Как автоматизировать подготовку авансового отчета

Что такое авансовый отчет и как с ним работать

Авансовый отчет — это первичный учетный документ, которым работник отчитывается перед работодателем за деньги, полученные на командировку и иные хозяйственные нужды. Такой отчет подтверждает деловую цель и состав расходов, позволяет бухгалтеру списать суммы на нужные статьи затрат, рассчитать остаток или перерасход и закрыть расчеты с подотчетным сотрудником.

Работу с авансовым отчетом в 2025 году регулируют следующие нормы законодательства:

• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 01.03.2023) «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
• закон № 402‑ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», ст. 9, регулирующая первичные учетные документы;
• закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Основы работы с авансовым отчетом

Работодатель выдает аванс наличными из кассы или на корпоративную карту. Эти деньги сотрудник расходует в период командировки, а затем заполняет и сдает отчет с приложенными документами. Бухгалтер проверяет реквизиты, даты, сумму и содержание операций, руководитель утверждает отчет, после чего бухгалтер проводит сумму в учете, фиксирует остаток к возврату или перерасход к возмещению.

В КЭДО эти шаги выполняются в электронном виде: работник заполняет форму в сервисе, прикладывает электронные чеки к авансовому отчету и сохраняет бумажные копии, подписывает ЭП. Со стороны работодателя отчет согласуется и также подписывается, что подтверждает юридическую силу документа.

Обычно авансовый отчет составляется, когда уже получены все документы за нужные даты, либо когда кончается период использования аванса. Авансовый отчет по итогам командировки нужно сдать в течение трех дней. Конкретные сроки по другим подотчетным суммам компания устанавливает сама и закрепляет в учетной политике.

Как оформить авансовый отчет

Обычно для оформления авансового отчета компании используют унифицированную форму №АО-1, но можно разработать свою. Важно, чтобы в отчете были указаны:

• наименование,
• дата,
• организация,
• описание того, на что потрачены деньги,
• измерители (включая сумму),
• должности ответственных лиц и их подписи.

Например, авансовый отчет о командировке может включать:

• данные о работнике,
• маршрут и цель поездки,
• сумму выданного аванса и источник выдачи,
• таблицу расходов за проезд, проживание, суточные,
• документы с датами и суммами,
• итоговую сумму,
• остаток или перерасход,
• отметку бухгалтера о проверке и подписи сторон.

Какие документы прикладываются к авансовому отчету:

• Электронные билеты и маршрут‑квитанции, посадочные талоны, квитанции об оплате багажа и допуслуг перевозчика в обе стороны (дата и маршрут должны соответствовать командировке, а сумма — совпадать с отчетом).
• Кассовые чеки на проживание и иные расходы, в том числе электронные чеки с фискальными признаками.
• Счета, акты, квитанции гостиниц и иных контрагентов, при необходимости вычета НДС — счет‑фактура.
• Документы на транспорт с указанием даты, маршрута, суммы и продавца, для зарубежных расходов — документы на иностранном языке и курс пересчета.
• Подтверждение служебной цели: приказ на командировку, служебная записка, программа мероприятия — по ЛНА компании.

Когда отчет подписан, его закрывают — полностью погашают подотчетную сумму. Если есть остаток, сотрудник возвращает деньги организации, а при перерасходе работодатель возмещает сумму сверх аванса.

Типичные ошибки при работе с авансовым отчетом

Авансовый отчет часто возвращают на доработку из‑за одних и тех же причин. В итоге сотрудник и бухгалтер тратят время на переподготовку, организация теряет контроль над расходами и сроками, а часть сумм рискует попасть в доход работника с НДФЛ и взносами. Ниже — краткий разбор типичных ошибок и как проверять авансовый отчет, чтобы его не пришлось переделывать:

• Отсутствуют или некорректны подтверждающие документы. Если сотрудник не приложил чеки к авансовому отчету или не проверил даты и суммы, расход не подтвердят и он не будет принят к учету, а сумму могут признать незаконным доходом работника.

Как избежать: заранее собрать документы по видам расходов, сверить и указать даты и номера, при утрате — запросить дубликат у продавца. Для электронных чеков проверять реквизиты по 54‑ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники» и прикладывать файл с фискальными признаками, а не изображение экрана.

• Нарушение сроков сдачи отчета и возврата остатка. В этом случае искажаются данные за период, возникают кассовые разрывы, а руководство принимает управленческие решения, основываясь на неверных данных.

Как избежать: прописать сроки подачи отчетов в ЛНА и регламентах, а также вывести их в автоматизированную систему. Руководитель и бухгалтер смогут увидеть просрочки и заблокировать новые авансы, пока работник не отчитается по предыдущим.

