«А где лиды?» и прочие маркеры хаоса в отделе маркетинга

Если на отчётах перед руководством тебе нечего показывать, а от каждого вопроса по поводу лидов и показателей тебя выворачивает — спокойно: возможно, это не ты плохой маркетолог, просто в отделе нет чёткой системы, которая избавила тебя от неопределённости и непонимания, что происходит.

Привет! Это Weeek — команда сервиса, который помогает компаниям управлять десятками проектов одновременно без напряга. Прежде чем закапываться в самобичевание, почитай нашу статью — разложим по полочкам, как выстроить систему в маркетинге с помощью канбан-досок так, чтобы она работала на тебя и приносила не только лиды, но и +100 баллов к уверенности в собственных скиллах.

Особенности работы маркетинговых отделов

Если открыть список задач, которые сваливаются на отдел маркетинга каждый день, то можно убедиться, что управлять процессами не так уж и просто, как многим кажется на первый взгляд.

Утром нужно согласовать баннеры для рекламной кампании, а позже условный Дмитрий из отдела продаж просит срочно поменять посадочную страницу, потому что она уже неактуальна. После обеда нужно проверить статьи для публикаций, подготовить презентацию по итогам квартала и успеть провести встречу с подрядчиком — ту самую, длительность которой может растянуться на несколько часов.

Пока всё это происходит, руководитель просит оценить результаты последней рекламной кампании, а дизайнер пишет, что ему не хватает информации для нового макета.

В отделе маркетинга фактически нет линейного процесса — то есть когда одна задача заканчивается и только потом начинается следующая. Всё происходит параллельно, а приоритеты постоянно меняются. Из-за этого команда вынуждена постоянно переключаться между разными направлениями работы.

Исследования показывают, что частые переключения между задачами заметно снижают продуктивность сотрудников и стоят денег. По данным American Psychological Association, даже короткое переключение внимания создаёт так называемую «стоимость переключения» (switch cost): человеку требуется дополнительное время, чтобы вернуться к предыдущей задаче и восстановить концентрацию. Когда таких переключений десятки за день, производительность начинает снижаться независимо от квалификации специалиста.

Скажем очевидное и невероятное: огромное количество потоковых задач не создают хаос. Его причина в другом — отсутствии нормальной системы, при которой вся рабочая коммуникация и задачи находятся в одном месте, а не раскиданы по чатам и личным ежедневникам. Вот, к чему это приводит:

1. Не видишь общую картину — если ты не можешь за пару минут увидеть, как идут дела по проекту — значит, ты никогда не сможешь сходу сказать на каком этапе находится работа и кто чем занимается
2. Не замечаешь косяки команды — коллега может сказать, что задача в работе, хотя на самом деле он даже не проверил, есть ли у него доступы к доку, потому что он вообще забыл, что нужно было сделать
3. Не понимаешь, кто насколько загружен, потому что просто не видишь процесс. Это немудрено, ведь если задачи раскиданы по чатам, то ты никогда не сможешь отследить их

Что в итоге: сотрудники вынуждены держать в голове десятки задач, половину из которых могут попросту забыть. Из-за этого в последний момент начинают тушить пожары и жалуются на выгорание.

А нужно было всего лишь попробовать научиться управлять потоком задач с помощью канбан-досок — тогда всё сразу встанет на свои места.

Что такое канбан-доски и зачем они нужны

Канбан-доски — это инструмент канбан-метода — методологии, которая заточена под управления потоковым производством. Подробнее о том, как работать с потоковыми задачами, мы рассказали в блоге. В этой статье пропишем базу, чтобы не растягивать текст на 100 тысяч знаков.

Канбан-доска — это (удивление) доска, которая разделена на колонки — этапы, через которые проходит задача в проекте. По классике это «Сделать» → «В работе» → «Готово». Твоя задача — это перемещать задачу из одной колонки в другую в зависимости от этапа, на котором она находится. Каждая доска — это проект или его этап.

Kanban-доски помогают не потеряться в огромном потоке задач и работать над ними последовательно. Более того, так ты сможешь отслеживать результат своей работы — ты буквально видишь, на каком этапе задача сейчас. Названия колонок можно изменить, но осторожно. Каждая колонка — это стадия выполнения задачи, а название её иллюстрирует. Вот так выглядит рабочая доска наших друзей из агентства агентства HighTime Agency.

Внутри колонок размещаются карточки. Каждая карточка — это отдельная задача с важными деталями в полях: исполнителем, сроком и описанием. Сюда же можно прикреплять нужные файлы и оставлять комментарии, если хочется что-то обсудить.

Доски могут быть физические, которые висят на видном месте в офисе, или виртуальные в таск-менеджере. Последними пользуются чаще всего, потому что это удобнее, можно легко автоматизировать процесс и быстро раздать доступы к доскам коллегам, чтобы работа над проектом была прозрачной. Об этом чуть ниже расскажем.

→А пока собрали для тебя топ-13 лучших виртуальных канбан-досок

Но мало просто взять и раскидать задачи по колонкам. Канбан-досками нужно уметь пользоваться, чтобы не превращать процесс в бездумное перетягивание карточек. Для начала нужно просто понять, для чего они нужны и как с ними работать.

