Письмо 104: внедрили программу по управлению проектами «Битрикс 24»

Определились с критериями

Сначала мы составили список критериев, которым должна соответствовать программа для управления проектами:

— компания, которая не уйдёт из страны;

— интерфейс на русском языке;

— диаграмма Ганта;

— канбан;

— база знаний компании (Wiki);

— свои документы и таблицы, которые поддерживают совместную работу;

— подробный учет времени;

— современный и удобный интерфейс;

— подробный подсчет стоимости проекта;

— бесконечная доска;

— чаты;

— видеозвонки.

Итак, мы создали таблицу и внесли туда столбец с критериями, а затем добавили в «шапку» все популярные программы. Мы изучили функционал каждой программы и проанализировали, каким критериям она соответствует, а каким — нет. Когда сделали срез, поняли, что есть две большие группы сервисов: зарубежные и отечественные.

Пересмотрели стратегию

В этот момент мы решили вернуться к нашей стратегии развития и пересмотреть ее. Напомню, что до этого хотели развиваться только на российском рынке и открыть в России 300 кафе. Выбор между отечественным и зарубежным программным обеспечением заставил нас ещё раз взвесить это решение.

Мы рассуждали так. Если будем завоевывать международный рынок, то выбираем зарубежную программу. Если будем работать только по России, то отдаём предпочтение отечественному сервису.

Большую роль сыграло и законодательство РФ. Если мы выберем иностранную компанию и будем хранить наши данные на серверах за границей, то это противоречит ФЗ от 21.07.2014 г.№ 242. Этот вариант нам не подходит, так как мы работаем по закону. Зарубежные программы, которые хранят данные на серверах в РФ, мы тоже исключили, так как они могут перестать работать с Россией.

Мы взвесили нашу стратегию: развиваться только в России или на мировом рынке тоже. Решение осталось неизменным: строим бизнес в нашей стране, работаем с отечественной компанией и храним данные на российских серверах.

Так мы оставили в списке только российские программы.

Выбрали «Битрикс 24»

Явным лидером среди них стал «Битрикс 24» — российский сервис для управления бизнесом.

Теперь в режиме «одного окна» мы управляем задачами и проектами, а также используем инструменты: онлайн документы, складской учёт, диск, чаты и видеозвонки, календарь, почту, CRM, маркетинг, роботизацию бизнеса, новости.

Сервис помогает:

— отслеживать бизнес-процессы в режиме онлайн, следить за графиком исполнения проекта при помощи диаграммы Ганта и видеть аналитику работы компании;

— видеть структуру компании и уровни подчинённости сотрудников;

— вести базу знаний для систематизации бизнеса и обмена опытом между сотрудниками;

— взаимодействовать коллегам внутри задач, новостной ленты, видеоконференций;

— распределять задачи по срочности и важности, пользуясь принципом матрицы Эйзенхауэра;

— использовать метод управления канбан, при котором задачи распределяются по стадиям готовности;

— учитывать время работы сотрудников и их эффективность;

— вести сделки с партнерами и франчайзи при помощи воронки продаж;

— вести электронный документооборот;

— автоматизировать бизнес-процессы;

— коммуницировать с клиентами.

Функционал программы действительно впечатляет. Сейчас мы осваиваем базовые инструменты, пока привыкаем, но в дальнейшем будем дорабатывать её под нужды бизнеса и при необходимости расширять инструментарий программы путём перехода на другой тарифный план.

В заключение

На поиск и внедрение программы управления проектами у нас ушло 3 месяца. Для нас это была большая задача: мы проанализировали огромный объём информации, выделили самое важное, пересмотрели стратегию компании. Но главное — мы нашли инструмент, который теперь помогает нам в работе.

Это ещё одна пройденная ступень на пути к нашей цели: построить всероссийскую сеть кафе. Кстати, вы можете строить свой бизнес вместе с нами по франшизе.

Напоследок желаю вам никогда не пасовать перед трудными задачами. Всё осуществимо! Тем более с помощью проверенных методик и инструментов.

До встречи в следующий вторник!

Свежие новости в нашем Телеграм канале