Как провести мозговой штурм максимально эффективно

Много слов сказано по поводу того, что роль брэйнсторминга сильно преувеличена, однако мне хотелось бы выступить в его защиту.

Проблема не в том, что неэффективен метод, а в том, что часто руководитель, менеджер проекта или TL, собирая команду для обсуждения, ожидают получить 100% работающую идею. Тем не менее, большинство достойных идей будут поверхностными. Поэтому от того, что будет происходить после собрания, и будет зависеть их полезность.

Вы можете прочесть не одну книгу, чтобы узнать, как получить хорошие идеи, но какой в этом смысл, если вы не сможете внедрить их в процесс принятия решений по проекту. В данной статье речь пойдет не только о том, как лучше проводить коллективные обсуждения, но и о возможностях сделать так, чтобы они действительно работали на вас.

Положительная сторона

Типичный мозговой штурм сплочает людей, увеличивает социальную природу проекта. Собранные в одной комнате сотрудники, если встреча будет построена должным образом, будут чувствовать, что они вносят свой вклад в то, над чем будут работать в будущем. И, что более важно, в ближайшие несколько недель или месяцев люди будут общаться друг с другом по теме собрания. После проведения мозгового штурма у сотрудников появляются общие вопросы и идеи для обсуждения за обедом, в коридорах или после рабочего дня. Этот «побочный» эффект коллективных обсуждений порой более ценнее в плане построения команды и корпоративной культуры, чем результат самого собрания. Лучшие идеи могут появиться как раз во время таких «побочных» разговоров.

Отрицательная сторона

Полученные идеи так и остаются на уровне теории и не применяются в реальности. Это может происходить из-за некомпетентности менеджера. В таком случае лидер команды убеждает себя в том, что знает, как работать с материалом, полученным путем проведения собрания, да и «все проводят, почему не провести». В итоге собирается команда, некоторые мысли записываются, а затем ничего не происходит. Менеджер возвращается в свой кабинет, открывает записи и не знает, что с ними делать. Поэтому он откладывает все исписанные листы подальше, возможно, еще пару раз к ним возвращается, но не может найти способ преобразовать идеи в нечто большее и полезное. Жизнь продолжается. Проекты сданы, однако они могли бы быть совершенно другими.

Второй вариант встречается куда реже. Менеджер проводит мозговой штурм, чтобы манипулировать своей командой. Собрание в таком случае превращается в постановочное шоу, цель которого – создание видимости того, что команда принимает какое-то участие в принятии решения, и исключение жалоб на то, что к мнению сотрудников никто не прислушивается.

Как провести мозговой штурм эффективно

Самым распространенным поводом провести мозговой штурм является необходимость в увеличении количества возможных идей для решения проблемы. Так 5 или 10 человек могут дать больше идей за меньший период времени, чем 1 человек. Более того, в силу разности мышления, предложенные решения будут разноплановыми. Однако если вы хотите получить ценное сырье для дальнейшей работы, а не просто длинные списки из возможных вариантов, то нужно подойти к процессу проведения коллективных обсуждений серьезно.

• Ставьте понятные цели. Лидер команды должен приходить на встречу с конкретным вопросом или проблемой. Причем, цель собрания должна быть ясна каждому участнику и соответствовать задачам проекта. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы подготовить всю необходимую информацию. За несколько дней до встречи раздайте сотрудникам материалы для изучения, чтобы во время собрания они уже были введены в курс дела и представили какие-то решения. Таким образом, вы сможете не только получить хорошие идеи, но и реализовать их. Последнее очень важно, так как для команды нет ничего хуже, чем видеть, что их предложения пропадают бесследно. В таком случае вы можете не рассчитывать на активность при проведении последующих собраний.
• Задавайте курс обсуждению и максимально упростите его для сотрудников. Кто-то должен проводить встречу, чтобы обсуждение не застопорилось на одном месте или не ушло в ненужное русло. Проведение мозгового штурма требует хороших коммуникативных навыков, знания команды и психологических приемов, чтобы помочь каждому выразить свои идеи без боязни. Лидер должен записывать все идеи на доске, регулировать разговор, чтобы люди не перебивали друг друга, и давать возможность «тихим» членам команды внести свой вклад. Сведите к минимуму высказывание собственных идей и помогите группе очертить их собственные.
• Записывайте абсолютно все идеи. Пока мозговой штурм не окончен, вы не можете определить, какая идея лучше, какая хуже и что сработает в конкретной ситуации. Поэтому после того, как собрание завершится, необходимо посмотреть на все идеи точечно и выбрать лучшие для более детальной проработки каждой из них.
• Установите основные правила. Это поможет сделать обсуждение более комфортным для всех участников. Например, чтобы высказаться, необходимо поднять руку, нельзя перебивать того, кто говорит, и т.д.
• Не критикуйте. Критика – убийца инициативы и творчества. Она стопорит людей и вызывает боязнь высказывать свои мысли. Поэтому вы можете просто не получить действительно отличные идеи.

