11 заповедей продуктивной работы в проекте

Привет, Spark!

Эта статья для тех, у кого слово выходные вызывает ужас, ведь теперь надо работать не в офисе, а дома, над своим проектом, в законный выходной. В общем, мы, создатели Walkerie, работоучащиеся люди, хотим поделиться своими выводами. У нас есть основная работа - полная занятость, университет, а также дом/родня/друзья и еще два проекта. Как в таких условиях получается организовать работу?

1. Составляем MindMap проекта - диаграмма связи.

Любой проект - это план. Скачиваете любую программу и рисуете майндкарту. Находите лист бумаги и рисуете. Открываете paint и рисуете. Скучаете в общественном транспорте – нарисуйте свою карту. Надоело слушать ворчание босса на совещании - рисуйте! Наглядная карта поможет определить основные векторы развития.

Не ленитесь подробно описать все, что требуется вашему проекту. Такая диаграмма будет полезна для всех участников – сразу понятно, что куда относится. Хотите верьте, хотите нет, но наглядность показывает масштаб и зоны ответственности.

Думаете все знаете? А вы точно способны все удержать в голове? Вы точно в 3 часа ночи расскаже, кто за что у вас отвечает?

Практика: в этом плане мы очень любим MindMaple. Есть версии под все популярные платформы, и мобильные тоже. Интерфейс понятный, все интуитивно легко решается. Схемы простые, можно менять цвета и легко перемещать.

Удобно. Бесплатно. Полезно.

2.Структурировать каждый пункт.

Каждый пункт разбейте на более мелкие шаги. Это поможет понять, сколько действий необходимо совершить, чтобы получить готовый продукт. Такое структурирование показывает, насколько задача сложная. Тогда каждый участник будет соотносить количество своих шагов с количеством шагов коллеги и меньше жаловаться, что он не успевает.

Практика: прописала я каждый шаг примерно так:

На самом деле, можно и нужно углубляться, каждый шаг еще разбить буквально на действия. Например, работа с текстом не выглядит как "просто взял тему и написал", а 1) нашел несколько тем, 2) забрейнштормил/согласовал, 3) написал скелет, 4) написал драфт, 5) показал фокус-группе (шучу, руководству/коллеге) и получил фидбэк, 6) подкорректировал, 7) оформил, 8) сделал оформление, 9) финальная редактура, 10) запостил. Это только кажется, что написать - дело легкое, а сколько времени занимает процесс...

3.Распределить зону ответственности.

У вас готова диаграмма связи, что дальше? Делить. Все делим по зонам ответственности. Такая схема дает четкое представление того, кто и сколько часов потратит на свои задачи. Не будет фраз типа "Ой, да ты вообще понятия не имеешь, сколько монтаж видео занимает". Очень даже имею! Если вы реально не понимаете из диаграммы сколько времени уйдет на задачу, то значит, диаграмма не такая подробная, как надо было бы.

Практика: дележ - дело болезненное.

4. Заведите трекер задач.

О, нет, не надо сразу говорить про блокнотики, мессенджеры, почту - это все вспомогательное. Там вы можете коллекционировать идеи, заметки, ссылки, но не выполнять задачи. Никакие борды вам не помогут наглядно понять, где провисает проект. И на ком, главное. Нужен именно трекер, тогда не будет сомнений, что кто-то тратит времени больше, чем надо, или что он вообще что-то забыл. Трекеры прививают чуток ответственности, когда задача висит на конкретном человеке. Если даже вы сейчас ничем подобным не пользуетесь и все держите в голове — это лишь значит, что вы ещё не достигли такого масштаба, когда держать все в голове станет невозможно. И тут вопрос не в том, достигнете или нет: вопрос в том, когда это случится. Лучше подготовиться заранее.

Практика: Redmine - наше все!

5. НИКОГДА. НЕ ДЕРЖИТЕ. НИЧЕГО. В ГОЛОВЕ.

Ну, реально! Записывайте все, тогда не потеряете счастливые идеи. Кто знает, может, вы уже успели потерять свою золотую идею на миллион, когда поленились записать ее в телефоне.

Практика: злитесь как бегемот, когда вам говорят "напомни мне сделать".

6. Составляйте план работы.

Составляйте, не скупитесь. И если плана нет, то будьте снова злы, как этот бегемот! Во-первых, будет к чему стремиться. Во-вторых, в минуты застоя, кризиса и неудач будет гораздо легче действовать в рамках описанного, чем экспромт на эмоциональную голову. План ваш спаситель.

7. Ставьте сроки.

Сроки и только сроки помогают не затянуть все на годы. Будьте умнее, потому что "ну, как успеешь, так и делай" переводится как "подзабей чувак, я разрешаю". Ставьте срок неделю, зная, что человек будет делать это две недели. Тогда просроченный первый дедлайн будет маленькой мотивацией ускориться. Или не будет. Но лучше, чтобы был. Экспериментируйте.

Практика: ставьте два дедлайна. Один безнадежный, а второй крайний. Никому это не сообщайте, как пароль в СМС, под страхом банкротства.

8. Разделяйте работу и отдых.

Чаще всего мы начинаем делать новый проект с кем-то, кого мы уже давно знаем и имеем историю общения. Имеет смысл общение разделить на рабочие и нерабочие темы. Темы проектов обсуждайте в отдельно созданных чатах, группах, отдельных почтах - так проще искать информацию, проще вообще собирать материал. А то сами знаете, как бывает: «ну полистай диалог, я тебе на прошлой неделе писал». И тут ты понимаешь, что вы общаетесь ежедневно, на любые темы, по 300 сообщений. Парам-пам-пам. Все.

9. Будьте командой.

Если в вашей команде все еще звучат фразы «ну я же говорил», «а я знал», «я итак столько всего делаю», то эта команда не так хороша. Надо понимать, что помощь и взаимовыручка спасет всех – ведь если начнет тонуть один, то потонет и второй. Вера, надежда и любовь – оплот стартапа!

Практика: когда человек злится, дайте ему шоколадку. Пусть добреет.

10. Остановитесь. Отдышитесь.

Постоянный бешенный ритм выводит нас из себя, он нас губит и превращает в ходячий таймер. Голова постоянно думает, считает, что выгоднее, быстрее, проще, приятнее. Мы каждый день делаем сотню выборов. И ваш проект, порой, становится обузой из-за нехватки времени. Не разрывайтесь - сделайте выбор. Посмотрите на все, что вы делаете. Выберите то, что действительно надо и без чего вы умрете через год. Делайте. Остальное либо отпадет по ходу, либо подождет.

Практика: переосмысление помогает расставить приоритеты. Только нельзя сильно увлекаться самоанализом. Уйти в себя и не вернуться проще простого.

11. Шутите как Петросян.

Шутка :)

Петросянить не надо, просто шутите, без шуточек #грустьтоскапечаль.

P.S. Все, что вы прочитали - это наш взгляд. Я лишь собрала воедино те вещи, которые помогают нашей команде двигаться и не унывать долгий период. Также будем рады вашим советам и историям на эту тему.

Приятной вам совместной работы!