Необходимость предпроектного обследования IT-систем
Наш опыт показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей. А от правильной организации и проведения этого этапа зачастую зависит успех всего проекта.
Перечислим несколько возможностей, которые будут доступны заказчику по результатам предпроектного обследования:
▪️ получает детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнивает реальность с желаемым;
▪️ может оптимизировать существующие бизнес-процессы;
▪️ оценивает степень соответствия функциональных возможностей предполагаемой системы реальным бизнес-процессам;
▪️ выделяет свои уникальные преимущества и учитывает их на этапе внедрения системы;
▪️ корректирует бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок под уникальные особенности своих бизнес-процессов;
▪️ оценивает ресурсы, которые необходимы для внедрения системы. А это как техническая составляющая, так и человеческий фактор. Что позволит своевременно планировать тактику для соблюдения сроков дедлайна и без превышения бюджета;
▪️ оптимизирует затраты;
▪️ оценивает риски, которые могут повлиять на качество работы;
▪️ получает оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.
Главной задачей, которую решает предпроектное обследование, является изучение базовых бизнес-процессов клиента. И выявление основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью автоматизации.
Следующая по значимости задача — выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Именно они будут играть важную роль в борьбе за клиентов и их удержании. Понимая, как будут поддерживаться конкурентные преимущества, мы сможем оценить необходимость и стоимость доработки продукта. А также, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.
Важной целью предпроектного обследования является диагностика IТ-среды заказчика. Оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечение, коммуникаций, уровня квалификации IT-специалистов и т.д. Это даёт понимание достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. А также возможность анализа потенциальных рисков проекта и описания вероятных последний с предложениями по их снижению.
Заказчик получает информацию какие именно формы отчётности ему необходимы. И четкое понимание о том, какие из его задач невозможно решить с помощью автоматизации.
По результатам предпроектного обследования формируется отчет, где указано:
- описание существующих бизнес-процессов заказчика;
- перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
- оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ;
- уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
- анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления. Рекомендации по ее изменению;
- оценка работ по интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
- описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
- оценка возможных рисков при реализации проекта. И определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
- описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки. Оценка времени и стоимости подобной доработки;
- предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта. Необходимое для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.
Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов. А также к увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей.
Поэтому, стоит уделить достаточно времени предпроектному обследованию и в дальнейшем быть уверенным, что процесс автоматизации пройдет успешно и выполнит все возложенные на него задачи.
