Работать нельзя оптимизировать

Как понять, нужна ли оптимизация вашему бизнесу или правильнее не трогать то, что и так работает?

Согласно словарю русского языка — слово «оптимальный» означает «наиболее приемлемый», «самый благоприятный». Значит, действие, которое приводит бизнес к тому, чтобы он был наиболее приемлемым, самым благоприятным — это и есть оптимизация.

Но для кого бизнес должен стать благоприятным? Очень часто я встречаю собственников бизнеса, которые имеют «как с картинки» бизнес, который благоприятен для всех вокруг, но не благоприятен для них самих, особенно, если они выступают в роли руководителей. Поэтому, если мы возьмем такой субъект бизнеса, как его собственник, то для него важно приведение бизнеса в такой вид, который самым благоприятным является для него самого. То есть — когда стресса мало, работа приятная, она отвечает внутреннему состоянию собственника. При этом, в качестве обмена за то, что он создал эту компанию и несет свои функции владельца, он получает материальное удовлетворение и общественное признание. Таким образом, если ваш бизнес вам в каких-то моментах кажется не оптимальным, не наиболее благоприятным (если вы слишком много должны работать или недостаточно зарабатываете, или испытываете большой стресс в ходе работы), то, наверное, есть смысл его оптимизировать.

Вместе с тем истину «если что-то работает — лучше это не трогать» я бы не стал опровергать и не планирую в рамках этой статьи. Здесь разумно выделить две категории.

Первая: бизнес работает, потому что он основан на фундаментальных данных. Вторая: если чистый приведенный доход на одного человека в организации составляет меньше сорока тысяч, то он точно должен быть оптимизирован. Я имею в виду чистый приведенный доход организации, поделенный вообще на всех сотрудников (это и директор, и уборщица). Сумма может быть больше в «х» раз. Но, к сожалению, в России считается (не с точки зрения экономической школы, а с точки зрения повседневной жизни), что-то, где меньше — тоже называют бизнесом или стартапом, это все еще существует.

Из-за того, что у нас, в целом, очень низкие накладные расходы и низкие налоги по сравнению с развитыми странами, возникает иллюзия, что это можно назвать бизнесом. Поэтому, если говорить строго техническим языком — бизнес создается ради денег и, если у вас много ручного труда с низкой эффективностью, а именно, чистый приведенный доход на душу в компании ниже сорока тысяч рублей — есть смысл его оптимизировать. Возможно, что сейчас, с учетом снижающейся ценности нашей любимой или нелюбимой, но национальной валюты, может быть эта цифра уже и меняется.

Если говорить не техническим языком, то оптимизация бизнеса нужна тогда, когда он не оптимален. Что значит не оптимален? Это значит, что он не идет наилучшим образом. На что-то тратится больше ресурсов (деньги, материальные ресурсы, человеческие ресурсы и связанное с этим всем время), чем следовало бы. То есть, потраченные ресурсы не стоят того результата, который получается.

Чем бы вы не занимались, вы обнаружите, что научно-технический прогресс в этой области, а также, уровень информированности (население той страны, в которой вы живете; на том языке, на котором вы общаетесь) — он, во-первых, большой и увеличивающийся, а во-вторых ускоряющийся.

О чем нам это говорит? Меняется рынок потребления и сами люди. У моей бабушки смартфон, она, вполне себе, умеет звонить по скайпу, вайберу, ватсапу. Она играет в интернете в «Преферанс». Если говорить про фундаментальные данные, то она не перестала при этом собирать гостей, чтобы поиграть в «Преферанс» за накрытым столом. Но если говорить про то, перестал ли главпочтамт зарабатывать на ее телеграммах — то да, перестал. Она не перестала отправлять сообщения, но она больше не идет и не передает их через какую-то девушку, не платит за каждый символ, то есть, даже смс уже никто не пишет. Поэтому отрицать научно-технический прогресс и изменение рынка глупо.

Пока работает — не надо трогать, но надо предугадывать, быть на шаг впереди рынка и желательно предоставлять рынку какие-то новшества. А рынок — это слой населения, являющийся потребителем чего-то, поэтому речь идет не только о ваших товарах и услугах, предоставляемых вашим покупателям, клиентам.

Поэтому, работает — не трогай, но дар предсказания должен быть у любого руководителя, тем более у владельца бизнеса.

Когда вы создавали бизнес, вряд ли, вы создавали его как-то так: «Ну раз все занимаются озеленением города, то и я тоже стану 184 подрядчиком». Вы, наверно, видели в чем преимущество. Данный подход надо использовать и в этом вопросе.

В чем заключается оптимизация? Сколько по времени занимает этот процесс?

У разных людей и компаний понятие оптимизация может быть плавающим. Вот например, у меня товарищ в своем офисе вместо кулера поставил хороший и дорогой фильтр очистки воды. И они теперь имеют, условно, нескончаемый запас воды для офисных сотрудников. И издержки на эту воду меньше, чем при покупке 19-литровых бутылей. Вот такая оптимизация заняла у него примерно 4 часа.

А вот, например, разработка или реструктуризация бизнеса в соответствии с разработанной идеальной моделью организационной структуры и пересмотр системы финансового учета и планирования, повышения общего уровня компетенции и эрудиции штатного персонала — это какая-то другая задача.

Поэтому, оптимизация заключается в том, чтобы эффективные решения внедрялись — в идеале, это бесконечный процесс. Потому что, если структура организации построена верно, то в ней должен быть такой человек, который получает свою заработную плату конкретно за то, чтобы заниматься постоянной оптимизацией.

В Советском Союзе, кстати, не смотря на тоталитарную систему, в том числе экономическую, приветствовалосьрационализаторство. Тех, кто предлагал инициативу по оптимизации каких-либо процессов, тех, чьи инициативы принимались — награждали орденами трудовой заслуги.

Лично я верою в философию кайдзен. Философия: «kai» — это движение, это путь, а «zen» — это что-то хорошее. То есть «kaizen» — это движение к лучшему, философия постоянных, непрекращающихся улучшений «по чуть-чуть». И, если кто-то дочитал до этого места, рекомендую посмотреть фильм «Мечты Дзиро о суши». Сам Дзиро — это повар с тремя Мишленовскими звездами и то, что вы увидите в этом фильме, я не буду рассказывать. У него был поставщик тунца для суши, и мне запомнились слова этого поставщика. Он сказал то, что, если привезут на базар 200 тунцов, то самый вкусный из них только один. И он сорок лет подряд, каждый день покупает тунца, но он не делает одно и то же каждый день. Он каждый день делает это чуть-чуть лучше, чем вчера. И в бизнесе, собственно говоря, так же. Если у владельца бизнеса или у специальной структуры, которая отвечает за развитие этого бизнеса вдруг настанет вот этот момент, как у Фауста Гёте «Остановись мгновенье, ты прекрасно!», и у них не будет никаких идей по дальнейшей оптимизации бизнеса, скорее всего они, наверно, уже сошли с ума, и пора их отправить на пенсию и кого-то на их место поставить.

Это процесс бесконечный, но при этом он еще может быть эффективным и неэффективным. Это более правильный вопрос. Эффективная оптимизация — это такая оптимизация, которая высвобождает намного больше ресурсов, чем сам процесс оптимизации потребляет. Это ключевая фраза.

Разумеется, все выше изложенное — это только малая часть большой темы. Кому интересно продолжение и ответы на вопросы: Какие методики оптимизации существуют? Какими путями идет этот процесс? Какие основные ошибки допускаются во время оптимизации и почему? — пишите в комментариях и я с радостью продолжу ;-)