управления команда блога отводит от 6 до 12 месяцев. Это оценка консультантов без независимого подтверждения среди проверенных источников, не средний срок по рынку.

Обсудите ожидания собственника до передачи управления

Таблица в блоге Александра Высоцкого сопоставляет ожидания собственника с представлением Business Booster Team о работе директора. Ниже её четыре строки переданы текстом. Это позиции консультантов для обсуждения, а не неизбежные последствия найма.

Ожидание собственника → позиция команды блога:

• Продажи быстро вырастут → при перестройке старых процессов показатели могут сначала снизиться.
• Директор будет относиться к компании как владелец → наёмный руководитель работает за согласованные показатели и вознаграждение.
• После передачи дел можно забыть о текущей работе → собственнику остаётся контроль показателей.
• Владелец вмешается и всё исправит → вмешательство через голову директора подрывает его авторитет перед командой.

Я бы использовал таблицу для согласования спорных ожиданий. Если директору поручают менять процессы, обсудите допустимые трудности на время изменений и результат, который уже не устраивает собственника. Для контроля показателей определите состав отчёта и время его обсуждения.

Проверьте работу без владельца и запишите причины сбоев

Команда блога предлагает две недели тишины для поиска работы, которая останавливается без собственника. Проверка в источнике устроена так:

1. Объявить команде об отпуске на 14 дней.
2. Выключить телефон и отвечать только при чрезвычайных обстоятельствах: авторы называют пожар в офисе и угрозу банкротства.
3. После возвращения записать, какие процессы остановились или дали сбой.
4. Устранить обнаруженные проблемы до поиска директора.

Я бы заранее согласовал самостоятельные решения сотрудников и способ экстренной связи. Выключенный телефон сам по себе не объясняет, где получить помощь. До начала проверки собственнику нужно определить, кто решает вопросы в его отсутствие и когда необходимо обратиться к нему.

Для нескольких точек с действующими управляющими я предлагаю следующий порядок. Это дополнение к проверке из блога, а не установленная норма отчётности.

1. Назначьте ответственного за сводку. Собственник выбирает одного из управляющих, который собирает записи всех точек. У каждого заведения остаётся свой управляющий, отвечающий за местные данные и решения. До начала проверки владелец согласует с каждым управляющим время на записи, а с ответственным — ещё и время на сводку в рабочем дне. При нехватке времени он перераспределяет текущие задачи, чтобы записи не стали добавочной работой после смены.
2. Собирайте записи в конце рабочего дня. Каждый управляющий вносит в общий файл нерешённый вопрос и причину задержки: нет данных, инструкции или полномочий. Результат точки берёт из существующего отчёта по показателю, который владелец выбирает до начала проверки; повторно составлять отчёт не нужно. Если показатель ещё не согласован, управляющий отмечает это в записи и передаёт вопрос владельцу, без самостоятельного выбора показателя.

Утром ответственный сводит записи, отмечает повторяющиеся причины и направляет вопросы тому, кому заранее поручено их решать. Пропуск записи он отмечает отдельно и запрашивает у управляющего точкой недостающие сведения в заранее согласованный срок. Владелец до проверки устанавливает этот срок и назначает замену на случай отсутствия управляющего. Отсутствие записи не считается отсутствием проблем.

1. Отделите срочные обращения от вопросов для разбора. Обычные вопросы остаются в списке. Заранее договоритесь, что делать при угрозе остановки работы или срыва обязательного платежа до возвращения владельца. Если уполномоченный руководитель не может решить вопрос, ответственный обращается к собственнику через согласованный экстренный канал. Владелец обещает срок ответа и назначает человека на случай своей недоступности.

После возвращения сопоставьте записи точек по причинам задержек. Если всем не хватает одного отчёта, назначьте общую подготовку данных. Если вопрос возникает в одном заведении, проверьте его местную инструкцию и полномочия управляющего. Так можно выбрать работу для всей сети и для отдельной точки без обязательного объезда.

По каждой причине запишите, кто и что подготовит до передачи управления. Создание недостающих процессов можно поручить будущему руководителю отдельно, с согласованным результатом и участием владельца. Выдавать эту задачу за передачу готового управления не стоит.

Спокойные две недели не доказывают готовность бизнеса: сложная ситуация могла не возникнуть. В источнике нет данных об испытаниях метода и доказательств, что 14 дней достаточно для такой оценки.

Передайте управляющему точкой условия работы до первого дня

Управляющему точкой я предлагаю до выхода согласовать цифры заведения, самостоятельные решения и главный результат работы. Кандидат может попросить доступ к данным и уточнить поддержку владельца. Какие расходы он согласует сам, что делает при нехватке людей и по каким вопросам должен обращаться к собственнику?

Действующий управляющий может принести на обсуждение записи задержек из общей сводки. По каждой записи стоит попросить конкретное решение: предоставить данные, уточнить инструкцию или разрешить действовать самостоятельно. Это предмет договорённости с владельцем, не юридический перечень полномочий.

Собственнику тоже нужно взять обязательства: предоставить данные и бюджет, отвечать по оставленным за собой вопросам, сообщать управляющему об отдельных поручениях смене. Иначе при оценке его результата будут упущены указания, которые сотрудники получили напрямую.

Решая, как нанять генерального директора или руководителя точки, сначала запишите, что уже можно передать. Найм управляющего не отменяет подготовку: выберите одну обнаруженную проблему на ближайший месяц и договоритесь, кто её устранит.