Начинай сначала: как наладить работу с сотрудниками на удаленке

Удалёнка «живет» параллельно с пандемией. В «первую волну» почти половина всех трудяг России училась работать из дома, чуть позже три четверти удалёнщиков успели вернуться в офисы, но быстро стало понятно, что удалёнка обретает второе дыхание. Крупные компании уже решились перейти на дистанционный режим работы или официально его продлили:

1. Qiwi plc продляет удалёнку вплоть до Нового года;
2. Сбер отправляет на удалёнку минимум 50% штата;
   
3. в Роснефти на удалёнке трудится 84% персонала, и выход в офисы пока не планируется;
   
4. HeadHunter сохранит удалёнку до 1 января 2021 года.
   

Главное — это люди

Конечно, ни одна компания и ни один руководитель не хотят терять ни в эффективности, ни в прибыли. Но при переходе целого штата или его части на домашний офис важно понимать: главное — это люди. В условиях нестабильности, когда пандемия то и дело расшатывает и бизнес, и настроения, сохранить позитивный настрой непросто. Но от этого зависит многое.

Поэтому настаиваю: организовывая удалёнку, отталкиваться нужно от сотрудников. Здесь прямая взаимосвязь: счастливый сотрудник = заинтересованный сотрудник = максимальная отдача = высокие результаты = успешная компания.

Если цель — успешная компания, позаботьтесь о своих сотрудниках.

Один дома...

В условиях удалёнки самой главной проблемой сотрудники называют отсутствие привычного общения. Даже в условиях офиса корпоративный отдых в этом году, похоже, не светит. Но с этой позиции команда на удалёнке остается даже в выигрыше. Удивительно, но это так. Организовать корпоративный движ и морально поддержать коллектив можно с минимальными затратами.

З — забота

Главное — дать почувствовать команде, что их не бросили на произвол судьбы, что каждый — важен. Проявить заботу о коллективе нетрудно. Нужно лишь затратить время:

1. Помогите создать комфортное рабочее место. Поинтересуйтесь, все ли есть у каждого сотрудника для работы. Может, у человека нет лишнего стола или ему приходится работать на табуретке... Обеспечьте всем необходимым — привезите кресло прямо из офиса, отдайте привычную мышку и гарнитуру. В пустующем кабинете все это без надобности. Зато сотрудник почувствует заботу и поддержку даже в мелочах.
2. Интересуйтесь состоянием и проблемами сотрудников. Создайте небольшие анкеты, которые будете периодически рассылать удалёнщикам: в одной соберите вопросы, касающиеся непосредственно рабочих моментов, в другой спрашивайте про моральное состояние. Так вы сможете заранее предупредить возникновение и критичных моментов в выполнении непосредственно задач, и выгорание.
   
3. Советуйтесь с сотрудниками. Зачастую, когда возникает какая-то проблема, люди сами на автомате ищут пути ее решения. Когда человек погружен в удалёнку, он сможет с большой долей вероятности и исходя из собственного опыта и положения, предложить способы, инструменты и конкретные шаги по оптимизации и упрощению работы из дома. А понимание того, что мнение слышат и учитывают, сыграет только в плюс.
   

Если хотите, чтобы каждый удалёнщик в вашей команде работал «с огоньком», заботьтесь о сотрудниках.

Онлайн-тимбилдинг

Сейчас вся жизнь в онлайне. Так чем же виртуальный тимбилдинг хуже?

1. Познакомьтесь со своими сотрудниками. Если не сделали этого раньше, то сейчас — точно пора. Создайте небольшую анкету для удалёнщиков, включите вопросы про увлечения. Одним словом, выясните, что будет интересно команде, чтобы наметить план мероприятий.
2. Создайте чаты по интересам. Это самый простой способ наладить не только рабочие коммуникации, но и простое межличностное общение. Пусть это будут чат с новостями, «болталка», где можно кинуть смешной мемасик и дружно его обсудить, чат для геймеров (если таковые в компании имеются) и т.д. Сделайте список площадок для общения, чтобы каждый знал, где можно отдохнуть и обсудить с коллегами не только работу.
3. Делитесь полезными ссылками. Подбирайте списки по актуальным темам: какие фильмы и где можно посмотреть, на каких сайтах пройти бесплатные курсы, в каких магазинах идут распродажи, где можно заказать доставку вкусной еды или продуктов прямо на дом. Сотрудник получает полезную информацию, чувствует, что его жизнь пытаются сделать легче, а заодно экономит время на самостоятельный поиск;
   
