Как набирать и контролировать людей, если у вас нет офиса

Вся моя команда – это более 30 человек – работает удаленно. У нас нет офиса для сотрудников. Благодаря тому, что команда удаленная, мы можем подбирать людей из любых регионов. Соответственно, больше вероятность, что мы найдем нужного нам человека. И удаленщики всегда дешевле, нежели коллеги в оифсе. Мы не тратимся на помещение, оргтехнику, компьютеры, чай, кофе и т.д. И люди из регионов, как правило, стоят значительно меньше, чем специалисты из Москвы.

Персонал набирает система

Я совмещаю в себе несколько ролей – директора, собственника и HR.

Как я набираю людей? Отобрал определенные сервисы, на которых строится работа по рекрутингу. В чем заключается основное отличие найма в IT от найма в других сферах? В том, что большую часть работы можно перенести на айтишные сервисы, которые кратно упрощают процесс работы для HR. Начиная от элементарного времени на собеседование и заканчивая процессом отбора кандидатов.

На сегодняшний день у нас система выстроена таким образом, что, если мы ищем человека на должность, на которую откликнулось порядка 100 человек, итоговое количество людей, с которыми мы проводим очные собеседования, – не более 5 человек. Весь остальной поток обрабатывает система. В итоге она дает понимание, с каким кандидатом стоит работать, а кого можно отсечь и, в принципе, на него времени не терять.

Удаленщиков я ищу через социальные сети – либо "ВКонтакте", либо "Фейсбук". Есть специализированные группы по поиску удаленной работы, где можно найти таких сотрудников.

Люди, которые работают удаленно, это уже образ жизни.

Такими площадки как HH.ru или Superjob.ru мы пользуемся в очень редких случаях. Если мы ищем руководителя IT-проекта или руководитель отдела продаж, то в таком случае мы можем прибегать к HH.ru, потому что люди с большей квалификацией чаще мониторят классические площадки. Это, скорее, привычка. А так 70% найма происходит через социальные сети.

Использую Google-форму

Работая с кандидатами, я использую google-форму для создания анкет. В анкету зашиваются определенные вопросы, на основе которых кандидат дает информацию о себе. Таким образом я могу оценить навыки человека, его опыт, уровень, мышление. И что немаловажно, способность принимать те или иные решения в зависимости от вопросов, которые будут в анкете.

Отбор построен в CRM-системе, которая сделана для продаж. Информация по всем кандидатам хранится в одном месте: сообщения, звонки, переписка. То есть не надо искать в блокнотах, экселях и т.д. Если поступает новая информация по кандидату, то она попадет в соответствующую папку, которая называется "Сделка".

Например, кандидат когда-то отбирался на вакансию, которая на сегодняшний день закрыта. Всегда можно посмотреть, на какую вакансию мы этих людей отбирали, оценить переписку и понять, что этого человека можно снова собеседовать и предложить ему работу у нас.

В основе планировщик задач

Очень сильно помогает в работе элементарный задачник. У нас внедрена система, которая называется Two days – это задачник, в котором работает вся команда моей компании.

В чем ее основная фишка? В том, что руководители и исполнители понимают основной круг задач, которые нужно сделать каждому члену команды. Например, у нас появляется вакансия на IT-дизайнера, на конкретную специализацию. Задачу обозначает руководитель, ставит ее HR, описывает конкретные требования к человеку и пошагово намечает, что ему нужно сделать.

В HR пришла задача, а в ней комментарии – например, в контактах названы те люди, с которыми он может общаться по этой задаче. И человек пошагово понимает, что ему нужно сделать. Написать вакансию, разместить на площадке, составить анкеты. И по итогу руководитель по данной программе может смотреть срок исполнения задания. Все коммуникации строятся в одном окне.

Контроль

Для всех сотрудников есть единый задачник, единое пространство, в котором ведутся все рабочие процессы. У каждого сотрудника весь процесс разбит на конкретные задачи – он знает, что делать и в какие сроки. Либо регулярные задачи, которые постоянно повторяются, либо новые. Допустим, запускается новый проект, и руководитель распределяет задачи между сотрудниками. Соответственно, человек видит все это в системе. Видят чужие задачи и другие сотрудники. И каждый понимает, что он должен делать, и какие зоны ответственности у коллег. То есть все видят общую картину и единую цель. В этой же системе собирается отчетность.

В понедельник в удаленном режиме проходит планерка через Skype. И мы раскидываем вместе с руководителями отделов, кто и какие задачи должен закрыть за эту неделю. Далее мы вместе с сотрудниками подетально распределяем, кто и что будет делать. И эта информация выставляется в одном окне в единой системе. Все должны видеть, какой человек выполняет конкретную задачу.

Там же можно контролировать дедлайны и менять между собой исполнителей. И смотреть, за какие временные рамки реализуется конкретный проект. И потом из прошлого опыта я понимаю, сколько мне потребуется дней, чтобы эту задачу закрыть, как я буду делать ее, и как ее делали до этого. Потому что вижу отчетность по аналогичному проекту в этой системе.

Соответственно, на этом завязана и мотивация. Есть окладная часть и KPI за выполнение определенных действий, определенных обязанностей в рамках своей должности. При таком подходе у человека возникает ясность, он задает меньше вопросов. И ему понятно, за что он получит свои деньги.

Проблемы

Есть одна проблема при удаленке: низкий уровень ответственности некоторых сотрудников. И здесь, в первую очередь, надо продумывать систему контроля над удаленщиками. Она простая. Это элементарные утренние созвоны, списки, что «я в работе», «приступил к работе».

Второе. Человек сидит на удаленке, но мы с ним все равно заключаем трудовой договор. Для него это дополнительный уровень ответственности перед работодателем.

Третий момент, который очень важен, это отчетность по каждому сотруднику. Должна быть продумана система, как каждый удаленщинк будет вечером отчитываться за выполненные задачи. Базовое правило: сотрудник должен ответить - что сделано за сегодня, что помешало выполнить задачу, что будет делать завтра.

Чаты и многостаночники

Поскольку люди сидят на удаленке и нет ощущения коллектива, нужно создать максимально живые условия для людей. У нас, например, это общие чаты, посредством которых мы обсуждаем как рабочие вопросы, так и просто бытовые вещи. А также ежедневно мы созваниваемся с утра: «Ребята, как дела, как настроение, у кого что произошло?» Потому что люди хотят понимать, что они не одни. Иначе им становится скучно, одиноко, лезут всякие дурные мысли в голову. Человек начинает качественно проседать.

У нас система работы выстроена так, что под каждую функцию, которая есть в бизнесе, отвечает отдельный человек. Нет Миши, Пети, Васи, которые хорошие ребята. Есть конкретно дизайнер, таргетолог, программист по такой-то системе и т.д. Почему так сделано? Когда четко видно, какую функцию выполнял человек, его можно элементарно заменить. Мы получаем фундамент, у нас нет зависимости. И качество работы при таком подходе во много раз возрастает.

С одной стороны, я могу взять человека, которому буду платить 60 тысяч рублей, и он будет многостаночником. А можно взять троих, которым буду платить по 20 тысяч рублей. Во втором случае люди работают более эффективно, об этом говорит мой опыт.