Как создать структуру компании, настроить права доступа и пригласить сотрудников в Битрикс24

Очевидно, что внутри компании, существует общий подход к правам доступа сотрудников, находящихся в одном отделе. Исходим из того, что каждый менеджер:

1. ведёт свою базу самостоятельно;
2. клиенты закрепляются за сотрудниками по какому-то признаку (например, по бизнес-региону).

Бизнес-регион в зависимости от того, чем занимается компания, может соответствовать району города, целой области или даже федеральному округу. Возьмём бизнес-регион, который равен области.

В нашем примере за каждым менеджером закреплена область РФ. Области входят в состав федеральных округов. Представим, у нас есть отделы продаж по каждому ФО. Таким образом, наш ОП с восьмью подотделами (по количеству ФО — Центральный, Северо-Западный, Южный, Приволжский, Уральский, Сибирский, Дальневосточный, Северо-Кавказский).

Что видит менеджер?

1. Контакты компании.
2. Свои контакты.
3. Контакты отдела.

Последнее необходимо в случае, если кто-то из коллег не может ответить своему клиенту (больничный, отпуск) и, чтобы не потерять входящее обращение, на него ответит свободный сотрудник. Информация по другим отделам, при такой настройке, недоступна. В таком случае у каждого подотдела в ОП принят общий стандарт относительно прав доступа к клиентской базе.

Как в этом случае настроить права?

Это можно сделать двумя способами:

1. создать индивидуальную роль и присваивать её каждому менеджеру
2. создать одну роль на подотдел.

Она будет распространяться на каждый из них в общем и на каждого сотрудника в частности. То есть, когда будет стоять вопрос о настройке прав, например, новому сотруднику, вам будет достаточно пригласить его в нужный отдел, а права доступа ему установятся автоматически.

Как это выглядит в дальнейшем?

Для настройки прав доступа пользователи объединены в группы, есть также те, у кого права настроены индивидуально. В соответствии с тем подходом к настройке прав видно что, у отдела по работе с розницей и у ОП установлена одинаковая роль — менеджер по продажам.

Контакты и компании доступны для просмотра и добавления, менять что-либо разрешено только в своих. Сделки по разным воронкам и лиды — только свои.

Итак, когда нам понадобится добавить нового сотрудника, действовать мы станем следующим образом.

1. Нажимаем «Пригласить», выбираем вид приглашения «С привязкой к отделу».
2. Указываем необходимые данные.

3. После того как пользователь зарегистрируется на портале, он будет закреплен в нужном отделе сразу с нужными правами. Вы избавите себя от дополнительных настроек для данного сотрудника.

Индивидуальная роль нужна в разных случаях, например, для аудитора. Некий сотрудник, который должен только просматривать информацию, не имея возможности что-либо изменить или удалить. Делаем роль для такого:

1. Выбираем новую роль.

2. Проставляем права на чтение.

3. Из выпадающего списка выбираем «Все».

Чтение будет доступно по всем сущностям, которые укажем. В примере — «Контакт» и «Компания». Все остальные действия: добавления, изменения и д.р. — недоступны.

После создания роли нужно её присвоить сотруднику:

1. Переходим к группам пользователей.
2. Нажимаем на «Добавить право доступа».
3. Выбираем пункт «Пользователи».
4. Выбираем пользователя и назначаем ему роль из списка.

Бизнес-аналитик ITGRADE ltd Дмитрий Жабыко