• Неправильная налоговая квалификация расходов. Часто сотрудники путаются: командировочные расходы относят не на те статьи затрат, включают в них представительские расходы, по документам с НДС заявляют вычет без счета‑фактуры или не учитывают, что продавец находится на спецрежиме. Это приводит к искажению налоговой базы и претензиям на проверках.

Как избежать: прописать в базе знаний точные и понятные формулировки для описания содержания расхода, чтобы сотрудники понимали, как фиксировать затраты.

• Дублирование и пересечение оплат. Бывает, что один и тот же расход попадает в отчет дважды, например, если есть наличный чек и оплата корпоративной картой. Также в отчет могут добавить чеки по отмененным поездкам без отметки «возврат» и расходы, уже оплаченные напрямую организацией. Это вызывает путанницу и искажает данные о реальных тратах, а бухгалтеру приходится сверять отчет с банковской выгрузкой и отслеживать дубли по уникальным данным.

Как избежать: автоматизировать проверку чеков по индивидуальным данным и блокировку попыток создать дубль, добавить проверку несвязанных или несостоявшихся расчетов благодаря интеграции.

• Ошибки в оформлении и арифметике. У авансового отчета нет определенной фиксированной в законе формы, но сотрудник все равно может ошибиться: не поставить ссылку на организацию, не сверить суммы, не указать валюту и курс пересчета. Итог — отчет не соответствует ст. 9 Закона № 402‑ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», бухгалтер не может провести документ и возместить или вернуть деньги.

Как избежать: использовать единый шаблон отчета с обязательными полями, автоматизировать заполнение и проверку.

Что дает автоматизация работы с авансовыми отчетами

Скорость и удобство. Сотрудник может фиксировать расходы в мобильном формате: фотографировать чеки, подтягивать данные из заявки на командировку. Это сокращает ручной ввод и переписки.

Снижение ошибок и фрода. Система автоматически проверяет чек в базе ФНС и заполняет поля, предупреждая типовые ошибки. Это позволяет уменьшить риск переделок.

Контроль и прозрачность процесса. В системе виден статус каждого отчета, ответственные и сроки на каждом этапе согласования, с уведомлениями и эскалациями при просрочках. Подробный журнал действий обеспечивает полный контроль процесса для внутреннего и внешнего аудита.

Удобное ведение архива. Все отчеты и первичка хранятся централизованно с метаданными, их легко найти по сотруднику или дате. Автоматически соблюдаются сроки хранения, резервное копирование и связность заявки с чеками, расходами и готовым авансовым отчетом.

Часто системы КЭДО интегрируются со справочниками в 1С и других учетных системах, в которые внесены различные категории расходов. С их помощью можно работать с авансовыми отчетами в электронном виде: подтягивать статьи расходов, проводить финансовые процессы. Но даже и в этом случае на заполнение вручную приходится тратить много времени: вносить все чеки и сверять разрозненные данные.

VK HR Tek берет на себя рутинные действия и так помогает упростить работу с авансовыми документами для сотрудников. На примере отчета по командировке покажем, как работает модуль.

Как автоматически создать в 1С авансовый отчет на основании заявки КЭДО

Шаг 1. Создание авансового отчета в личном кабинете

Чтобы оформить авансовый отчет, сотрудник должен создать заявку в VK HR Tek. Авансовый отчет может быть отдельным сценарием или частью общего маршрута в КЭДО. Например, в случае с командировкой можно составить процесс так, чтобы последним этапом оформления поездки была сдача авансового отчета. Тогда сотруднику не нужно помнить об этом отдельно.

При создании заявки нужно заполнить основные поля: даты начала и окончания поездки, город, компанию (если цель поездки — посетить другую организацию) и дополнительную информацию.

В системе можно настроить несколько видов отчетов для разных типов расходов, которые нужно возместить — например, транспортных, представительских или связанных с закупкой товара. У каждого отчета будет свой набор обязательных полей, и сотруднику не придется гадать, как именно заполнять очередной документ.

Шаг 2. Добавление платежных документов

В авансовый отчет нужно прикрепить платежные документы разных типов: товарные чеки, накладные, билеты на поезд или самолет. В одну заявку можно добавить любое количество документов — каждый вид будет заполняться в отдельной вкладке для более удобной работы с данными.

Типы платежных документов компания тоже может адаптировать под себя на этапе интеграции модуля. Для каждого типа будет доступен свой набор полей, соотносящийся с учетной системой 1С. Например, в транспортных документах будет поле для ввода номера билета, а в накладных — номер документа или описание расходов.

Для других видов расходов, которые не фиксируются в ФНС в виде чеков, — например, транспортных — сотрудник вручную должен внести сумму, номер билета, описание и приложить скан документа.

