Что такое P3.express

Схема методологии с официального сайта

Фаза 1. Подготовка проекта (A)

Это подготовка проекта к старту — формирование команды, верхнеуровневое планирование и решение о запуске. В фазе 10 шагов.

А01. Назначить спонсора — руководителя верхнего звена, который будет спасать проект, отстаивать его и принимать ключевые решения.

А02. Назначить менеджера проекта — рулевого и вечного двигателя. Про эту роль писали тут.

А03. Назначить ключевых членов команды — тех, кто будет делать задачи.

А04. Описать проект — подготовить резюме, где зафиксированы его составляющие.

А05. Определить ожидаемые результаты — собственно, сам итог проекта.

А06. Определить риски и меры реагирования — по имеющейся информации и опыту.

А07. Провести ревью проекта — просить об этом надо другого менеджера.

А08. Решить «Go/No go» — быть проекту или не быть.

А09. Провести стартовую встречу с ключевыми игроками команды проекта. Ввести их в курс дела, а потом неформально пообщаться, чтобы сблизиться.

А10. Направить фокусированную коммуникацию — для главы компании и команды. Сообщить, что проекту быть. Критически важно, чтобы все в компании были в курсе хода проекта.

Фаза 2. Планирование цикла (B)

Действия этого этапа выполняют в начале каждого цикла — по умолчанию один цикл длится месяц. Цель — детализировать планы, распределить задачи проекта, снова решить, продолжаем реализацию проекта или нет. Здесь пять шагов.

В01. Обновить и детализировать планы — снова проводятся встречи, определяются цели на цикл и ответственные за результаты. Составляется список крупных задач, контроль распределяется между ответственными.

В02. Провести ежемесячное ревью — действия оценивает другой эксперт или руководитель, данные заносятся в документ «Здоровье проекта».

В03. Решить «Go/No go» — да, снова. Возвращение к этому вопросу нужно, чтобы здраво оценить, действительно ли проект нужно доводить до конца. Спонсор пересматривает, как идут дела, принимается решение, продолжать проект дальше или нет. Это помогает уберечься от ошибок.

В04. Провести стартовую встречу цикла — чтобы сплотить команду и пересмотреть, куда идём.

В05. Направить фокусированную коммуникацию — каждому игроку команды, чтобы сообщить о прогрессе по проекту.

Фаза 3. Еженедельные действия ©

То, что делаем каждую неделю для достижения планов на месяц. Здесь важно сохранить структурированность для достижения прогресса. Включает ещё четыре шага.

С01. Оценить и зафиксировать прогресс — сравнить промежуточные результаты с целями и сформировать прогнозы целевых показателей, такие как сроки и стоимость.

С02. Реагировать на отклонения — если на предыдущем шаге замечены недоработки, надо что-то сделать с этим.

С03. Провести еженедельную встречу — только для команды, ненадолго. Проверить, что все работают согласованно и нет конфликтов.

С04. Направить фокусированную коммуникацию — всем участникам проекта кратко по задачам на следующую неделю.

Фаза 4. Ежедневные действия (D)

То, что делаем каждый день. Напомним, что это задачи проджекта — речь не об исполнителях. Всего два шага.

D01. Управлять рисками, проблемами и запросами на изменения — мониторить угрозы, проблемы, запросы, проактивно реагировать и сразу обновлять документы по проекту.

D02. Принять результаты работы — то, что делают исполнители и принимают тимлиды, а менеджер проверяет и предварительно утверждает.

Фаза 5. Закрытие цикла (Е)

Шаги этого этапа совершаются в конце каждого месяца — это закрытие цикла и подготовка к следующему.

Е01. Определить удовлетворённость стейкхолдеров — ключевых участников проекта.

Е02. Извлечь уроки и запланировать улучшения — тут всё ясно, рефлексия, проактивный риск-менеджмент, заполнение документа «Реестр последующих действий».

Е03. Направить команде проекта фокусированную коммуникацию — да, опять.

Фаза 6. Закрытие проекта (F)

Закрытие проекта — когда всё сделано или когда мы решили его закрыть. Ещё шесть шагов.

F01. Передать продукт — утверждение проекта у заказчика.

F02. Оценить удовлетворённость стейкхолдеров — например, с помощью анонимного опросника. Полученный фидбек стоит зафиксировать в документе «Здоровье проекта».

F03. Сделать ревью этапа закрытия — менеджер со стороны оценивает проектную деятельность.

F04. Заархивировать проектную документацию — может пригодиться для будущих поколений.

