Главное Свежее Вакансии   Проекты
Выбор редакции:
159 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Я не верю сотрудникам! Как понять, что на удаленке люди реально работают?

2020-ый преподнес большие потрясения малому бизнесу. Моё дело и без того было в онлайне. Казалось бы, что изменит удаленка в работе интернет-магазина? Но когда настал момент отпустить команду на самоизоляцию, лично мне показалось, что это – крах.

Все мысли про то, как удержаться на плаву, как не потерять своих сотрудников... Я боролся с охватившей меня истерикой и сейчас, подводя итоги года, понимаю, что победил. Рассказываю историю в деталях.

И мир сошел с ума


И я тоже! В один «прекрасный» момент отлаженный процесс работы подорвал всероссийский карантин. Отпустить свой небольшой и слаженный коллектив из офиса по домам, казалось, равно потерять все, что наработано. Я боялся и в каждом сотруднике начал видеть угрозу своему делу. Перестал верить своим людям. Анализируя свое состояние тогда, понимаю, что причин было несколько:

  1. Привычка общаться лично. Все было завязано на личном присутствии. Всегда можно было зайти в кабинеты, посмотреть, что делают менеджеры, увидеть, как курьеры забирают собранные заказы и отправляются по адресам. А как быть, если все работают из дома?
  2. Боязнь потерять управление. Быстро собраться на летучку, поставить задачи на день/неделю/месяц, рассказать, к чему идем в общем и какие планы по развитию. Я достаточно общительный директор, потому что когда-то начинал дело с нуля, открывал свой интернет-магазин практически в одиночку. Это моё детище. И команду собирал таких же увлеченных. А как это сделать, если встретиться очно нельзя?
  3. Сомнения в окупаемости новых решений. Понятно, что надо было что-то решать и менять, но если я вложу силы и средства, а на выхлопе получится «пшик»?
  4. Страх потерять контроль над ситуацией. На работе — работают. А что делают дома? Вдруг не смогут собраться? Или отвлекутся и просрочат обработку заказа? Я создавал определенный имидж своего онлайн-магазина, делал ставку на быстрое и вежливое обслуживание. А тут все могло сойти на нет.

Не я один


Покопавшись в Сети в поисках решения и какой-то моральной поддержки, я, во-первых, понял, что не одинок, и подобные сомнения испытывают многие руководители малого бизнеса. Чуть позже, когда новый формат работы попробовали многие, выяснилось, что опасения небепочвенны: о снижении эффективности работы говорили 82% предпринимателей и 41% сотрудников на удалёнке.

Среди основных своих страхов в зависимости от сферы деятельности называли:

  1. неготовность менять систему управления персоналом с полной автоматизацией работы;
  2. неокупаемость дополнительных логистических решений;
  3. сложное управление и контроль за удаленными сотрудниками;
  4. боязнь утечки корпоративной информации.

В общем, у всех примерно одинаковые страхи.

От неизвестности к порядку


Условно работу интернет-магазина можно разделить на две части: менеджерскую и курьерскую. И там, и там предстояло наладить дистанционный формат взаимодействия. Найти решения, которые будут оптимальными по цене—качеству. Позволить себе излишние траты без должного результата я не мог.

Менеджеры.


В части «статичных» сотрудников, которые раньше сидели в офисе, хотелось быть уверенным, что скорость отклика на заказы не изменится, что все будут в рабочее время заниматься именно работой, несмотря на то, что трудятся из дома.

Сначала пошел по пути наименьшей затратности. В общем доступе были регламенты, где ребята отмечали свои рабочие часы. Но паранойя не отпускала. Я устраивал совещания в онлайне, позволял себе делать это практически в любой момент рабочего дня, давая до получаса на подготовку; мог позвонить с контрольными вопросами. Но будем честны, это откровенно плохие варианты. Сотрудники, с которыми мы «жили душа в душу», становились нервными, чувствуя мое недоверие.