Сущности канбан-досок

Запоминаем главное: доски визуализируют процесс потокового производства чего-либо нематериального. То есть того, чего мы потрогать не можем. Для того, чтобы грамотно всем этим управлять, нужно не только закинуть в колонку «Сделать» все накопившиеся задачи, но ещё пользоваться специальными инструментами:

WIP-лимиты — то есть ограничения на количество одновременных задач в работе. Работает просто — если у тебя в колонке «В работе» стоит ограничения в пять задач, то шестую ты взять не сможешь, пока под неё не освободится место. Лимиты придумали ещё в прошлом веке на производстве Toyota, а позже адаптировали под управление нематериальным производством.

WIP-лимиты нужны, чтобы не брать на себя больше, чем ты можешь вывезти. Но не только — когда у тебя десять задач с разными приоритетами в работе, то ты не сможешь физически сделать каждую одинаково хорошо, потому что придётся постоянно переключаться. Более того, ограничения не дадут руководству накинуть лишнюю срочную задачу.

Карточки задачи. Независимо от того, в какой колонке они находится, у них должны быть:

1. Понятное название — глагол + существительное
2. Описание — то, что конкретно нужно сделать, где взять информацию, критерии, по которым задача считается выполненной. Это нужно для того, чтобы команда понимала, как работать, и не приходилось по сто раз всё переделывать
3. Исполнитель — если у задачи нет ответственного, то никто её делать не будет
4. Дедлайн — то, что не запланировано, никогда не будет сделано
5. Теги — чтобы удобнее было ориентироваться в потоке. Например, для статей в корпоративном блоге можно использовать тег «Блог». Так ты сможешь быстрее найти задачи и отслеживать их
6. Приоритеты — нужны, чтобы отличать срочное и важное, от срочного, но неважного. Без приоритетов вся работа идёт вразнобой и есть риск облажаться со сроками
7. Файлы и нужные ссылки — в карточку задачи можно прикрепить все важные документы по проекту, чтобы сотруднику не пришлось переключаться между вкладками и искать нужную информацию.

У каждой задачи должны быть подзадачи — то есть действия, выполняя которые, исполнитель приближается к цели.

Время задачи — вынесли этот пункт отдельно, чтобы не путаться. Каждая задача в канбан-доске проходит свой цикл — от начала работы, до завершения. Важно понимать, сколько времени на неё уходит от начала и до конца, чтобы анализировать результаты и находить узкие места.

Поэтому и существует оценка времени. Исполнитель нажимает кнопку «Старт», когда работает. Задачу можно поставить на паузу, а потом снова возобновить. В результате в карточке задачи можно будет увидеть, сколько часов над ней работали.

Преимущество канбан-доски в том, что если в рабочих процессах есть косяки, то она их покажет. Первое, на что нужно обратить внимание, — количество задач в колонках «В работе» и «Сделать». Если ты видишь, что в этих колонках задачи как-то подозрительно долго задерживаются, то это знак, что что-то идёт не так и нужно вмешаться, чтобы выяснить причины.

Или открыть Аналитику Weeek, чтобы пойти к команде на разговор с конкретными цифрами, а не ощущениями.

Автоматизация колонок — это палочка-выручалочка для тех, кто ненавидит делать одно и то же. В Weeek можно настроить колонки так, что при попадании задачи на определённый этап — например, в колонку «Готово», она автоматически считается выполненной. Также можно автоматически назначать исполнителя конкретной задачи в зависимости от того, в какую колонку она попадает.

В Weeek доступно три вида действий, которые можно автоматизировать в колонке:

1. Изменить параметры. Параметры задачи (исполнитель, дата и прочее) будут автоматически изменяться на другие
2. Выполнить задачу. Задача будет автоматически выполняться при попадании в колонку
3. Удалить задачу. Задача будет автоматически удалена при попадании в колонку

С чего начать работу с канбан-досками

Для начала — прописать структуру работы на бумаге или в Базе знаний, если до этого весь процесс был в рабочих чатах или в ежедневниках. Без структуры у тебя не получится грамотно распределить задачи.

В таск-менеджере можно разделить работу на проекты, делить их на этапы и задачи. Так команда точно не запутается и быстро найдёт нужную задачу в системе. Каждая доска — это этап в проекте.

Например, SEO-продвижение сайта — это проект, который можно поделить на этапы:

1. сбор семантического ядра;
2. проработка структуры сайта;
3. внутренняя оптимизация и так далее.

К каждому этапу нужно прописать задачи, чтобы вся работа была структурирована и было понятно, кому и что делать.

Подключить команду к доске. Раздать доступы можно в разделе Сервисы, кликнув на Пользователи.

Далее — кликаешь на Пригласить, в открывшемся окне вписываешь адрес электронной почты нужного сотрудника. Ему придёт ссылка с приглашением в проект.

Если слишком сложно — почитай наше бесплатное руководство для менеджеров, которое поможет разобраться в системе и настроить процессы так, чтобы они работали на тебя.

Донести до команды, что теперь вы будете работать по-другому. Самый сложный этап, который требует ангельского терпения и сил. Перестройка системы всегда связана с сопротивлением, поэтому тебе в любом случае в начале придётся контролировать, чтобы все соблюдали правила.

Для того, чтобы всем было проще адаптироваться, можно новые правила работы зафиксировать в Базе знаний и поделиться ссылкой с коллегами. Кстати, такой документ мы уже сделали за тебя — забирай по ссылке. Он доступен, даже тем, кто не пользуется Weeek.

Собственно, вот и всё. Мы надеемся, что после этой статьи тебе стало чуточку понятнее, как работать с потоком. Но повторимся, что это базовая информация, однако, с этим уже можно работать.