Как перейти на КЭДО в 2026 году: пошаговая инструкция для бизнеса

Зачем бизнесу КЭДО: три главных факта

В среднем переход на КЭДО дает следующие результаты:

• Снижение расходов: прямые затраты на печать, логистику и хранение бумаги падают по разным оценкам на 30–80% в зависимости от конкретных условий и масштаба компании.

• Экономия времени: скорость подписания документов сокращается с нескольких дней (особенно для удаленщиков) до 15–20 минут.

• Безопасность: риск потерять документ или получить штраф от ГИТ за непоставленную подпись стремится к нулю.

Когда переход на КЭДО становится наиболее актуальным? Независимо от сферы, в которой работает компания, перевод кадровых процессов в цифровой вид необходим, когда растет число удаленных и гибридных сотрудников, появляется необходимость ускорить кадровые процедуры и повысить прозрачность кадровых процессов. Кроме этого, существенную роль в принятии решения об автоматизации кадрового документооборота играет потребность снижения затрат на бумажный документооборот и оптимизация нагрузки на HR-службу.

Особенно заметный эффект получают компании с численностью от 50 сотрудников и организации с филиалами или распределенными командами.

Пошаговый алгоритм внедрения КЭДО

Переход на электронный формат — это не просто покупка софта. Это изменение бизнес-процессов. Весь путь можно разделить на 6 понятных этапов.

Шаг 1. Аудит и формирование рабочей группы

Нельзя автоматизировать хаос, поэтому необходимо сделать следующие шаги:

• составьте список всех кадровых документов, которые сейчас циркулируют в компании. Выясните следующую информацию: сколько кадровых документов оформляется ежемесячно, какие документы требуют наибольшего количества согласований, сколько времени HR тратит на получение согласований;

• определите, какие из них вы переведете в цифру в первую очередь (обычно начинают с самых массовых: заявки, отпуска, командировки, ознакомление с ЛНА);

• создайте рабочую группу. В нее должны войти: руководитель HR, юрист, ИТ-специалист и представитель бухгалтерии.

Кроме этого, важно определить, каких результатов ожидает компания. Например, для руководителя важно сокращение административных затрат, повышение прозрачности процессов, получение аналитики по кадрам, а также безопасность передачи и хранения данных. Для HR-службы — ускорение кадровых процедур, снижение объема рутинной работы, экономия времени и ресурсов. Для сотрудников КЭДО — это возможность подписывать документы дистанционно, быстрый доступ к кадровым документам, сокращение времени ожидания согласований.

Четкие цели помогут объективно оценить результаты после запуска проекта.

Шаг 2. Выбор ИТ-платформы

Сегодня на рынке работают десятки информационным систем для КЭДО. Как не ошибиться и выбрать именно ту, которая будет оптимальна по соотношению "функциональность - стоимость"?

На что обратить внимание при выборе.

• Интеграция: система должна бесшовно интегрироваться с вашей кадровой учетной программой (например, 1С:ЗУП). В противном случае будут дополнительные траты на объединение систем и перенос данных.

• Интерфейс: сотрудникам должно быть интуитивно понятно, какие кнопки нажимать, чтобы получить нужный результат. Если интерфейс сложный, вы столкнетесь с саботажем.

• Мобильная версия: возможность подписывать документы со смартфона — критически важный фактор для линейного и удаленного персонала.

• Соответствие требованиям законодательства: в частности, 63-ФЗ и 152-ФЗ

• Оперативность и качество технической поддержки ИТ-компании, которая внедряет систему.

Шаг 3. Оформление электронных подписей

Для КЭДО используются несколько видов подписей. Вам нужно решить, кто и чем будет подписывать документы. Обычно работодатель подписывает документы с помощью усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), которая оформляется в ФНС или в аккредитованных УЦ. Сотрудник подписывает документы усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП), которую можно выпустить непосредственно в программе КЭДО, если вы выбрали, например, EmplDocs.

Шаг 4. Подготовка юридической базы

Без правильных локально-нормативных актов (ЛНА) КЭДО не имеет юридической силы. Вам необходимо подготовить и утвердить:

1. Положение о внедрении КЭДО. В нем прописывается: какую систему вы используете, порядок доступа к ней, сроки подписания документов, перечень оцифрованных процессов и др.
2. Изменения в коллективный договор (при его наличии).
3. Приказ о введении КЭДО. В нём фиксируется дата запуска, назначаются ответственные лица.
4. Уведомления для сотрудников. По закону вы обязаны письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО.

Шаг 5. Получение согласия сотрудников

Это самый важный юридический нюанс. Переход на КЭДО — дело добровольное. Сотрудники имеют право отказаться (тогда вы обязаны продолжить вести их кадровое делопроизводство на бумаге). Исключение составляют сотрудники, у которых нет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года, их можно переводить на КЭДО без их согласия.

Лайфхак для бизнеса: Не внедряйте КЭДО приказами. Лучше делать упор на удобстве системы. Объясните людям, что им больше не придется ходить в отдел кадров, чтобы отпроситься к врачу или заказать справку 2-НДФЛ.

Шаг 6. Технический запуск и обучение

Запустите систему сначала на тестовой группе (например, на HR-департаменте). Протестируйте процессы, выявите возможные сложности, отработайте сценарии, соберите обратную связь, внести необходимые корректировки перед масштабированием, подготовьте инструкции по работе в системе для сотрудников.

После этого можно выпустить электронные подписи для всей компании и масштабировать проект.

О чем важно помнить (ограничения КЭДО)

Даже при 100% переходе на электронный документооборот, некоторые документы закон по-прежнему требует оформлять на бумаге:

1. Трудовые книжки (если сотрудник не перешел на электронную СТД-Р).
2. Акты о несчастном случае на производстве.
3. Приказы об увольнении (в некоторых трактовках закона их разрешено цифровизировать, но большинство юристов рекомендует дублировать на бумаге во избежание судебных рисков).
4. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Чек-лист для старта

Переход на КЭДО в компании до 100 человек обычно занимает около двух-трех месяцев, в крупных корпорациях — до полугода в среднем. Разумеется, цифры приблизительные, у каждой компании все индивидуально.

Если только думаете о внедрении КЭДО, мы можем прислать расширенный чек-лист для оценки текущих HR-процессов, чтобы выбор был проще и более аргументированным.

Наши специалисты помогут оценить готовность компании к переходу на электронный кадровый документооборот, подобрать оптимальный сценарий внедрения и показать, как автоматизировать кадровые процессы без лишней нагрузки на HR-команду.