КАК ГРАМОТНО УПРАВЛЯТЬ КОМАНДОЙ? (KPI)

Острая нехватка времени— часто хронический синдром для руководителя. Назначить задачи сотрудникам, проверить отчетность, выделить время для корректировки стратегии бизнеса, провести собеседование с новыми претендентами и, конечно, не забыть проконтролировать дедлайны... И так каждый день!

В процессе работы руководителю не всегда удается отследить зависимость между планированием, его реализацией и итоговыми результатами. Но этому есть решение!

Если определить ключевые показатели эффективности (KPI) это поможет компании развиваться быстрее и создать базу мотиваций как для отделов, так и конкретных специалистов.

Набор ключевых показателей эффективности очень разнообразен так, например, производственные компании концентрируются на количестве новых сделок и суммах выручки. Если требуется оценить деятельность парикмахерской, в ход идут такие параметры, как сумма среднего чека и количество тех, кто воспользовался услугой. Каждому бизнесу необходимо выбрать те ключевые показатели эффективности, которые соответствуют его потребностям.

На примере машиностроительного предприятия рассмотрим, как в наглядном виде получить информацию об эффективности работы менеджеров по продажам. При этом предположим, что менеджеры сами занимаются поиском новых клиентов.

Для определения ключевых показателей эффективности сотрудника обозначаем цель, что хотим, получить от сотрудника. Продажи? Тогда в каком количестве и за какой период?

Цель: Сотрудник должен приносить компании 800 000 руб./мес. по выставленным счетам, выполнять план продаж.

Затем определяем задачи специалиста. Что он должен делать? Какие его действия приведут к достижению цели?

Задачи:

1. Проявление интереса у действующих клиентов.
2. Проявление интереса у новых клиентов.
3. Создание новых проектов продаж.
4. Проведение проекта продаж по этапам к сделке.

Когда список задач составлен, определяем их количественные и качественные показатели (индексы). Ключевые показатели эффективности:

1. Обработка не менее 10ти текущих клиентов в день.
2. Обработка не менее 20ти новых клиентов в день.
3. Создание не менее 10ти новых проектов продаж в день.
4. Создание новых проектов продаж на сумму не менее 1млн./мес.
5. Осуществление отгрузок на сумму не менее 800 000р/мес.

Обработка клиентов предполагает совершение звонков, отправку предложений, проведение встреч и презентации т.е. действия, направленные на получение от клиента интереса к продукции или услуге.

Определив показатели эффективности специалиста важно не забыть про общий показатель занятости (ОПЗС).

Общие показатели занятости специалиста

ОПЗС формируются в количественном выражении и демонстрируют загруженность человека. Смысл данных показателей определить достаточность времени сотрудника на достижение главной цели, выполнения плана продаж.

1. Количество исходящих звонков в день.
2. Количество принятых звонков в день.
3. Количество проведенных встреч в день.
4. Количество отправленных электронных писем.
5. Количество исполненных поручений руководителя.

Данный показатель не имеет планового значения потому что он не связан с решением поставленных задач, он нужен для получения объективной картины.

Необходимо отметить еще несколько важных показателей, позволяющих оценить качество работы специалиста, это показатель регулярности покупок клиентами. У каждой организации, выработаны правила отнесения клиентов к определенной категории. Например,

1. Новый клиент — произведена одна отгрузка.
2. Потенциальный клиент — отгрузок не было.
3. Периодический — производится не более 2х отгрузок в год.
4. Постоянный — производится более 3х отгрузок в год.
5. Спящий — не было отгрузок более одного года.

Доля таких клиентов является показателем работы специалиста. Чем больше спящих клиентов, тем менее эффективен сотрудник.

Показатели регулярности покупок

1. Количество новых клиентов не менее 10%
2. Количество потенциальных клиентов не менее 30%
3. Количество периодических клиентов не менее 15%
4. Количество постоянных клиентов не менее 5%
5. Количество спящих клиентов не менее 40%

Итак, определив нужные нам для оценки сотрудников показатели, переносим их в программу Олимп. Система в наглядном виде ежемесячно будет представлять нам результаты, что позволит понимать причины невыполнения планов продаж.