F05. Отметить окончание проекта — то есть отпраздновать!

F06. Направить фокусированную коммуникацию — чтобы порефлексировать и сообщить всем о конце проекта.

Фаза 7. После проекта (G)

Эта фаза проходит от одного до пяти лет после завершения проекта. Нужна, чтобы отследить выгоды. Циклы проводятся каждые полгода. Ещё три шага.

G01. Оценить полученные выгоды — спонсор анализирует полученные выгоды и даже может поискать скрытые или потенциальные.

G02. Сгенерировать новые идеи — по максимизации выгод и поиску новых путей развития.

G03. Направить фокусированную коммуникацию — краткое сообщение о полученных выгодах и способах их максимизировать.

Документация в P3.express

В методологии всего четыре обязательных документа.

Резюме проекта

Общее описание проекта на старте. Содержит данные о сути проекта, выгодах для компании, список стейкхолдеров и другую информацию. Это лаконичный документ — одного взгляда на резюме должно быть достаточно, чтобы понять суть проекта.

Оформляется в виде документа на 1–5 страниц. Детализировать с самого первого шага не нужно — резюме дорабатывают по ходу проекта. Описание документа и шаблон тут.

Вот структура Резюме проекта по методологии

Карта результатов

Схема, описание или визуализация деталей будущего проекта. Здесь рекомендуется описывать детали проекта не через глагол — «Сделать лендинг», а через существительное — «Лендинг».

В начале планирования карту результатов лучше сделать на ментальной карте — особенно если в проекте много сущностей или если нужно удобно визуализировать планы для всей команды. Затем можно перейти на диаграмму Ганта — особенно если в проекте много зависимостей и уже известны сроки этапов. А на Канбан-доску или список задач удобно переходить в процессе планирования цикла — чтобы визуализировать планы на ближайшее время. Ещё Канбан подойдёт с начала планирования проекта, если он простой.

Пример карты результатов для проекта в виде ментальной карты. В данном случае это забег

Дмитрий ИльенковCEO PMCLUBИдеально делать карту результатов в виде ментальной карты. Это гораздо удобнее для обсуждения и не якорит мозг на мелкие задачки. А после майнд-мэпа решаешь, что нужно — диаграмма Ганта или Канбан-доска. Гант подходит, если много зависимостей. На Канбан-доске удобно сделать карту результатов небольшого проекта

Доска идеальна для управления процессами. P3.express топит за верхнеуровневое планирование на старте, так что на доске в течение цикла не будет очень много задач. В начале цикла ты берёшь крупную задачу, уточняешь, детализируешь её, формируешь бэклог месяца. Его лучше разбить на недели — и вот у тебя бэклог на каждые семь дней. Ты знаешь, что будешь делать в течение недели

PMCLUB

Реестр последующих действий

Это матрица рисков, где описаны проблемы либо возможности — и меры реагирования. Важно отразить в этом документе и риски, и ответственных людей. Реестр лучше собирать всей командой, сходить к экспертам рынка, почитать кейсы с ошибками — тогда документ получится живым и реалистичным.

Оформляется в виде таблицы либо на Канбан-доске. Описание порядка работы и два примера шаблонов забирай здесь.

Пример реестра последующих действий в двух форматах

Реестр «Здоровье проекта»

Документ-анкета, где фиксируют удовлетворённость ходом проекта и качеством действий от стейкхолдеров — от внутренних до внешних. Обновляется в конце каждого цикла. Это важный документ, который надо поддерживать в актуальном состоянии.

Шаблон от PMCLUB вот тут.

Это пример шаблона реестра Здоровья проекта от PMCLUB

Вот, всего четыре документа, но они крайне важны, потому что:

1. освобождают голову проджекта (да и других задействованных лиц) от хранения информации,
2. экономят время — не надо каждый раз заново рассказывать всем, в чём суть проекта и каковы последствия рисков,
3. структурируют информацию по проекту — хоть документов и немного, но в них соберётся куча важной информации, которую важно не растерять.

По методологии документы можно создавать в разных программах. К примеру, реестр здоровья проекта можно сделать в табличном виде (Excel или Google Sheet идеально подойдут), реестр последующих действий в таблице или на Канбане, а карты результатов удобнее сделать в программе для визуализации — Miro, Figma, sBoard или других.

☝️ А хранить документы проекта или ссылки на них надо в одном и доступном для всей команды месте! В идеале — там же, где ты с командой ведёшь задачи. Ещё лучше, если эта программа сама позволяет создавать документы.