Работа с полученными идеями

Итак, собрание закончено, идеи собраны, но не пытайтесь их анализировать сразу. Приступите к рассмотрению на следующий день, так как после обсуждения вы еще ориентируетесь на сказанное во время встречи.

Чтобы сузить полученный список до нескольких идей, придумайте простые критерии оценки и, опираясь на них, рассмотрите имеющиеся наработки. Сгруппируйте хорошие идеи относительно основных тем, которые были вынесены на собрание. Например, группа А —это все идеи, которые направлены на повышение продуктивности, группа В — выбор новых технологий и т.д. Отсеяв все ненужное и собрав лучшее из высказанного, проведите еще один мозговой штурм для обсуждения выбранных идей.

Часто определить критерии для оценки довольно сложно. В данном случае необходимо полагаться в первую очередь на цели проекта в общем или цели вашей команды в частности. Коллективное обсуждение может помочь получить не только решение поставленной задачи, но и выявить имеющиеся проблемы, которые изначально не учитывались.

Если мозговой штурм не приносит должного результата, попробуйте более детально очертить проблему либо сузить группу людей, участвующих в обсуждении. Иногда с 3-4 людьми вы сможете работать гораздо эффективнее и быстрее, рассматривать задачи более точечно и глубоко, чем с группой из 10 человек.

Методы повышения эффективности собраний

Есть немало хитростей, которые помогают при проведении мозгового штурма. Например, доказана эффективность использования геймификации для повышения продуктивности. Такой подход позволяет подавать реальные проблемы в игровой форме, что способствует более легкому восприятию поставленной задачи и генерации действительно необычных и действенных решений.

Противоположности

Попросите группу описать в деталях противоположное тому, что они хотят получить. Например, что самое худшее может быть в навигации по сайту или в веб-дизайне интернет-магазина. Как правило, люди без труда называют то, что им не нравится. В таком случае общение проходит легко и весело. Хитрость заключается в том, чтобы, собрав все самое худшее, перевести общение в противоположную сторону. «Итак, мы получили ужасный дизайн интернет-магазина. Давайте теперь поговорим о том, что мы можем сделать, чтобы избежать названных недостатков и получить преимущества». Вы будете удивлены, сколько оригинальных идей получите. Их будет гораздо больше, чем в случае, когда все пытаются представить хороший продукт с нуля.

Случайные генераторы

Данный метод работает для проектирования. Перед началом собрания создайте большой список прилагательных, цветов, глаголов и прочих атрибутов, которые могут быть применены к проекту. Сделайте карточки для каждой группы названий. Перемешайте, после чего с каждой стопки выберите по одному слову и попробуйте разобрать полученные данные. Например: «быстрый / зеленый / управляет». Какими особенностями будет обладать сайт / автомобиль / программа с подобными атрибутами. Это расширит список возможных идей.

Движение

Научных обоснований эффективности данной методики нет, однако психологи убеждены, что физическое движение помогает людям двигаться мысленно. Метод движения заключается в том, чтобы в любой момент обсуждения любой из присутствующих мог позвонить / нажать на кнопку / использовать любой другой выбранный в начале встречи сигнал, после чего все участники мозгового штурма должны встать со своего места и пересесть на место человека, сидящего справа от них. К тому же, данный подход позволяет разрядить обстановку, отвлечься и почувствовать себя более свободно.

Отсутствие ограничений

Снимите все ограничения, которые могут стопорить генерацию идей: финансовые, временные, политические и т.д. Отсутствие пределов значительно облегчает мыслительный процесс и позволяет получить стоящие идеи, которые в дальнейшем можно скорректировать под имеющиеся возможности.

Поставьте ограничения

Придумайте самые нелепые ограничения для решения задачи. Например, разрабатываемый сайт может функционировать только на арабском языке, но должен быть понятным русскоязычной аудитории, бюджет на проект не должен превышать 35$, сроки проекта сократились с 3-х месяцев до 3-х дней. Что можно предложить в подобных случаях? Как показывает практика, решения находятся для любой ситуации и большинство из них можно применить для реальных проектов, чтобы улучшить конечный продукт. Более того, так как предложенная ситуация абсурдна, участники обсуждения расслабляются и высказывают те идеи, которые не озвучили бы при обсуждении обычной задачи, так как в данном случае нет плохих ответов. Да и реальные проблемы и ограничения после импровизированных кажутся не такими уж сложными.

Проводя мозговые штурмы, экспериментируйте и меняйте методики, используйте каждую по отдельности и совмещайте некоторые из них в рамках одного собрания, в зависимости от характера поставленной задачи, людей, участвующих в обсуждении, и т.д. Так вы сможете понять, что лучше всего работает именно в рамках вашей команды.

Автор статьи - Светлана Кошеленко