Ответ эксперта: где вести управленческий учет бизнесу

От малого к большому.

Excel для учета простых бизнес-процессов.

Этот вариант подходит для небольших компаний, где данных немного, а схема бизнес-процессов достаточно простая. Применяя математические, статистические, финансовые формулы, достаточно просто организовать управленческий учет в табличном виде практически без затрат.

Тем, кого такая форма устроит, советую:

1. не сваливайте все в одну кучу.Смешать данные из разных отчетов и таблиц — верный путь потерять информацию. Каждую таблицу лучше размещать на отдельном листе.
2. шагайте от общего к частному.Сводную информацию помещайте на первый лист таблицы, детали — на следующие. Так данные будут более наглядными, и анализировать их проще.
   
3. не вбивайте данные вручную. Это как изобретать велосипед. В Excel есть функция автозаполнения — используйте возможности программы по максимуму.
   
4. не забывайте про дополнительные возможности.К удивлению многих, в Excel есть дополнительные аналитические функции. Они помогут повысить качество анализа, а значит, и скорость реакции на внешние или внутренние изменения.
   
5. делайте корректировки отдельно.Не заменяйте сами исходные данные. Лучше заведите специальные листы корректировок. Так будет видна динамика изменений.
   
6. всегда ставьте защиту на готовые документы.В готовом отчете ставьте защиту от изменений. Для правок есть листы корректировок.
   

Excel + сервисы учета рабочего времени

Эта схема начинает работать тогда, когда таблиц становится все больше, рук перестает хватать. Самый простой вариант разгрузить ответственных за документирование и анализ сотрудников — добавить к существующей табличной схеме элемент автоматизации учета рабочего времени персонала.

Примеры такого ПО:

TimeControl — предназначена для организации надежного контроля прихода/ухода сотрудников на рабочее место. При этом есть стандартные и специализированные функции сетевого контроля. Программа регистрирует все нажатия клавиш, делает скриншоты. На основе данных формируются расчет зарплаты, табели и отчеты.

CrocoTime — программа также контролирует приход/уход сотрудников, опоздания и прогулы, фиксирует время за компьютером и вне его за счет интеграции с IP-телефонией, кадровыми и бухгалтерскими системами. Отчеты и табели формирует. Но более лояльна — тотальную слежку не устраивает.

Управленческий учет online

Это следующий шаг в росте компании, когда справляться с таблицами становится совсем сложно. Это сервисы, которые работают на удаленных серверах и не нагружают IT-инфраструктуру компании, но дают информацию по финансовому состоянию компании. Обычно синхронизируются с различными банками, что позволяет отслеживать ситуацию в режиме реального времени.

Примеры таких сервисов:

1. «Управленка» — сервис, который основывается, в первую очередь, на бухгалтерском учете. Синхронизируется с достаточно большим количеством банков, есть возможность загружать информацию из «1С БУхгалтерии».
2. «ПланФакт» — опять же «финансово» заточенный сервис, который помогает учитывать все виды денежных потоков, проводить анализ в разрезе каждого клиента и сегментов бизнеса.

Для управленческого учета финансовая деятельность компании — важный критерий, но эти облачные решения упускают из вида деятельность персонала, а от его эффективности часто зависит многое.

Поэтому и тут стоит остаться в дружеских отношениях с программами учета рабочего времени.

Программы на базе 1С

1С по своей структуре состоит из «оболочки» и «базы данных». Оболочка — это то, что позволяет управлять информацией, база данных — хранит нужную информацию.

Оболочка зависит от целей учета. Поэтому есть разные конфигурации 1С:

1. 1С: ЗУП («Зарплата и управление персоналом»). Из названия понятно, что здесь заложен модули для бухучета и управления кадровым составом — есть возможность хранить информацию о сотрудниках, вакансиях, анализировать эффективность обучения и т.д.
2. 1С: УНФ («Управление нашей фирмой») позволяет совмещать управленческий налоговый учеты для ИП. Отчет в налоговую может сдать сама без знания бухгалтерии. Есть модули для расчета заработной платы и управления кадрами. Но бухгалтерский учет отсутствует.
3. 1С: УТ («Управление торговлей») — как следует из названия, эта конфигурация подходит для управленческого учета внутри торговых предприятий. Под контролем и первичные документы, и товарооборот, и финансовые потоки. 1С: КА («Комплексная автоматизация») — на то и комплексная, что объединяет практически все виды учета — налоговый, бухгалтерский и управленческий. Не только для одного предприятия, но и для нескольких.

В линейке 1С можно найти подходящее решение для среднего и крупного бизнеса. Ориентироваться нужно на потребности компании. Кроме финансовых затрат на покупку софта, нужна еще постоянная техническая поддержка.

ERP-системы для комплексной автоматизации

Это практически вершина управленческого софта. К ним приходят крупные компании, когда информации много, она разрозненная.

ERP-системы позволяют собрать воедино и автоматизировать управление всеми ресурсами предприятия — финансами, всеми операциями (от внутренних производственных до коммуникаций с клиентами и рекламных компаний), персоналом, аналитикой.

Примеры такого ПО:

SAP — один из лидеров среди подобного рода систем. Отличается большим охватом направлений деятельности компании. Модули можно использовать в различном сочетании, выбирая оптимально необходимый вариант.

1С: ERP Управление предприятием — универсальное решение, которое также можно оптимизировать под потребности конкретного бизнеса.

Что в итоге?

1. Управленческий учет — залог успешного бизнеса.
2. Как и где вести его — зависит от объемов и направления деятельности компании.
3. Вариантов много.
4. Набор инструментов должен меняться с ростом предприятия.

Главное — они должны максимально помогать держать руку на пульсе меняющихся бизнес-тенденций.