Принципы P3.express

Методология P3.express не была бы до конца методологией без своих принципов — их шесть, они называются NUPP, Nearly Universal Principles of Projects, «Почти универсальные проектные принципы».

Про них у нас есть отдельная статья.

Адаптация и использование P3.express

Методологию можно подстраивать под себя — пропускать шаги или повторять их, менять название и менять местами.

Правда, начать лучше с классической версии и постепенно, по мере развёртывания методологии в компании, вносить собственные коррективы.

И тут важно не переборщить. Может возникнуть соблазн намешать эту методологию с другими, придумать собственные шаги, надёргать из других методологий элементов и прикрутить их к P3.express или внедрить дополнительные проектные документы. Это «убьёт» лаконичность P3.express — и ничего не сработает.

❗Для применения P3.express полезно создать единое рабочее пространство, чтобы контролировать циклы проекта, управлять действиями и собрать команду в одном месте. Также важно оговорить с командой появление новой методологии и последующих перемен, договориться о названиях и понятиях и настроить общий канал для коммуникации.

В работе с заказчиком — даже если у него своя методология — P3.express стоит применять с собственного ракурса. Например, в резюме проекта описывать ваше обоснование проекта, а не заказчика. И помнить, что для заказчика ты менеджер проекта со стороны подрядчика, и функции для своей команды и заказчика у тебя разные.

Дмитрий ИльенковCEO PMCLUBУ заказчика может быть другая методология — или десятки. Вам надо синхронизироваться, прийти к общему понятийному аппарату, общему языку и формату отношений. Есть заказчики, которым прикольно, что P3.express такая простая, и от него, как от заказчика, не требуется кардинальной перестройки. Плюс классно сказать, что каждую неделю вы будете присылать отчёт сделанного, а раз в месяц спрашивать про удовлетворённость и уточнять планы. В P3.express сильный акцент на фокусированных коммуникациях.PMCLUB

Как учиться P3.express

В открытом доступе есть и подробное описание, и шаблоны документации по методологии — читать можно онлайн и в формате PDF. Всё доступно на сайте методологии в виде онлайн-руководства с залипательной анимацией. Есть на русском — и ещё на 27 языках мира. Кстати, руководство перевели ребята из онлайн-школы PMCLUB, и любые энтузиасты из других стран тоже могут самостоятельно перевести документацию на свой язык.

Потренироваться в работе над проектом можно с помощью онлайн-симулятора управления проектом — это проект здания для конференций в выдуманном городе Артополис. Также есть на нескольких языках.

А на курсах тебе дадут расширенные знания, дополнительные материалы и кучу примеров. А самое крутое — там сможешь подготовиться к международной сертификации по P3.express. В России сейчас к получению сертификата готовят на этих курсах:

1. Курс онлайн-школы PMCLUB
2. Онлайн-курс P3.express

P3.express в WEEEK

Для работы по P3.express в WEEEK есть готовый шаблон, который подготовила для нас школа PMCLUB.

Получить шаблон можно внутри рабочего пространства. Слева внизу найди кнопку «Шаблоны». В разделе «Разработка и продукт» выбери шаблон P3.express. Нажми «Получить шаблон» — он откроется в твоём рабочем пространстве.

Где взять шаблон по P3.express в WEEEK

❗Этот шаблон создан по проекту организации конференции. Ты можешь адаптировать его под свой проект по алгоритму, который мы описали ниже.

Что есть в шаблоне P3.express

Ты получишь две доски — для формирования реестра последующих действий и карты результатов. На первой отслеживай риски. На второй — планируй проект и циклы.

Напомним, что по методологии нужны ещё два документа: резюме проекта и реестр здоровья. Вот, как добавить их к рабочему пространству.

Обзор шаболона по P3.express в WEEEK

1. Резюме проекта удобно оформить в Базе знаний в WEEEK. Созданный документ можно привязать к проекту — добавь его в разделе «Обзор» на верхней панели проекта. Через символ @ можно подвязать сюда любой документ из Базы знаний. Если ты создаёшь резюме в другой программе — например, в Google Документах — воспользуйся разделом «Приложения» внутри проекта.
2. Раздел «Приложения» также находится над зоной задачек. Туда можно подтянуть любой документ из сторонних сервисов, из Figma, Miro, Google Документы и Таблицы — для этого нужно вставить embed-код.

В разделе Приложения каждого проекта WEEEK интегрируй любые сторонние сервисы