Заявление на отпуск за свой счет в 2026 году: образец и порядок оформления
Правовые основания: что говорит статья 128 ТК РФ
Отпуск за свой счет (отпуск без сохранения заработной платы) — период освобождения работника от трудовых обязанностей без оплаты, предоставляемый по письменному заявлению. Порядок регулирует статья 128 Трудового кодекса РФ. Она предусматривает два основных режима:
Отпуск по соглашению сторон. По письменному заявлению работника работодатель может предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Причиной могут быть семейные обстоятельства или другие уважительные основания. Продолжительность определяется по договоренности. Здесь решение остается за работодателем: он вправе как согласовать, так и отказать.
Обязательное предоставление. Для отдельных категорий работников и жизненных ситуаций работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск. Отказ — прямое нарушение трудового законодательства.
Помимо статьи 128, неоплачиваемый отпуск регулируют:
- Статья 121 ТК РФ — учет отпуска за свой счет в стаже для ежегодного оплачиваемого отпуска;
- Статьи 173–174 ТК РФ — учебные отпуска без сохранения зарплаты;
- Статья 263 ТК РФ — дополнительные отпуска для работников с детьми;
- Статья 286 ТК РФ — отпуск за свой счет для совместителей. Важный нюанс: если на работе по совместительству оплачиваемый отпуск длится меньше, чем на основном месте, работодатель по просьбе работника может одобрить отпуск за свой счет нужной продолжительности;
- Статья 81 ТК РФ — запрет на увольнение работника во время отпуска по инициативе работодателя.
Кому работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет
Есть категории работников и ситуации, при которых работодатель не имеет права отказать в неоплачиваемом отпуске. Перечислим их с указанием максимальной продолжительности.
Обязательный отпуск без сохранения заработной платы: по ТК РФ и специальным законам
Отпуск по семейным обстоятельствам
Работодатель обязан предоставить до 5 календарных дней при:
- рождении ребенка;
- регистрации брака;
- смерти близкого родственника.
Подтверждающие документы можно предоставить позже — отпуск оформляется по заявлению.
Отпуск для родственников участников СВО
Федеральный закон от 07.04.2025 № 64-ФЗ расширил перечень льготных категорий: Если это предусмотрено коллективным договором, работодатель по закону обязан предоставить до 14 дней в году: Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот актуальные образцы. Чтобы заявление приняли без замечаний, укажите в нем следующие данные: Для обычных работников (по ч. 1 ст. 128) закон не устанавливает ограничений — срок определяется соглашением сторон. Работник может запросить и один день, и несколько месяцев — решение остается за работодателем. Для льготных категорий максимальные сроки установлены законом (см. таблицу выше). При этом: Для госслужащих предельный срок — 1 год (ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Это один из самых важных вопросов, который HR-специалисты должны разъяснять работникам. Стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. По ст. 121 ТК РФ, в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска в течение рабочего года. На практике это значит, что, если работник за рабочий год взял 30 дней без сохранения зарплаты, то 16 дней (30 − 14) не войдут в стаж. Дата окончания рабочего года сдвинется на 16 дней. Страховой пенсионный стаж. Во время отпуска за свой счет выплаты работнику не начисляются, поэтому такой период обычно не влияет положительно на пенсионный страховой стаж. Больничный лист. Если работник заболел во время отпуска за свой счет, на основании ч. 1 ст. 9 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ больничный лист не оплачивается за дни, совпавшие с отпуском. Оплата начинается с первого рабочего дня после окончания отпуска (если больничный продолжается). Отпуск при этом не продлевается — в отличие от ежегодного оплачиваемого. Нерабочие праздничные дни. Если они приходятся на период отпуска за свой счет, включаются в его продолжительность и не продлевают отпуск. Это отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, где праздники не считаются. Работодатель вправе отказать в отпуске за свой счет, если: При отпуске по ч. 1 ст. 128 ТК РФ работодатель сам оценивает, уважительная ли у сотрудника причина и можно ли предоставить отпуск. За незаконный отказ грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для организации — от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — от 1 000 до 5 000 рублей. В VK HR Tek можно настроить полный процесс: форму с нужными полями, маршрут согласования, привлечение согласующих и другие детали. Также в системе можно управлять доступными днями отпуска при планировании графика и работы с отпусками. Заявление сотрудник должен обязательно подавать в письменной форме, устная просьба не является основанием для оформления отпуска. При оформлении заявления он может сразу увидеть пересечения с коллегами в рамках выбранного периода отпуска. Определите, к какой части ст. 128 относится запрос: В VK HR Tek также можно настроить автоматическую проверку возможности взять отпуск. Каждая компания может адаптировать процесс под свои особенности, например, ввести ограничение, чтобы за несколько дней до начала отпуска определенного типа сотрудник не мог взять отпуск за свой счет. Оформите приказ по унифицированной форме Т-6 или в свободной форме. Укажите: Отправить приказ на подпись сотруднику также можно в VK HR Tek. Для каждого специалиста в системе выпускается электронная подпись — воспользоваться ей можно со смартфона или ПК. Отпуск без сохранения заработной платы нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Обычно для этого используют код «ДО» (или цифровой код 16), если отпуск предоставлен с разрешения работодателя, и код «ОЗ» (или цифровой код 17), если отпуск предоставляется в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Если компания также ведет личные карточки работников, сведения об отпуске нужно вносить в соответствующий раздел. Все согласованные отпуска и отсутствия отобразятся в календарях руководителя и сотрудника. Руководитель