Как настроить систему в Бипиум самостоятельно? Часть 1
Главная трудность в том, что пользователи НЕ МОГУТ выделить объекты приложения и объектную модель из своих бизнес-процессов.
Я зарегистрировался в Бипиум, что дальше?
Наши пользователи регистрируются на сайте, изучают уроки по настройке, переходят в систему и видят перед собой чистый лист. Как создать каталоги и связать их с другими подробно описано в обучении, а как представить бизнес-процессы и перенести в Бипиум — должен знать сам пользователь. Здесь пользователь понимает, что изучение процессов компании требует анализа и квалификации бизнес-аналитика. Сформулируем главную проблему — СЛОЖНО анализировать БП, выделять из них объекты, соединять объекты с процессами в единую связанную систему.
Давайте немного абстрагируемся от вопроса создания систем. Сравним создание приложения со строительством дома. Прежде чем приступить к фундаменту и стенам, необходимо создать его проект. В проекте будут указаны длина, ширина, количество окон, глубина фундамента и прочие параметры. Теперь зададимся вопросом, как же создать такой проект: изучить ваши требования, учесть количество этажей, сан.узлов, человек в семье, расположение кухни, размер площади под каждую комнату.
Создание приложения на платформе Бипиум и строительство дома — два одинаковых процесса, оба требуют детального анализа требований и внешних условий.
С чего начать создание системы?
Подловили тут наших разработчиков, чтобы они поделились собственным опытом. Итак, создание приложений на платформе Бипиум делится на 2 этапа:
- Создание системы учета — приложение, в котором можно вести деятельность в ручном режиме без автоматизаций. К примеру, такая система позволяет вести учет товаров на складе, НО списание и оприходование производит сотрудник склада вручную.
- Автоматизация рабочих процессов — замена ручных операций на автоматические. К примеру, заявки с сайта попадают сотруднику на почту, сотрудник вручную добавляет эти данные в систему учета. А при автоматизации заявки с сайта будут сразу отображаться в приложении.
Данные этапы последовательны: нельзя начать создание системы с автоматизации, не имея систему учета. Поэтому в этой статье мы с вами разберем вопрос создания именно системы учета, а автоматизацию разберем во второй части статьи.
Как создать систему учета
Создание системы первоначально предполагает собой анализ бизнес-процессов. Мы создали схему, которая поможет вам пошагово провести анализ процессов и перенести их в платформу Бипиум. Нам приходилось много раз слышать от клиентов подобные фразы: «Я хочу автоматизировать продажи, чтобы лучше контролировать выполнение задач менеджерами». Как можно решить этот вопрос без создания системы? К примеру, купить ежедневники для сотрудников и научить их планировать свой день. Либо просто нанять сотрудника, который будет контролировать работу менеджеров. «Автоматизировать продажи, чтобы лучше контролировать выполнение задач менеджерами» — не цель, это бизнес-процесс, который вы хотите отобразить в приложении. Здесь необходимо копнуть глубже, например, можно использовать технику «5 почему»: — Почему вы хотите автоматизировать продажи? — Я хочу контролировать выполнение задач — Почему вы хотите контролировать выполнение задач? — Чтобы не просрочить выполнение задач — Почему вам важно вовремя выполнять задачи по клиентам? — Просроченные задачи ведут к штрафам для наших клиентов — Почему нельзя допустить получение штрафа клиентами? — Эти штрафы должны будем заплатить мы (наша компания) Теперь нам понятна цель системы в конкретном случае — снизить количество просроченных задач менеджерами на n %. То есть все объекты и автоматизация должны работать на главную цель: напоминать сотрудникам и руководителям о дедлайнах, поступлении новых задач, информировать клиента о выполнении тех или иных поручений. Пользуясь техникой «5 почему», ответьте себе на важный вопрос: «Нужна ли вам вообще система? Или можно решить вопрос другим способом?» Не переживайте, если не смогли выделить цель с первого раза. Это редко у кого получается, особенно если вы пытаетесь сразу охватить все отделы вашей организации. Сначала разберемся с понятием «объект системы». Пользователь начинает прокручивать в голове процессы своей организации, которые он хочет автоматизировать: «Заявка с сайта попадает в систему, менеджер звонит клиенту и заключает контракт. После оплаты менеджер переводит сделку в статус Выдача товара». Отсюда можно сделать вывод, что пользователь хочет учитывать в системе Сделки, Менеджеров, Статусы сделок и Клиенты. Получается, что объект системы — информация, которую вы хотите учитывать. Это те данные, которые должны быть в Бипиуме. В процессе анализа вы можете понять, что некоторые пункты не стоит выделять в объекты. К примеру, статусы сделок можно отнести к Сделкам. Вопрос выделения объектной модели подробно разобрал в вебинаре, ген. директор Бипиум, Виктор Никитин. Пользователь выделил объекты, после чего возникает вопрос: «А какую информацию необходимо учитывать по объекту Клиенты?» Важно учитывать ФИО клиента, номер телефона, эл.адрес, ИНН, паспортные данные — так мы выделяем атрибуты каждого из объектов. Объекты определены, атрибуты выявлены — остается перенести эти данные на платформу Бипиум. Для упрощения задачи пометьте себе, что объекты = каталоги, а атрибуты = поля. Как создать объект? Нажмите добавить каталог и введите его название. К примеру, создали каталог Клиенты (выделено синим цветом). Как добавить атрибуты в каждый объект? Добавляете каталог, в настройках которого появятся поля, которые можно добавить в объект. К примеру, данные клиента: поля ФИО, Контакт, Статус (выделено зеленым). Настройка системы более подробно описана в нашем обучении. Итак, после добавления всех объекты и атрибутов, вы получаете готовую систему учета данных. В системе можно вести данные рабочих процессов и контролировать показатели вручную. В любой момент есть возможность добавить или редактировать информацию, расширить функционал или отразить большее количество процессов. В процессе создания системы учета вы поймете какие процессы хотите автоматизировать и какие интеграции нужно создать. Но это мы обсудим во второй части статьи. P.S. Если вы загорелись идеей создания системы на нашей платформе — регистрируйтесь на сайте Бипиум. С вами свяжется наш менеджер и поможет пройти, как минимум, создание вашей собственной системы.
1 шаг. Понять, нужна ли вам вообще система?
2 шаг. Выделить объекты системы исходя из данных компании
3 шаг. Выделить атрибуты объектов системы
4 шаг. Настройка системы учета
Система готова. Что делать дальше?