10 программ, которые позволят руководить издалека

Удаленный офис еще несколько лет назад казался чем-то нереальным. Если раньше руководители компаний с опаской брали на должность удаленных сотрудников отдельные категории профессий, то сегодня все чаще организации целиком и полностью уходят в онлайн.

• Google Календарь — планируем.

С него начинается день. Настроен для работы всей компании. Сюда удобно добавлять обязательные для всех или для отделов планерки, отмечать созвоны и т.д. Все в курсе общих задач на день.

Сервис популярный, синхронизируется на разных устройствах, а значит, сотрудники всегда в курсе планов на день.

• Zoom — встречаемся.

Даже в онлайне без командного взаимодействия никак не обойтись. Встречи «лицом к лицу» делают сотрудников ближе, несколько нивелируют разрозненность коллектива и даже дисциплинируют.

Этой весной сервис обошел по популярности Skype. Zoom прост в использовании, синхронизируется с календарем.

• Telegram — общаемся.

Как говорится, одними планерками жив не будешь. Работа требует постоянной коммуникации. Да и в плане поддержания корпоративного духа играет в плюс.

В Telegram легко настроить групповые чаты по проектам/командам, создать нерабочие «болталки». Есть десктопная версия, что значительно упрощает обмен сообщениями.

• Trello — управляем проектами.

Кто за что отвечает, на каком этапе тот или иной проект, что нужно еще сделать, когда сроки начнут «подгорать». Эффективная работа — это когда наглядно видно, что сейчас происходит в компании.

Сервис Trello достаточно простой и интуитивно понятный. Построен по методу канбан-досок: есть карточки с задачами, подзадачами, их можно перетаскивать, отмечать уровень готовности.

• Google Документы — работаем с документами.

Самый простой и удобный, на мой взгляд, вариант совместной работы с документами. Открывается с любого устройства, редактируется здесь и сейчас.

• Google Диск — обмениваемся файлами.

Облачное хранилище, которое позволяет обмениваться файлами любого объема. Если работа требует определенного качества фото/видео, то вариант пересылать через мессенджеры — не самый лучший. Например, Viber или ВК сжимают файлы ради скорости отправки, жертвуя качеством контента.

• TeamViewer — настраиваем софт.

Незаменимая программа для удалённой техподдержки. Устанавливается на машины сотрудников, чтобы «специально обученный человек» мог установить/обновить необходимое для работы ПО. Пожалуй, проверенная годами прога, альтернатив которой можно даже не искать.

• Битрикс24 — работаем с клиентами.

Не упустить ни одного заказа, напомнить о выставлении счетов. При работе компании в онлайн-формате CRM-система — обязательная часть программного обеспечения.

Битрикс24 ведет учет клиентов, автоматизирует сделки, интегрируется с различными системами, в том числе и 1С.

• Инфо-Предприятие — ведем бухгалтерию.

Деньги любят счет, финансовые структуры — всякого рода отчет. Даже для онлайн-компаний эти два пункта никто не отменяет.

Инфо-предприятие работает с любым типом налогообложения, позволяет в автоматическом режиме сформировать достаточно большое число отчетных документов, обновляется в онлайн-режиме.

• CrocoTime — контролируем штат.

Так или иначе, но контроль должен быть. Конечно, календари и планировщики стимулируют работать, но отслеживать вклад каждого сотрудника в общее дело нужно. От этого зависит мотивация, а может быть, и зарплата.

CrocoTime — система учета рабочего времени. Умная программа с обширными настройками — нужно просто выбрать, что актуально для конкретной компании в зависимости от целей. Нравится, что не шпионит. Все по-честному. Посмотреть результаты может не только руководитель, но и сам сотрудник. А это, как правило, становится дополнительным стимулом в работе.

Конечно, перечисленные программы не единственные каждая в своем направлении. Можно подобрать альтернативы. Но главное — не упустить каждый шаг. Обратить внимание на планирование и контроль, организовать общение и стабильную работу софта, не забыть про клиентов и бухгалтерию.