Как перейти на онлайн-кассы в 2019 году

Шаг 1. Выберите фискальный накопитель

Онлайн-кассы должны быть оборудованы фискальным накопителем. Фискальный накопитель может быть уже встроен в кассовый аппарат или его можно приобретать отдельно. Учитывайте, что фискальный накопитель должен отвечать двум требованиям:

1. Модель фискального накопителя должна быть в реестре, утвержденном ФНС. Реестр постоянно обновляют. Использовать фискальный накопитель, который не указан в реестре, нельзя.

2. Срок действия фискального накопителя должен соответствовать категории налогоплательщика. Требования к срокам действия ФН прописаны в пункте 6 статьи 4.1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, постановлении Правительства от 25.01.2017 № 70.

Сроки действия фискальных накопителей

• Не менее 36 месяцев. Должны применять организации и предприниматели, которые оказывают услуги или применяют спецрежимы: УСН, ЕСХН, ПСН, ЕНВД.
• Менее 36 и не менее 13 месяцев. Вправе применять организации и предприниматели, которые оказывают услуги или применяют спецрежимы УСН, ЕСХН, ПСН, ЕНВД, если: ведут сезонную деятельность; совмещают спецрежим с ОСНО; применяют ККТ, которая не передает фискальные документы в налоговую через оператора фискальных данных; торгуют подакцизными товарами. Организации и предприниматели на ОСНО и платежные агенты.

Бесплатную книгу "Как перейти на онлайн-кассу в 2019 году от "Главбух Ассистент" можно скачать здесь.

Шаг 2. Купите кассовый аппарат

Главное требование к кассовому аппарату – его модель должна быть в реестре ККТ. Использовать кассы, которых нет в реестре, нельзя. Реестр размещен на официальном сайте ФНС и постоянно обновляется.

Кто именно должен перейти на онлайн-кассы, смотрите здесь.

Шаг 3. Заключите договор с оператором фискальных данных

Оператор фискальных данных – это компания, которая принимает, хранит, обрабатывает и передает в ИФНС данные с онлайн-кассы. Разрешение на обработку фискальных данных выдает ФНС. Список операторов, которые получили такое разрешение, размещен на официальном сайте ФНС. Выбрать оператора можно только из этого списка.

Услуги операторов фискальных данных платные. Также за доплату ОФД может оказывать и дополнительные услуги. Например, предоставлять аналитические данные по продажам в разрезе каждой ККТ, торговой точки и т. д.

Шаг. 4. Зарегистрируйте кассу в ИФНС

Для этого выполните несколько действий.

Подайте заявление в ИФНС. Подать заявление можно на бумаге (форма утверждена приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484) в любую ИФНС лично, через представителя или по почте с описью вложения. Второй вариант – подать заявление в электронной форме через кабинет на сайте ФНС или через своего оператора фискальных данных. Электронный документ подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью.

Получите регистрационный номер из ИФНС. Не позднее рабочего дня после вашего заявления инспекция сообщит вам регистрационный номер новой ККТ. В этот же день запишите в фискальный накопитель:

• регистрационный номер ККТ;
• полное наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя;
• сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

Отправьте отчет о регистрации в инспекцию. После того как регистрационный номер и другие данные занесли в онлайн-кассу, сформируйте на ней отчет о регистрации. Он выгрузится автоматически. Не позднее следующего рабочего дня отправьте отчет в налоговую инспекцию на бумаге либо через кабинет ККТ или через своего оператора фискальных данных.

Получите карточку регистрации. Налоговая инспекция должна прислать вам карточку регистрации ККТ в течение 10 рабочих дней с даты, когда вы подали заявление на регистрацию. Карточку регистрации вам направят в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. За бумажным экземпляром карточки можно обратиться в инспекцию. Когда получите карточку о регистрации, можете начинать работать с кассой.

Важно! Организации и ИП на ОСНО и УСНвправе учесть расходы на покупку и обслуживание кассового аппарата. Предприниматели на ЕНВД и патенте могут воспользоваться налоговым вычетом по расходам на покупку ККТ. Уменьшить налог можно на сумму расходов, не превышающую 18 000 руб. на каждый кассовый аппарат.