Почему важно использовать управление проектами. Когда бизнесу стоит начать применять эту практику и как делать это правильно

Проект отличается тремя главными критериями: уникальностью, конечным результатом и четким сроком выполнения. Этим и отличается работа с проектами от привычных, налаженных процессов. Управление проектами помогает грамотно выстроить работу, убрать все лишнее и достигать поставленных целей.

С чего начать управление проектами?

1) Определиться, действительно ли оно нужно компании. Если ваша деятельность— нормально работающий конвейер, который лет на десять вперед обеспечен заказами и не нуждается в изменениях, то управление проектами внедрять не надо.

2) Понимать, что управление проектами поможет только в том деле, в котором существует стратегия развития. Есть предприниматели, которые не понимают, куда ведут свой бизнес: сегодня так повернем, завтра по-другому. Как иногда бывает: строили три этажа — внезапно получился четвертый. Здесь управление проектами не поможет.

3) Не относится к этому как к панацее. Распространенное мнение: внедрим управление проектами, и все будет работать само. И сотрудников нужно будет меньше нанимать, и платить меньше. Это не так.

Из чего состоит управление проектами

В управлении проектами две главных задачи. Первая – выполнение поставленных целей. Сперва определяемся с приоритетами: что хотим сделать и за какой срок.

Вторая задача — понять, есть ли необходимые ресурсы, чтобы добиться цели. И вот здесь нет никаких чудес: если грамотно использовать управление проектами, то сразу видно, что реально достичь, а что нет.

Пример: предприниматели с большим опытом решили строить сушилку для овощей и фруктов. Планировали потратить на это восемь миллионов, но в процессе выяснилось, что еще нужен особенный пол с канализацией, специальная вентиляция — и это обошлось еще в несколько миллионов.

Если заранее знаешь, сколько денег нужно на проект, относишься к нему по-другому — в отличие от ситуации, когда на каждом этапе выявляются новые проблемы. Управление проектами помогает понять, сколько нужно будет ресурсов и времени, чтобы достичь цели.

С какими проблемами сталкивалась наша команда

В управление проектами главное – здравый смысл. Если у вас хорошо с логикой и вы умеете планировать, то управлять проектами проще. Но иногда что-то идет не так. Мы собрали ошибки, с которыми сталкивалась наша команда при проектной работе.

Большие амбиции. Все мы люди, всегда хотим много, сразу и быстро. Поэтому первая ошибка часто заключается в формулировании цели, которая не подкреплена ресурсами — такая «хотелка» без опоры. Цели должны быть оптимальными.

Лишние идеи. Помимо создания новых идей, нужно также вовремя убирать лишнее. Не стоит распыляться на все существующие возможности, лучше действовать постепенно.

Неправильное управление командой: когда забываем сказать сотрудникам, какие стоят цели и задачи, и кто за что отвечает. Люди не хотят уже просто работать за деньги, они хотят делать то, что интересно. Поэтому каждый должен понимать, что он делает и как это отражается на проекте.

Как мы учим предпринимателей работать с проектами

Проблема обучения зачастую в том, что пока объясняешь на словах, все кажется простым и логичным. Как будто вам в первый раз показали человека на лыжах: вот на одних палках стоишь, вторыми отталкиваешься и едешь – все просто. Но когда ты встаешь на них сам – вот тут и идет что-то не так. То же и в управлении проектами: тебе рассказывают, например, о SMART-целях, начинаешь их ставить, и понимаешь, что не освоил этот инструмент на нужном уровне. Или вообще не понимаешь, зачем его нужно использовать. Поэтому мы используем два подхода:

1) Обучаем на конкретных примерах. Предприниматели учатся решать проблемы своих же компаний. Сегодня нет времени учится на абстрактных вещах. Только на практике приходит понимание, как лучше использовать те или иные инструменты, и каких ошибок можно избежать. Чтобы было удобнее учиться, мы рекомендуем приходить группой из 3-5 человек – тогда вы сможете работать над конкретным проектом вашей компании.

2) Дополняем классическое обучение своими кейсами. Инструменты управления проектами одни и те же, но после каждого выполненного проекта мы начинаем глубже понимать, как ими пользоваться. Поэтому рассказываем о своем опыте: окей, в классическом управлении проектами это делается так, но наша компания делает такие-то варианты и это дает такой-то результат. Некоторым слушателям подходят наши фишки, другим больше нравится стандартный подход.