Тогда пришло осознание, что нужен инструмент, который не будет напрягать команду, не будет отвлекать, как это делал я, но при этом будет точно и непредвзято показывать итоги работы. Здесь мой выбор пал на CrocoTime. Одним из ключевых моментов было то, что программу разработали российские ребята — для меня это гарантия техподдержки, отсутствие языкового барьера с разработчиками. Что делает сама программа:

  1. работает незаметно на ноутбуках сотрудников, при этом можно отключить ее, если необходимо. Многие ребята решили из дома работать на собственных ноутах, поэтому такая возможность оказалась очень удобной — эдакое разделение рабочего и личного использования гаджета;
  2. работает незаметно на ноутбуках сотрудников, при этом можно отключить ее, если необходимо. Многие ребята решили из дома работать на собственных ноутах, поэтому такая возможность оказалась очень удобной — эдакое разделение рабочего и личного использования гаджета;
  3. показывает, какие приложения и сайты открывал сотрудник в рабочие часы. Работал или сериалы смотрел?
  4. готовит отчеты. О, это бальзам на мою душу и успокоение разыгравшейся паранойе. Готовые и наглядные отчеты, которые я сделал доступными и самим сотрудникам, чтобы они могли видеть свою продуктивность;
  5. учитывает не только работу за ноутбуком, но и созвоны с заказчиками. Для менеджеров по работе с клиентами — очень полезная фишка;
  6. делает фотографию рабочего дня сотрудника. Такой таймлайн с активностью. На основе этого, кстати, получилось перераспределить между менеджерами рабочие часы. Сайт работает в круглосуточном режиме, в домашних условиях у многих бывали часы, когда ну совсем не до работы — у кого-то дети приходили из школы, у кого-то были другие отвлекающие факторы, которые ну никак нельзя было проигнорировать. Мы нашли наиболее удобный для всех график, который позволил не оставлять сайт без присмотра;
  7. отслеживает действия без шпионажа. Конечно, быть под присмотром системы мало приятный факт для коллектива, но эта программа не делает скринов, не записывает видео с камеры, не перехватывает почту

Я и без того почти разрушил доверительные отношения с командой, так что последние два пункта были очень важны.

Курьеры


Здесь сразу стало понятно, что надо доводить работу ребят из службы доставки до автоматизма, но без фанатизма. Чтобы было удобно для них и полезно общему делу.

Опять же в целях экономии искал вариант с пробным периодом, хотелось, чтобы программа была тоже нашего, отечественного «производства».

Сначала остановился на сервисе b2field. Привлекло наличие тест-драйва программы. Суть проста: на смартфоны курьеров установили мобильное приложение, все взаимодействия — через него. Что делает приложение:

  1. организует задания. В начале дня каждый курьер видит список заданий с подробностями и документами по доставке. Если есть вопросы, их можно задать там же, в чате;
  2. показывает, где находится доставщик. Это к вопросу контроля;
  3. делает отчеты. Сколько доставок выполнено, сколько километров пройдено, как оценили работу клиенты. Еще одной головной болью меньше.

А что потом?


А потом всем разрешили потихоньку возвращаться в офисы. Но, скажу я вам, далеко не все мои сотрудники захотели обратно. У кого-то были свои семейные причины посидеть дома еще. И такое решение я поддержал, потому что работу на удаленке наладил. Для тех, кому комфортнее в офисе, по-прежнему есть офис. Да и для имиджа интернет-магазина физическая точка — большой плюс, вызывает больше доверия.

А еще я понял: встав на путь автоматизации однажды, хочется совершенствовать процессы внутри компании и дальше. Для курьеров сейчас присматриваю программу с более широким функционалом, с перспективой все «причесать» под одно — и логистику, и бухгалтерию. Пока взгляд упал на «Курьерскую службу 2008». Если кто-то имеет опыт использования этой системы, буду благодарен за мнения. А может, еще кто чего посоветует?

Но в любом случае, когда подступает легкая (а то и не очень легкая) паника, берите себя в руки и действуйте! Решение можно найти всегда.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.