Как подружить сотрудников и таск-менеджер

Раньше было лучше

Вот вы решили перейти в *подставьте название таск-менеджера* и уже предвкушаете, как продуктивность команды возрастет в разы. Но вдруг выясняется, что сотрудники совсем не рады такому нововведению. Почему? Давайте рассмотрим, как это обычно происходит.

Руководитель/владелец бизнеса приходит и говорит: «Теперь работаем тут!» — а затем уходит, оставляя сотрудников в недоумении. Зачем? Почему именно мы? — эти и куча других вопросов возникают у коллектива, которые не понимает решения руководства.

В самых худших сценариях сотрудники воспринимают таск-менеджер как инструмент контроля и надзора. Они могут начать сознательно игнорировать новшества и даже агрессивно сопротивляться.

Основная причина такого поведения заключается в непонимании выгод от внедрения новых сервисов. Поэтому именно на этом нужно сделать акцент во время адаптации сотрудников.

Помогаем сотрудникам адаптироваться

1. Рассказываем о плюсах таск-менеджера

Это первое, с чего необходимо начать. Сотрудники могут не понимать, какой результат даст внедрение таск-менеджера. А раз результат непонятен, то и работать с ним никто не захочет.

Устройте презентацию сервиса и расскажите про его возможности. При этом сделайте акцент на выгодах, которые получит коллектив. Если вы сможете обозначить плюсы для каждого сотрудника, то успех гарантирован.

2. Обучаем

Если сотрудники будут самостоятельно изучать таск-менеджер, то это очень замедлит процесс. К счастью, почти все системы сейчас предлагают обучающие ролики и статьи для быстрого старта. От вас потребуется лишь скинуть ссылку на учебные материалы.

В Пространствах мы решили дополнить обучение вступительным регламентом. Перед тем как пользователь сможет приступить к работе в пространстве, ему необходимо пройти вступительный регламент с тестом.

3. Поощряем ошибки

Переход на таск-менеджер займет какое-то время, и чтобы это время было продуктивным, позвольте сотрудникам допускать ошибки. Некоторые из них могут бояться ошибиться, чтобы не выглядеть плохо в глазах других. Донесите до них, что это нормально. Разрешите команде снова побыть детьми, которым можно понажимать на кнопочки и посмотреть, что из этого выйдет.

4. Создаем чат для обсуждений

Создайте отдельный чат для обратной связи и вопросов по работе новой системы. Помогайте сотрудникам разобраться в программе, а также периодически спрашивайте, как проходит работа в таск-менеджере, что им нравится, а что нет.

5. Упрощаем работу

Сервисы предлагают большое количество настроек для задач — можно устанавливать метки, цвета, создавать чек-листы, подзадачи и много чего еще. Однако в большинстве случаев для постановки задачи нужно только название, исполнитель и дедлайн. Никто кроме вашей команды не увидит эти задачи, поэтому не тратьте время на красивое оформление.

Сотрудники должны начать взаимодействовать с сервисом как можно раньше. Предложите им самим поискать подходящий таск-менеджер, а затем разберите найденные варианты. Еще лучше если вы их потестируете — недельку или две. Мы по такой схеме почти все таск-менеджеры перепробовали:) Выписывали плюсы и минусы, а затем обсуждали.

Затем можно подключить команду к организации работы в планировщике. Проводите совместные мозговые штурмы и совещайтесь по инструментам, которые планируется использовать. Обсудите структуру канбан-доски, постановку задач и их закрытие. Оцените, какие возможности сервиса будут полезны для вас.

Что как руководитель я могу сделать

Описанные выше методы хороши, но и этого может быть недостаточно. Поэтому также рассмотрим, как руководитель может воздействовать на команду.

1. Руководитель должен включаться на всех этапах внедрения таск-менеджера. Демонстрируйте его важность на личном примере, чтобы повысить уверенность персонала в целесообразности этих нововведений.
2. На собраниях используйте данные таск-менеджера для оценки эффективности сотрудников и работы команды в целом. Новые задачи и поручения сразу создавайте в программе.
3. Контролируйте работу сотрудников и оформление задач. Требуйте, чтобы результат задачи фиксировался в карточке, а все соответствующие файлы были прикреплены.
4. И напоследок вы можете воспользоваться методом кнута и пряника. Премируйте за использование таск-менеджера и наказывайте за игнорирование. Зафиксируйте в регламенте правила, чтобы сотрудники четко понимали, за что из вознаграждают и наказывают.