Зачем компании заводить собственную базу знаний?

Практически каждая компания на определенном этапе развития сталкивается с необходимостью внедрения базы знаний, где будут описываться сильные стороны, планы и стратегии развития, составленные по итогам SWOT-анализа.

Преимущества такой базы очевидны:

• Группирование всех информационных каналов на единой площадке
• Существенная экономия ресурсов на обучении новых сотрудников.
• Обмен информацией между всеми подразделениями компании.
• Повышение эффективности клиентской поддержки.
• Освещение всех внутренних событий и важных мероприятий внутри компании.

Причем не имеет значения, в какой именно сфере задействована ваша организация: бизнес, IT, телефония или техподдержка. Наличие базы знаний актуально как для сотрудников организации, так и для их клиентов.

Согласно исследованию Destination CRM порядка 70% клиентов задают один и тот же вопрос касательно работы определенного сервиса или продукта. При этом они могли бы легко получить ответ на сайте компании или в отдельной f.a.q. секции.

Основные требования к корпоративной базе знаний

Требования к корпоративной базе знаний несколько выше, нежели к пользовательской. Фактически, сегодня сформировались определенные стандарты, которых должны придерживаться подобные площадки. Если посмотреть на запросы сотрудников и владельцев частных компаний, то они предъявляются следующие запросы к платформам для баз знаний:

1. Стабильность работы и отказоустойчивость.

Большие компании используют базы знаний для клиентской поддержки. И если вся система остановится хотя бы на час, то компания будет нести огромные убытки из-за бесконечных звонков в техподдержку и потерянных клиентов, которые так и не смогли получить ответ на свой вопрос. Очевидно, чтобы этого избежать необходима система, которая выдерживала бы высокие нагрузки и стабильно работала 24/7.

2. Безопасность хранения данных и настройки доступа.

Пользовательская база знаний может быть открытой и ей не нужны строгие настройки доступа. Но в большой корпорации, где хранится внушительное количество конфиденциальных данных, безопасность стоит чуть ли ни на первом месте. В 2017 году в среднем компании теряли по $3,62 млн. из-за потери информации. Утечка одной записи обходилась примерно в $141.

3. Структуризация и сильный поиск.

Служащие крупных компаний утверждают, что их продуктивность существенно падает из-за того, что они не могут найти необходимый файл или страницу в общем объеме данных. Harris Interactive сообщили, что 83% сотрудников компаний США теряют время из-за этой проблемы. Поэтому от мощного поиска и структуризации напрямую зависит эффективность работы персонала.

4. Функциональность и поддержка совместной работы.

Чем больше вы будете использовать базу знаний, тем более разнообразными функциями она будет обрастать. Если в начале компании будет достаточно небольшого сайта с текстовой информацией, то впоследствии в вашу базу будет необходимо вносить медиафайлы, специальные таблицы, документы и т.д.

Кроме того, со временем возникнет необходимость изменять структуру, работать с содержимым нескольких страниц одновременно, добавлять форму комментарий, и строить диаграммы.

Немаловажным является возможность совместной работы с документами и настройка прав доступа для редактирования или просмотра страниц. И чтобы обеспечить отлаженную и бесперебойную работу ваша платформа для базы знаний должна обладать перечисленными выше возможностями.

5. Приемлемая стоимость.

В сети существует достаточно большое количество платформ для построения баз знаний. Но большинство из них предлагают исключительно платные решения. Исходя из усредненных данных, средняя стоимость внедрения корпоративной базы знаний составляет около $50 на сотрудника ежемесячно. Позволить такие расходы может себе далеко не каждая компания, особенно если речь идет о стартапе.