4. Корпоративы — в онлайн! Нет ничего лучше командных развлечений и совместного отдыха для образования команды и поддержания «боевого» духа. Вспомните, как объединяли класс в школе выездные экскурсии. Что можно сделать в удаленном формате:

— простые конкурсы. Запустите челлендж, актуальный для всех, конкурс мемов или фотографий «Моя жизнь на удаленке». Поверьте, от недостатка развлечений люди будут творчески подходить к вопросу. Главное, чтобы условия конкурса были не слишком замороченными;

— соревнования. Если среди коллег найдется, например, компания геймеров устройте «битву». Человек развлекается — в команду вовлекается. Или соберите команду и отправляйтесь на внешние соревнования защищать честь компании;

— совместное обучение. Удалёнка — не повод останавливаться в развитии. Подыщите курсы, вебинары, которые будут интересны, например, какому-то отделу. Если финансы ограничены, сконцентрируйтесь на бесплатных или выберите лектором кого-то из опытных сотрудников;

— встречи с интересными людьми. Один из самых простых форматов, который может решить множество личных вопросов сотрудников. Пригласите психолога — пусть расскажет, как пережить удалёнку; организатора пространства — модная тема, которая в режиме домашнего офиса становится еще и особенно актуальной, пусть расскажет, как «впихнуть непихуемое» и избавиться от лишнего, поддерживать порядок, когда постоянно находишься дома; фитнес-тренера, который будет вести, например, зарядки; повара — чтобы готовить быстро и в удовольствие. Как вы поняли, вариантов масса.

Если хотите, чтобы команда была заинтересованной, не дайте погрязнуть удалёнщикам в «бытовухе» — уделяйте время командообразованию.

Как найти на всё это время?

Здесь всё просто: если процесс работы на удалёнке налажен, то и время на корпоративные развлечения найдется. Здесь нужно уделить внимание «трем китам»: четкой постановке задач, распределению времени и контролю.

Для этого есть масса инструментов и ресурсов. Используйте те, что дадут максимальную отдачу именно в вашей компании:

1. онлайн-календари. Помогают спланировать время, увидеть свободные «окошки» у специалистов, контролировать нагрузку. Самый простой и доступный вариант — Google-календарь;
2. тайм-трекеры. Хороший способ отслеживать время каждого сотрудника. Для самих удаленщиков — вариант самоконтроля. Для примера: OfficeTime, Timely, Toggle;
3. программы управления проектами. Это, как правило, уже ПО с широким функционалом — здесь можно ставить крупные задачи, делить их на подзадачи, назначать ответственных и т.д. Советую присмотреться к Basecamp, Trello, Asana;
4. программы учета и контроля рабочего времени. Удобны со всех сторон: для руководителя собирают данные для формирования зарплаты и финансовой отчетности, для удаленщиков — показывают, что, когда делал, что отвлекало, в какое время наиболее трудоспособен. Вариантов таких программ много: Kickidler, StaffCop, TimeDoctor. Здесь уделите внимание функционалу: многие из них оснащены функциями «шпионов» — могут делать скриншоты экранов, записи видеозвонков и т.д. Этот момент затрагиваю специально, поскольку, на мой взгляд, такое недоверчивое отношение к коллективу на удалёнке может по-настоящему демотивировать. Насколько знаю, шпионский функционал полностью отсутствует в программе CrocoTime. Посмотрите, проверьте.
   

Чем четче выстроен рабочий процесс, тем спокойнее и удаленщику, и руководителю.

Цена вопроса

В большинстве случаев организовать удалёнку можно без вложений, либо с минимальными затратами. Судите сами:

1. организация рабочего пространства удалёнщика — бесплатно, если отдать мебель и «железо» из офиса;
2. создание анкет — бесплатно или за символические деньги на специальных ресурсах;
3. корпоративные чаты — бесплатно в популярных мессенджерах;
4. онлайн-встречи со специалистами — бесплатно по договоренности, есть вариант по бартерной рекламе в соцсетях компании, площадка — бесплатно или за небольшие деньги.

В большинстве случаев основной ресурс, который нужен, чтобы наладить работу с сотрудниками на удалёнке — это время, а не финансы.

Главное — будьте ближе к народу! Когда штормит со всех сторон, людям важно понимать, что происходит сейчас, и какие есть перспективы. Не оставляйте коллектив в информационном вакууме, не давайте поводов домысливать, а то и вовсе строить свои теории о будущем компании. Есть проблемы — говорите открыто, обсуждайте, ищите пути решения вместе с командой. Соучастие творит чудеса. Даже на удаленке.