Нужно заполнить все обязательные поля, иначе система не даст отправить заявку. Это удобно, чтобы сотрудники по неосмотрительности не отправляли недоделанные отчеты.

Шаг 3. Согласование и проверка заявки

Заполненный отчет нужно отправить на согласование. Маршрут согласования можно настроить под запрос компании: определить последовательность этапов, участников и права доступа.

Например, процесс может быть таким:

• Руководитель просматривает отчет, но не может редактировать и изменять поля.
• Тревел-менеджер проверяет корректность маршрутов и документов, он тоже не владеет правами для редактирования.
• Бухгалтер проводит детальную проверку, может редактировать и удалять документы и любые данные в заявке.

На каждом этапе согласования заявку можно вернуть на доработку. Участников и шагов согласования в этом процессе может быть неограниченное количество — сценарий полностью зависит от компании. Но даже при большом количестве полей и согласующих все данные по заявке доступны в режиме одного окна — информация структурирована и хранится в одном процессе.

Шаг 4. Перенос отчета в 1С

После финального согласования отчет автоматически передается в 1С. Модуль поддерживает интеграцию с разными конфигурациями учетной системы: «1С: Управление холдингом 3.2», «1С: ERP» и «1С: Бухгалтерия» и может автоматически создать документ в учетной системе, без ручного ввода данных.

Вот как выглядит интеграция на примере конфигурации «1С: Управление холдингом 3.2»:

Все платежные документы автоматически переносятся из заявки в табличные части документа в 1С. Например, чеки по товарам попадают во вкладку «Товары».

В VK HR Tek можно передавать справочники билетов из 1С в заявку КЭДО — это позволит сотруднику выбирать из уже существующих значений и находить билеты по номеру или наименованию.

Шаг 5. Завершение процесса: печатная форма и подписание

После создания документа в 1С бухгалтер при необходимости вносит финальные правки — например, дополняет номенклатуру, — проводит документ и отправляет его в КЭДО. Сотрудник получает и подписывает печатную форму в своей заявке.

Как упростить работу с чеками

В VK HR Tek есть несколько дополнительных функций, которые позволяют облегчить работу с чеками для сотрудника:

• Распознавание по QR-коду. Сотруднику не нужно самому переносить данные из чека в систему — достаточно прикрепить его как вложение. Система сама распознает QR-код и заполнит нужные поля. Редактировать автоматически полученные данные в описании чека нельзя, можно только удалить лишние позиции, которые не нужны для налогообложения. Например, если в один чек попали подотчетные товары и личные покупки сотрудника. Затем заявку можно отправлять на следующий этап маршрута.
• Возможность предустановить нужные формы документов. Поддерживаются товарные чеки, транспортные расходы и любые другие документы. Атрибуты для них можно настроить на этапе внедрения.
• Интеграции с тревел-системами. VK HR Tek можно связать с Trivio, Corteos, Smartway, Starliner, Аэроклуб и другими решениями — это позволяет покупать билеты непосредственно из системы КЭДО и автоматически отчитываться за расходы.

Примеры успешных внедрений КЭДО

• «Инфосистемы Джет» упростили кадровые процессы и повысили информационную безопасность. Раньше в компании был бумажный документооборот, но он не позволял должным образом защищать внутреннюю информацию. На пересылку документов уходило много ресурсов, сотрудники тратили время на оформление. Компания внедрила КЭДО VK HR Tek за 2,5 месяца и с помощью системы смогла сделать процессы прозрачнее и проще.
• OFFPRICE внедрила КЭДО VK HR Tek в работу розничных магазинов и складов. OFFPRICE — российская сеть аутлетов, в которой продают оригинальные брендовые вещи. В розничных магазинах, на складах и в офисе работают около 600 человек. Чтобы уменьшить расходы на работу с документами, компания перешла на КЭДО. Это позволило ускорить процессы и сэкономить на логистике.

Выводы: как контролировать и оптимизировать работу с авансовыми отчетами

VK HR Tek позволяет значительно упростить и ускорить оформление авансовых отчетов за счет:

• возможности автоматизировать напоминания об отчете;
• распознавания чеков по QR-коду и автоматическому заполнению полей в отчете;
• интеграции с 1С и тревел-системами;
• автоматизации согласований и проверок.

Модуль КЭДО — это удобный инструмент и реальный способ оптимизировать работу с авансовыми отчетами. Всего в системе VK HR Tek оцифровано 60+ кадровых и бизнес-процессов. Внутри каждой заявки — типовой набор документов для оформления. У каждого сотрудника есть личный кабинет, в котором он видит статус своих заявок и документов.

Запишитесь на бесплатное демо, чтобы оценить удобство системы КЭДО VK HR Tek для оформления авансовых отчетов.