сразу видит, кто в команде отсутствует, и может планировать нагрузку. На платформе VK HR Tek есть модуль для составления графика отпусков с преднастроенными возможностями Модуль позволяет планировать, согласовывать даты и автоматически информировать сотрудников о скором отпуске. Систему можно точечно настроить под процессы и особенности компании Ошибка 1. Вынужденный отпуск по инициативе работодателя Работодатель не вправе отправлять работников в неоплачиваемый отпуск по своей инициативе. Если нет работы по вине компании, оформляется простой по ст. 157 ТК РФ с оплатой не менее 2/3 среднего заработка. Если по независящим обстоятельствам — в размере не менее 2/3 оклада. Принудительный «отпуск за свой счет» — нарушение, штраф по ст. 5.27 КоАП: до 50 000 рублей для организации. Ошибка 2. Отсутствие письменного заявления Даже если работник устно договорился с руководителем, без письменного заявления оформлять приказ нельзя. В случае спора это станет проблемой для обеих сторон. Ошибка 3. Неверный код в табеле Код «ДО» — для отпусков по соглашению сторон (ч. 1 ст. 128). Код «ОЗ» — для обязательных отпусков (ч. 2 ст. 128). Путаница в кодах может привести к ошибкам в учете стажа. Ошибка 4. Отказ льготной категории Отказ работающему пенсионеру, инвалиду или работнику по случаю свадьбы — прямое нарушение ТК. Даже если работодатель ссылается на «производственную необходимость», закон на стороне работника. Ошибка 5. Отсутствие приказа Некоторые организации ограничиваются визой на заявлении, но не издают приказ. Без приказа невозможно корректно заполнить табель и личную карточку. Это нарушение порядка ведения кадровой документации. Оформление отпуска за свой счет требует четкого понимания правовых норм и внимания к деталям. Ошибки в определении категории работника, неправильное оформление документов или игнорирование влияния на стаж могут привести к трудовым спорам и штрафам. Компании, которые полагаются на устные договоренности или упрощают процедуры, рискуют нарушить права сотрудников и получить претензии от контролирующих органов. Автоматизация кадровых процессов превращает оформление отпусков в структурированный и прозрачный процесс. VK HR Tek позволяет настроить формы заявлений с нужными полями, контролировать маршруты согласования и подписывать заявление УНЭП. Это исключает типичные ошибки, обеспечивает соблюдение законодательства и освобождает HR-специалистов от рутинной проверки документов для решения более стратегических задач. VK HR Tek — решение для автоматизации любых кадровых процессов Выбирайте модули под задачи бизнеса и расширяйте решение Да. Минимальная продолжительность отпуска за свой счет законом не установлена. Работник может попросить даже один календарный день. Да. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни включаются в продолжительность отпуска за свой счет и не продлевают его. Выходные дни (суббота, воскресенье) также входят в подсчет. Ограничений по количеству обращений нет. Для льготных категорий ограничен максимальный суммарный срок в течение рабочего года. Для обычных работников — каждый раз по соглашению с работодателем. Да. Работник вправе подать заявление об увольнении в любое время, в том числе находясь в отпуске без сохранения зарплаты. Двухнедельный срок предупреждения течет в обычном порядке. Принудительно — нет. Трудовой кодекс не предусматривает механизма отзыва из неоплачиваемого отпуска (в отличие от ежегодного оплачиваемого, где отзыв возможен с согласия работника по ст. 125 ТК РФ). Работник может выйти досрочно по собственной инициативе, предупредив работодателя. Больничный лист не оплачивается за дни, совпавшие с отпуском за свой счет. Если болезнь продолжается после окончания отпуска, оплата больничного начинается с первого рабочего дня. Отпуск не продлевается на период болезни. Дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при определении среднего заработка (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, действует с 01.09.2025). Если в организации внедрен кадровый электронный документооборот, заявление на отпуск за свой счет можно подать в электронном виде с электронной подписью. Это ускоряет процесс и снижает риск потери документов. Однако бумажная форма по-прежнему допустима.
Дополнительные категории по ст. 263 ТК РФ
Учебные отпуска (учебное заведение должно иметь государственную аккредитацию) (ст. 173–174 ТК РФ)
Образец заявления на отпуск за свой счет
Образец 1. Отпуск по семейным обстоятельствам
Образец 2. Отпуск работающего пенсионера
Образец 3. Отпуск по уходу за раненым участником СВО
Что указать в заявлении
Максимальная продолжительность отпуска за свой счет
Как отпуск за свой счет влияет на стаж и больничный
Может ли работодатель отказать в отпуске за свой счет
«Если работник из льготной категории ушел в отпуск за свой счет без согласования, нарушения нет, отказ был бы незаконным. Если сотрудник не относится к льготникам, самовольный уход квалифицируется как прогул согласно пп. „а“ п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Но практика показывает: если работодатель не сообщил об отказе, увольнение за прогул суд может признать незаконным. Советуем всегда фиксировать отказ в письменной форме и доводить до сведения работника под подпись. Это поможет сделать взаимодействие прозрачнее и решит многие законодательные нюансы».
Как оформить отпуск за свой счет в VK HR Tek: пошаговая инструкция для HR
Шаг 1. Получить заявление от работника
Шаг 2. Проверить основания
Шаг 3. Издать приказ
Шаг 4. Ознакомить сотрудника с приказом
Шаг 5. Внести записи в учетные документы
Типичные ошибки при оформлении
Чек-лист для HR: оформление отпуска за свой счет
Выводы
Частые вопросы
Можно ли взять отпуск за свой счет на один день?
Входят ли выходные и праздничные дни в отпуск за свой счет?
Сколько раз в год можно брать отпуск за свой счет?
Можно ли уволиться во время отпуска за свой счет?
Может ли работодатель отозвать сотрудника из отпуска за свой счет?
Что делать, если работник заболел во время отпуска за свой счет?
Как отпуск за свой счет влияет на расчет среднего заработка?
Можно ли оформлять заявления на отпуск за свой счет через КЭДО?
