Что мешает закупщику работать хорошо, кроме отсутствия желания?
Каждый собственник стремится, чтобы бизнес работал как часы, когда каждый сотрудник работает идеально и эффективно. Но часто люди не оправдывают ожиданий руководства.
В предыдущей статье мы коснулись системы KPI, в которой многие видят решение этой проблемы. Однако, давайте продолжим наше исследование и найдём причины, по которым сотрудники работают неэффективно. Попробуем понять, что мешает вашему персоналу выполнять свои обязанности своевременно и качественно.
Мой прадед говорит: «Имею желание купить дом, но не имею возможности. Имею возможность купить козу, но не имею желания». Так выпьем за то, чтобы наши желания совпадали с нашими возможностями. /Приключения Шурика/
Управленцы часто забывают, что одного желания для работы недостаточно.
Представьте, что вы замотивировали закупщика огромной прибавкой к зарплате, но компьютер ему не выдали. Очевидно, что результатов от него ждать бессмысленно. Напирая на системы мотивации, нельзя забывать и о том, чтобы сотрудник имел возможность делать свою работу хорошо.
Об этом мы сегодня и поговорим — что мешает закупщику работать хорошо, помимо отсутствия желания? Давайте рассмотрим примеры конкретных проблем и варианты их решений.
Проблема: нет знаний
Суть проблемы: сотруднику не знакомы эффективные алгоритмы работы с запасами, не хватает практических и теоретических знаний. Материалы в Интернете обрывочные, их недостаточно. Небольшие двух-трёхдневные курсы не дают понимания и полного чёткого пошагового алгоритма работы.
Все со школы знают, что знания нельзя забить в голову принудительно. Человек может положить их туда только добровольно. Для этого опять нужны желание и возможности.
Если сотрудник хочет расти профессионально, ему нужно помогать, поощряя учёбу, давая возможность учиться, ну или хотя бы не мешая.
Если сотрудник ценности в знаниях не видит (а таких много), то вот здесь его стоит замотивировать, т. к. без знаний он будет управлять вашими запасами неэффективно, постоянно теряя ваши деньги и повышая риски для вашего бизнеса. Я, к сожалению, пока не знаю, как замотивировать сотрудника на профессиональный рост.
Если сотрудник замотивирован, то за быстрым решением проблемы знаний можно обратиться к консультантам, чтобы сэкономить время.
Они, как правило, имеют большой опыт, с которым помогут быстро улучшить то, что у вас есть, например, внедрить новые алгоритмы и подходы к управлению запасами или новое программное обеспечение.
Важное слово здесь — «помогут», т. е. подскажут, подумают вместе с вами, проделают часть сложных работ. Но основную работу за вашего сотрудника делать он не будет.
Если сотрудник на профессиональный рост и на получение знаний не замотивирован, ни консультанты, ни курсы, ни книги, ни программное обеспечение кардинально ему не помогут.
Ситуация с запасами останется плюс-минус той же, алгоритм работы с ними не поменяется.
Вариантом поменять что-то будет найм или подключение другого сотрудника, который разработает новую систему работы, точки контроля (KPI) и будет их проверять.
Таким образом, старый сотрудник будет работать по выработанному кем-то другим алгоритму.
Проблема: нет способностей
Это крайний случай предыдущей проблемы с отсутствием знаний. Знаний и мотивации может не быть оттого, что человек пропустил некоторые темы ещё в школе.
Нередко сотрудники, нанятые в закупщики, банально не обладают нужными способностями, не дружат с математикой, не умеют читать формулы, не умеют пользоваться Excel, предпочитая делать вычисления на интуиции.
Конечно же, закупки — это не только математика, но ещё и понимание рынка и психологии покупателей. Профессор-математики не сможет заниматься закупками так же, как не сможет и гениальная творческая личность, чувствующая все тренды рынка. Нужно искать баланс либо нанимать разных сотрудников под эти задачи.
Опять же, никто не требует суперспособностей и учёной степени. Но банальные формулы и понятия из математики, теории вероятности и статистики знать нужно. Без этого никуда.
Проблема: нет инструментов
Суть проблемы. В большинстве компаний отдел закупок почти все расчёты делает в MS Excel. Это отличный инструмент, но далеко не идеальный. Есть проблемы с выгрузкой данных из 1С и составлением отчетов, сложно настроить многофакторную формулу заказа и любую формулу, которая не помещается в одну строку, например, расчёт товаров для заказа с одновременным расчётом сезонных коэффициентов, страхового запаса, учётом дней наличия и ручных отметок о выводе товара из ассортимента. Настроить такой расчёт в Excel — настоящее искусство, а выгружать в него из 1С данные — рутинная и сложная ежедневная работа.
В итоге работа закупщика превращается в мучение. О какой эффективности может идти речь?