Разгрузить 400 тонн за день: помощник для дирижёра квартета грузчиков

Заказчик: Компания в сфере грузоперевозок в том числе с поддержанием температурного режима.

Цель: Сократить время приёмки груза и минимизировать ошибки.

Задачи:

1. Провести анализ внутренних процессов
2. Начать вести время приёмки груза.
3. Создать систему по равномерному распределению нагрузки работников.
4. Создать чат-бота для автоматизации приёмки грузов.
5. Разгрузить отдел документооборота с помощью автоматической выгрузки в 1С.
6. Сделать процесс приёмки груза более открытым для грузоотправителя.

Собственник компании, занимающейся грузоперевозками по всей России, обратился к нам, чтобы автоматизировать процесс приёмки и распределить нагрузку равномерно между бригадами.

Если коротко:

У руководства не было возможности анализировать внутренние процессы, планировать загрузку по ТС, контролировать длительность рабочего дня сотрудников, равномерность нагрузки, автоматически создавать документы в учетной системе и другое.

С помощью бота мы автоматизировали процесс приёмки груза, упорядочили систему отчётов для заказчика и создали механизм учёта рабочего времени сотрудников, автоматизировали внутренний документооборот. И всё это в одном боте. Сам бизнес стал прогнозируемым, а внутренние процессы стали прозрачны и начали поддаваться анализу.

А теперь подробнее:

Принцип работы таков. В компании клиента на складе работают 6 квартетов* (бригад) специалистов. Такие группы состоят из трёх грузчиков и одного кладовщика. Поставщик товара присылает заявку и отправляет на склад машину. Команда по факту доставки на терминал проверяет вес, целостность груза, а также температурный режим, если перевозят продукты. Дирижёр* — начальник склада. Он по параметрам грузов (вид груза, требования к перевозке и другие) распределяет между бригадами приемщиков грузов приезжающие на территорию предприятия машины.

*эти термины пришли нашей команде по автоматизации сразу, как только начали работать с компанией. Нам стало ясно, начальник склада — «сверхчеловек», который словно дирижёр управляет огромным объёмом данных.

Собственник бизнеса попытался проанализировать внутренние процессы компании, но столкнулся с серьёзной проблемой: процесс приёмки и распределения, в большей степени, происходит интуитивно и не зафиксирован в каком-либо виде.

Два больших направления работы:

1. Собственник бизнеса захотел провести полный анализ процессов;
2. Автоматизировать процессы.

Проблема: За командой не был установлен дневной норматив по количеству сделанных заявок на каждую рабочую группу. Также не было контроля начала и окончания рабочего дня. Не было понимания сколько времени в среднем занимает приёмка. Из этих двух пунктов следует невозможность просчитать эффективность каждой бригады, а также планирование работы сотрудников.

Необходимо: Автоматизировать отчётность накладных в 1С, создать трекинг времени, чтобы повысить дисциплину, достичь равномерной нагрузки на команды, планировать работу и сократить время на приёмку грузов.

Важно: Систематизировать «муравейник», чтобы внутренние процессы начали поддаваться анализу и прогнозированию, избавиться от ненужных действий для повышения эффективности, а также организовать возможность проработки плана развития.

Как раньше происходил процесс:

1. Начальник склада вручную распределял заявки.
2. Кладовщик находил нужную машину в очереди и начинал проводить приёмку
3. Грузчики проверяли условия перевозки и целостность коробок. Если что-то не так — передают менеджеру.
4. Измеряют габаритные размеры груза и фиксируют данные.
5. Водителя отправляют в офис
6. Менеджер переносит данные в 1С и фиксирует время начала и окончания приёмки
7. Печатает документы, ставит печать и отдаёт водителю;
8. Грузоперевозчик уезжает.

Что нужно было исправить: начальник склада не распределяет нагрузку равномерно, а выхватывает свободную в данный момент бригаду. В среднем за день на складе обрабатывают большее 100 заявок. Кладовщик вручную заполняет бумаги, а менеджеру необходимо тратить время и переносить данные в 1С. Время приёмки увеличивается.

Объём работы заслуживает внимания: компания занимается грузоперевозками по России, а еженедельный объём авто и Ж/Д перевозок составляет более 400 тонн.

Мы нашли решение: вместе с командой разработчиков создали telegram-бота Семёныча, который призван помочь бизнесу работать системно и эффективно.

Расскажем о нём подробнее.

Сценарий работы бота адаптирован под конкретные потребности бизнеса.

Накануне начальник склада распределяет между бригадами машины, которые приедут в течение рабочего дня. В 1С предусмотрели:

1. механизм распределения грузов по определенному типу между кладовщиками,
2. закрепление бригады за одним клиентом,
3. проработали возможность корректировок: если окажется, что у одной из бригад завал, то вторая может взять часть задач на себя.

Это закрывает проблему по равномерной нагрузке среди работников:

1. Теперь они знают количество машин, необходимое разгрузить в день.
2. Начальнику нет необходимости выискивать свободные квартеты по территории.

Для полноценной работы кладовщикам выдали планшеты с установленным Тelegram. В начале дня работник идентифицирует себя в боте, а ему вылетает список заявок, распределенных на него сегодня. С этого момента начинается отсчёт рабочего времени.

После приезда машины на склад, кладовщик из списка на день выбирает нужную по номеру заявки и названию фирмы контрагента. В чате ему становится видна краткая информация о грузе.

Перед началом приёмки груза:

1. Первым делом фотографируют на планшет содержимое машины,
2. Проверяют выполнены ли условия перевозки,
3. Делают фото с термометром
4. Отправляют в чат.

Семёныч также фиксирует:

1. фактический вес,
2. объём,
3. количество мест,
4. данные водителя,
5. номер машины.

Если в процессе произошла внештатная ситуация, то кладовщик может внести комментарий для менеджера.

Если всё прошло по плану, кладовщик фотографирует загруженный в машину товар и завершает приёмку. Время также фиксируется.

В то время, пока водитель идёт в офис, менеджер открывает 1С, куда уже загрузилась предзаполненная накладная на товар. Оператору остаётся только поставить галочки в необходимых местах и проверить опечатки.

Водителя она встречает уже с полностью готовыми документами.

Стоит отметить, что систему ручного заполнения документов в 1С оставили. При сбоях работа не встанет колом — сотрудники будут работать в прежнем режиме.

Конечно, случается и «негативный сценарий» при приёмке, но это лишь несколько процентов от объёма заявок. Этот процесс находится в стадии разработки. Приоритетом работы в текущий период сделали скорость приёмки грузов.

Семёныч оказался также полезен в адаптации новых сотрудников. Бот ведёт человека строго по шагам, избегая путаницы и человеческого фактора.

При разработке стратегии автоматизации бизнес-процессов мы с собственником обсуждали мобильное приложение. Общим мнением решили, что обойдемся без него. Во-первых, мобильное приложение дороже в разработке и занимает больше времени на реализацию, во-вторых, в бота проще и быстрее вносить изменения и правки. Судя по обратной связи, Семёныч справляется со своей задачей и нашел общий язык с коллегами.

Технологии:

1. Фреймворк Laravel
2. Библиотека Telegram Bot API — PHP SDK
3. Web-сервис 1С:Предприятие

Результаты:

1. 100 часов на разработку;
2. Двусторонняя интеграция с 1С;
3. Равномерное распределение заявок между кладовщиками;
4. Увеличение скорости приёмки заказов;
5. Система оповещения клиентов (получателей грузов) о статусах обработки заявок;
6. Возможность анализировать и прогнозировать развитие бизнеса.

Бизнес-аналитик IT Grade

Дмитрий Жабыко