Как подготовиться к увольнению сотрудника с первых дней в компании
Зачем думать об офбординге на берегу
Увольнения — это естественно. Ни одна компания не может дать гарантии сотруднику, что никогда не сократит штат или не переедет в другую страну. И ни один сотрудник не может гарантировать, что не перерастет компанию или не захочет выращивать огурцы на своей ферме.
Хоть это и неприятно, но думать о потенциальном увольнении человека лучше заранее. В разных исследованиях встречаются разные цифры, но в среднем, заменить одного специалиста на рынке стоит около 20% от его зарплаты за год. Это много.
Поэтому мы предлагаем подумать о том, как бы подстелить себе соломку заранее.
Как готовиться к увольнению сотрудника: 4 шага
Мы сейчас не будем обсуждать психологические, юридические и финансовые аспекты увольнения. Мы поговорим о важном моменте, о котором обычно забывают: как сохранить экспертизу и снизить затраты на онбординг для новичков. Это одна из немногих вещей, к которым можно подготовиться прямо с первых дней работы сотрудника в компании.
- Чтобы знания и опыт не ушли вслед за сотрудником, ведите коммуникацию и храните документы в базе знаний. Это поможет смягчить удар при увольнении.
Помните о том, что после того, как один сотрудник увольняется, остальные остаются. Как им работать дальше, если нужные знания были только в голове того, кто уволился? Чтобы не пришлось мучительно искать информацию и заново изобретать велосипед, ведите базу знаний. Перечислим конкретные шаги, которые помогут сохранить экспертизу уже сейчас.
В первый день работы проведите мастер-класс, как пользоваться базой знаний
Когда новичок впервые выходит на работу, попросите наставника провести с ним мотивационную беседу. Нужно объяснить, что такое база знаний, как оформлять статьи, какую информацию туда заносить. И очень важно подчеркнуть: у нас так принято, мы рассказываем об этом в базе знаний, читаем и комментируем то, что пишут другие. Человек вряд ли сам догадается. База знаний — пока не такая распространенная вещь, как Google-документы.
Выделите время и выдайте плюшку за заполнение базы знаний
В России мало развита культура обмена знаниями. Большая часть обмена знаниями у сотрудников идет в чатах, на встречах или созвонах. И документами тоже часто обмениваются в мессенджерах. Поэтому привычка хранить знания в базе сразу не появится, людям нужно время, чтобы освоить ее. Выделите сотрудникам хотя бы час рабочего времени на то, чтобы они могли привести в порядок свои записи и занести в базу заметки. И не забывайте публично хвалить самых активных авторов. Так у вас постепенно сформируется культура обмена знаниями.
Работайте прямо в базе знаний, чтобы не пришлось заполнять ее отдельно
Если сотрудник с первого дня работает прямо в базе знаний, то не нужно заставлять его фиксировать материалы и нанимать человека, который бы следил за наполнением базы. Поэтому рабочие документы проще составлять прямо в базе знаний. Есть платформы, например, Teamly, где вы можете одновременно: редактировать документы, хранить, систематизировать и находить нужные в поиске. Для работы с десятками и сотнями документов единая платформа удобнее, чем Google-документы.
Создайте чек-лист критически важных знаний, которые нужно передать перед увольнением
Если все-таки сотрудник принял решение и написал заявление, сделайте чек-лист критически важных знаний.Это особенно важно для ключевых должностей. Обычно при увольнении все помнят про юридические вопросы, про деньги, доступы и текущие дела. Но мало кто задумывается о том, какую критически важную информацию о работе нужно сохранить.
Пример из жизни. В отделе разработки несколько сотрудников начали ходить на собеседования и жаловаться коллегам на условия работы и руководителя. Естественно, все остальные заражались их настроением, и работа шла хуже. Руководству эти ребята напрямую ничего не говорили, но слухи все равно дошли. И пришлось увольнять людей, потому что их поведение отравляло весь коллектив. Это решение было принято на эмоциях, поэтому никто, естественно, не составлял никаких чек-листов критических знаний. А потом после этого увольнения пришлось два месяца восстанавливать то, что предыдущий разработчик делал за полдня.
Помните, что все уходят, вопрос только в том, когда и как. А значит, нужно уже сейчас говорить сотрудникам о своем подходе и собирать знания на одной платформе. А как вы стараетесь сохранить знания сотрудников, пока они не уволились? Поделитесь в комментариях своим опытом.