Реализация корпоративной базы знаний на платформе ntile.app

Основная цель баз знаний - максимально упростить доступ персоналу компании и ее клиентам к тем источникам информации, которые представляют ценность. И это является главным критерием при выборе платформы. Ведь чем проще сотруднику найти необходимый раздел, тем быстрее он сможет решить свою проблему или поставленную задачу.

ntile.app предлагает довольно простую, но эффективную схему реализации базы знаний. Для создания корпоративной страницы вам не нужно обладать навыками программирования или изучать платформу на протяжении долгих часов. Для старта вам необходимо всего лишь зарегистрироваться. Но простота использования далеко не единственная причина, почему вы должны создать базу знаний с помощью ntile.

1. Минималистичный дизайн и интерфейс.

Качественная база знаний должна содержать исключительно полезную информацию. Поэтому ntile не предусматривает наличие рекламных объявлений, обилия блоков с не тематическим текстом, картинок или навязчивого интерфейса. Это значительно упрощает чтение и редактирование страниц вашей базы.

Сотрудник компании не будет теряться в обилии текста и сможет легко получить доступ к той информации, которая ему необходима в данный момент. Минималистичный дизайн, не вызывающий дискомфорта при чтении. Это является основополагающим принципом ntile.

2. Простое администрирование.

Администрированием базы знаний обычно занимается несколько пользователей, особенно если речь идет о крупной компании. Новые сотрудники также периодически будут добавлять и редактировать существующие статьи. Поэтому работа со страницами не должна вызывать проблем у персонала.

Все функции ntile.app максимально просты и интуитивно понятны. Взаимодействовать с платформой также просто, как и с привычным MS Word или Google Docs. При этом для работы с документами или таблицами предлагается весьма внушительный набор инструментов, в чем вы можете самостоятельно убедиться.

3. Удобная навигация.

Если в пользовательской базе знаний структура не обязательна и она может носить хаотичный порядок, то на корпоративной странице все должно быть разложено по своим местам.

Структурирование данных является весомым аргументов при выборе ntile в качестве платформы для базы знаний. Система предлагает многоуровневую иерархию, которую можно скрыть или же просматривать с любой страницы вашей базы. Таким образом, пользователь может найти любую публикацию всего лишь в несколько кликов или же скрыть карту сайта, чтобы обеспечить комфортное чтение.

4. Работа с таблицами и документами

В ntile предусмотрено два основных типа страниц: текстовый документ и таблица. Как уже упоминалось, наполнение и редактирование страниц не вызывает проблем даже у новых пользователей. При это вам доступны все основные функции, чтобы сделать текст приятным для чтения: настройка стиля и размера шрифта, выравнивание текста, выбор размера абзацев, заливка, работа с изображениями и т.д.

Отдельно стоит упомянуть, что ntile делает совместную работу с документами очень простой и удобной. Вы можете ставить заметки, прикреплять файлы, видео, таблицы, править текст так, как вам необходимо и даже привязывать его к таблицам всего в один клик. При этом у вас никогда не возникнет проблем с поиском данных, несовместимостью версий или расширений.

5. Настройка прав доступа и постоянная техподдержка

Корпоративная информация нередко должна быть скрыта и надежно защищена. Ведь утечка данных практически всегда превращается в убыток. Согласно данным Ponemon Institute, количество инцидентов, связанных с утечкой информации, увеличилось на 64% в 2017 году по сравнению с предыдущим.

В ntile вы можете создать как закрытую, так и открытую базу знаний с детальной настройкой прав доступа. Причем все данные надежно защищены и хранятся на удаленном сервере. А если у вас возникают вопросы по работе с сервисом, способам хранения информации или вариантах внедрения базы знаний, то команда техподдержки сможет ответить в течение нескольких минут.

Как видно, с помощью ntile вы можете уже сегодня внедрить многопользовательскую базу знаний для личных или корпоративных нужд. Для этого вам не нужно тратить деньги, изучать новые технологии или погружаться в документацию.

Чтобы сделать свой бизнес более эффективным и структурировать внутреннюю информацию вам необходимо всего лишь нажать на кнопку регистрации и создать свою первую страницу в ntile.