редакции
Как проводить онбординг удалённых сотрудников? МИФическая программа адаптации
Онбординг (программа адаптации) — это процесс знакомства нового сотрудника с компанией, ее политикой и целями.
По данным Glassdoor успешная адаптация повышает показатель удержания сотрудников на 82%, и эффективности — на 70%. Исследование доктора Тайлы Бауэр, которое проводилось в 2019-2020 годах совместно с Орегонским университетом, тоже подтвердило важность этого процесса. Из 1000 опрошенных сотрудников 69% заявило о том, что комплексная программа онбординга удержала их в компании минимум на 3 года.
Если онбординг проведен успешно, то новый сотрудник быстро вливается в работу и приносит пользу компании. В случае неудачи появляется вероятность того, что сотрудник поменяет место работы в течение полугода со дня найма. А этого нам не надо!
Удалёнка, сэр
Увы, переход на удалёнку не освобождает специалистов HR от того, что новичкам нужно устроить теплый прием и помочь вникнуть в работу.
Если вы не станете помогать, направлять, мотивировать и развивать, вместо эффективного сотрудника вы получите статью в расходах, не более.
Адаптация, напротив, поможет добиться ряда задач:
- сократить текучесть кадров;
- избежать ошибок со стороны новичка из-за незнания специфики работы; уменьшить количество конфликтов;
- увеличить уровень вовлеченности и мотивации;
- показать значимость работников для компании.
Часто HR совершают ошибки, из-за которых у сотрудника не выходит адаптироваться в команде. Самые распространенные из них:
- Портрет сотрудника не соответствует требованиям компании (ошибки на этапе подбора);
- HR не вдохновил сотрудника корпоративной культурой;
- У новичка нет ментора/наставника;
- HR не проводит Welcome, Adaptation, Probation встречи;
- HR не получает фидбек от новичка.
Но все же сотрудники отдела по работе с персоналом не единственные, кто отвечает за эти цели. Расскажем об этом поподробнее.
Кто влияет на процесс адаптации
HR-специалист
Он проводит будущему работнику экскурсию, если говорим об удаленной работе, конечно, виртуальную. Знакомит новичка с системой лояльности, отвечает на вопросы о формате работы, заработной плате, отпуске и т.д.
Руководитель отдела
Делится с новичком ожиданиями от его работы, рассказывает о роли отдела в компании, целями на ближайшее время, предоставляет ресурсы для работы.
Бадди или наставник
Он как друг из старших классов в школе, у которого можно спросить всё, о чем стыдно спрашивать у других :D
Неформальная жизнь компании, корпоративы и другие интересные движухи, — задача бадди показать реальность фирмы за пределами цифр и глобальных целей. Дать советы и лайфхаки, которые помогут в работе.
Команда
Конечно, она тоже влияет на адаптацию. Если остальные сотрудники будут враждебно относится к новичку, ничего хорошего можно не ждать. Рабочая атмосфера должна быть экологичной и комфортной.
Чек-лист процесса адаптации на удаленной работе
А теперь перейдем к главному. К инструкции, которая поможет вам успешно провести адаптацию сотрудников в условиях работы из дома.
Шаг 1. Помощь с документацией и оформлением
Убедитесь, что у вас готовы все нужные документы, инструкции для новичков по оформлению на работу, доступно хранение документов и их шаблонов, а также открыты доступы для сотрудников ко всем нужным файлами и чатам.
Это сэкономит время и вам, и новичку.
Шаг 2. Подготовка к первому рабочему дню
Пригласите сотрудника во все чаты и группы компании, где общаются коллеги. Мы рекомендуем сделать пост-приветствие новичка и попросить рассказать его о себе. Это поможет быстрее влиться в компанию. Если необходимо особое оборудование, можно отправить его курьером или встретиться вместе с новичком, например, в кафе.
Шаг 3. Первая встреча
Тут мы советуем организовать видеозвонок с командой на 2-3 день работы, чтобы дать человеку освоиться, обсудить вопросы и познакомиться с обязанностями.
На этом этапе стоит представить новичку его наставника. Разумнее сднелать это даже раньше созвона с командой, чтобы человек узнал, к кому ему можно обращаться по всем вопросам.
Шаг 4. Обучение сотрудника
На этом этапе начинается обучение новичка нюансам работы товарами, проектами, услугами, продуктами или сервисами — тем, чем компания занимается на рынке.
Здесь важно составить программу с объяснениями процесса работы. Если в компании есть LMS, конечно, будет в разы легче. Надо будет завести аккаунт сотруднику и назначить ему нужные курсы.
Шаг 5. Подходим к завершению
Знакомим новичка с планом работ на испытательный срок и методы, по которым будет оцениваться его эффективность. После завершения испытательного срока стоит организовать созвон с начальством, где человек получит четкий фидбэк и в случае успеха дальнейшие задачи и условия работы.
Инструменты, которые вы можете использовать, чтобы облегчить процесс адаптации:
- Telegram, WhatsApp, Discord — для быстрой коммуникации.
- Plop и Leo в Slack, Gmail Bot, AI Partner и AngryModerBotTelegram — чат-боты, которые помогут HRам.
- Сервисы для опросов: HRM-системы, Google Forms.
- LMS-системы, которые упростят процесс образования
Оставляем ссылку на большой обзор LMS-систем, где мы разобрали их виды, поставщиков и описали кейс внедрения.
- Онлайн-игры типа «Крокодил», «Мафия» и «Alias».
- Digital-документы — адаптационный лист онлайн, подписи договоров с ЭЦП
Чек-лист для менеджеров в Google:
1. Обсудите роли и обязанности;
2. Найдите вашему Noogler’у офисного бадди;
3. Помогите вашему Noogler’у построить сеть контактов;
4. Запланируйте митинги для проверки процесса онбординга раз в месяц в течение первого полугода вашего Noogler’а;
5. Поощряйте открытость в диалоге.
МИФический опыт в адаптации
К примеру, программа издательства МИФ выглядит примерно так:
- команда адаптации нового сотрудника и роли внутри нее (обычно это руководитель, иногда — куратор, обязательно HR-менеджер, а также могут участвовать члены функциональной и продуктовой команд);
- цели нового сотрудника на испытательный срок;
- программа погружения в процессы, задачи, команду;
- план для новичка на первый рабочий день и первую рабочую неделю;
- даты наших промежуточных и итоговых встреч с новым сотрудником.
При этом является гибкой и составляется с особенностей команды и потребностей нового сотрудника.
А чтобы оценить успешность или неуспешность адаптации, издательство проводит оценку по трем уровням коммуникации:
- Уровень «Я»;
- Уровень «Мы»;
- Уровень «МИФ».
Ожидая, что:
- на уровне «Я» у нового сотрудника формируется четкое понимание и принятие своей роли в компании, он успешно проходит вводное обучение, то есть вникает в процессы и цели, и чувствует, что ему нравится работать у нас. И ему комфортно работать в удаленном формате;
- на уровне «Мы» новый сотрудник удовлетворен коллективом и руководителем;
- на уровне МИФа он разделяет цели компании и нашу корпоративную культуру.
Вот так :)
Есть тут смелые? Расскажите в комментариях забавную ситуацию, которая случилась с вами во время адаптации на новом рабочем месте.
P.S. Наш телеграм-канал, где можно найти полезные плюшки в сфере онлайн-образования, интервью с экспертами и многое другое.