Организация управления сетью пекарен для снижение количества списаний с 7% до 4% : кейс Smart Retail
К нам обратился собственник сети пекарен со следующей ситуацией — у него не было понимания что делают управляющие в течение рабочего дня, насколько они загружены и какой результат их работы. А так как все пекарни в разных регионах, то контролировать их можно только по телефону или с помощью чата в одном из мессенджеров, что очень неудобно.
Физический способ проверить выполнение должностных инструкций который они использовали — это периодический аудит торговых точек. И он показывал, что количество нарушений довольно высокое, а значит управляющие забывают или игнорируют часть задач.
Это приводило к большому количеству списаний продуктов и постоянному пересорту в товарном запасе. Все торговые точки выбивались из целевых экономических нормативов, что отрицательно влияло на маржинальность бизнеса.
Данная ситуация требовала нестандартного решения так как управляющие постоянно передвигались между торговыми точками — у каждого было по 4 в подчинении и задачи делились на «до обеда» и «после обеда».
Мы предложили собрать список ежедневных задач для управляющих и обеспечить контроль их работы через наш сервис. Каждая задача могла быть поставлена в одно касание, чтобы управляющие не тратили много времени на их постановку и описание.
Далее мы совместно определили какой отчет для каждой задачи необходимо предоставлять по ее завершению.
Какой функционал включает в себя система:
- Постановка ежедневных задач.
- Постановка внеплановых задач с комментариями.
- Фотоотчеты.
- Статистика работы по всем задачам и сотрудникам.
- Возможность возвращать в работу задачи при отклонениях.
- Возможность постановки задач удаленно для директора.
Как это работает:
Управляющие через мобильные телефоны ставят задачи простым нажатием на экран, фиксируют время выполнения, точку где работали и прикладывают фотоотчеты. Все выполненные задачи автоматически попадают на проверку контролеру, который принимает задачи если они выполнены корректно или же возвращает их в работу (с комментариями), если они сделаны с недочетами. Срок исполнения проекта составил 15 дней. За это время наша команда автоматизировала работу 5 управляющих в 20 пекарнях. Раньше собственник видел отклонения в работе торговых точек раз в четыре дня после аудиторской проверки, сейчас появилась возможность видеть результаты работы дистанционно в режиме реального времени с телефона, планшета или компьютера. Количество списаний снизилось с 7% до 4%. Мы продолжаем развивать нашу систему на бизнесе текущего клиента и в наших планах развернуть систему на сети бургерных и добавить еще 30 сотрудников включая департаменты сервисной службы, бухгалтерии, пекарей с новыми должностными инструкциями.
Первое время было непривычно, но потом сразу стало понятно что работа в приложении намного удобнее кучи созвонов и переписок в разных мессенджерах. Теперь не нужно все держать в голове, система сама подскажет что и как сделать.
Теперь мне не нужно постоянно всех напрягать звонками и отрывать от работы, я просто периодически захожу в систему и проверяю выборочно работу подчиненных. В системе все упорядочено и интуитивно понятно. Самое главное для меня что все выполняют работу вовремя и я точно знаю кто и где допустил ошибку, если возник спорный вопрос.
Стало намного удобнее, раньше я должна была постоянно ездить между точками и это занимало много времени, в день я могла проверить только 4. С помощью нового сервиса я контролирую работу всех точек не отходя от компьютера и проверяю качественное выполнение задач, в случае отклонений возвращаю в работу. Очень удобно.