Как подготовить консалтинговую презентацию
1. Структура или каркас презентации
Сделайте план презентации в текстовом редакторе и там же подберите ключевые тезисы для каждого пункта. Начните с общего и постепенно погружайте аудиторию в тему.
Сгруппируйте все вопросы в логические единицы, разделы и подразделы, далее создайте структуру. Пропустить этап структурирования будущей презентации — значит наскучить клиенту слишком большим количеством слайдов, которые не имеют смысла или не связаны друг с другом.
2. Один слайд — одно сообщение
Первое, что увидит и прочитает заказчик — сообщения в верхней части слайдов. Запишите ключевые тезисы, которые хотите передать клиенту. Начните с выводов, разместите каждый на отдельном слайде. Данными подкрепите основное сообщение.
Воспользуйтесь принципом Пирамиды Минто, где на вершине — главная идея, в основании — уточняющие детали. Его уместно использовать как для презентации в целом, так и для отдельных слайдов. Финансовый директор в инвестиционной компании, в прошлом консультант PwC и эксперт компании «Большой тройки» Мухамед Курбанов советует пользоваться лифт-тестом (Elevator pitch). Основная ошибка неудачных презентаций, на которую ссылаются многие эксперты — избыток текста, а в консалтинге — большое количество схем и таблиц. Сооснователь студии дизайна информации VisualMethod, MBA по коммуникациям Виктория Рындина уверена, что клиент захочет довериться вам, если увидит, как вы успешно решали проблемы других компаний и брендов. Каждый день ваш клиент видит сотни фотографий и картинок. Чтобы привлечь его внимание, вам нужно позаботиться о дизайне презентации. Ведь более 90% из 50 миллисекунд, которые уйдут у заказчика на первое впечатление, придется именно на дизайн (ист. Attention web designers: You have 50 milliseconds to make a good first impression! Gitte Lindgaard, Gary Fernandes, Cathy Dudek &J. Brown). Эпоха диджитализации сказалась и на визуальном представлении информации. Дашборды — современный тренд оформления консалтинговых презентаций. На первом слайде — все выводы, которые получили в ходе проекта: анализ рынка, конкурентов, слабые и сильные стороны и иные нужные параметры. Далее презентация раскрывает полученную информацию. В блоге VisualMethod вы узнаете о других трендах в визуализации. Проверять всю презентацию на наличие ошибок, опечаток и несоответствий — неинтересно, но необходимо. Ведь если что-то из перечисленного раньше вас обнаружит клиент — потери доверия не избежать. Распечатайте презентацию. На бумаге она будет выглядеть иначе, и вы с легкостью заметите то, на что не обращали внимание. Попросите коллег или знакомых посмотреть и вычитать слайды. Рекомендуем проверять тексты с помощью сервиса Главред и сайта Грамота.ру. Продумывая, что говорить на выступлении, помните для кого презентация. Директор группы внутреннего контроля агропромышленной группы компаний Андрей Акиншин, имеющий опыт работы в Deloitte, указывает, что даже тональность и лексику следует выбирать под клиента. Грамотная речь, логическое повествование, а не чтение со слайдов, и визуальный контакт с аудиторией — обязательны. Обсудите с клиентом то, что ему интересно. Например, дайте полезный инсайт с рынка, свод о предстоящих изменениях, и как это может сказаться на компании, информацию о трендах — словом, что не так просто найти без предварительно проделанной работы. Это повысит доверие и лояльность заказчика. Отрепетируйте свое выступление. Чтобы отследить реакцию аудитории, пригласите людей и потренируйтесь. Возможно, после этого придется внести некоторые корректировки в презентацию. Если вы не знаете места предстоящего выступления, постарайтесь получить к нему доступ или хотя бы запросите фотографии. Посмотрите, как будет выглядеть аудитория, как впишитесь вы и ваша презентация в атмосферу места, протестируйте аппаратуру. Любая мелочь может повлиять на решение клиента. Технические сбои, плохая видимость слайдов из-за освещения или низкая контрастность цветов раздражают и снижают уверенность в профессионализме консультанта. У вас будет гораздо больше шансов, что ничего не отвлечет заказчика от вас и вашего выступления, если вы увидите свою презентацию на экране заранее. Подписывайтесь на VisualMethod в Facebook, Вконтакте или Telegram
Представьте, что вам нужно сделать сообщение, пока едете в лифте 30 секунд. Если успеваете, то и ваше сообщение дойдет до клиента.
3. На слайды покажите выводы, аналитику — в дополнения
Делайте акцент на удачных примерах. А вот ход работ, исследований и всю полученную в процессе информацию на слайдах показывать не нужно. В презентации — только выводы. Все, что возможно — представляйте визуально.
4. Используйте дашборды в управленческом резюме
5. Уничтожайте ошибки
6. Шутите на профессиональную тему
С представителями зарубежной культуры можно говорить проще, этично шутить. Более строго и формально общаться с российскими заказчиками.
7. Не доверяйте технике