Как улучшить эффективность созвонов 1 на 1: экспертиза от Nerve.Ai
Обычно созвоны 1 на 1 принято проводить в целях улучшения командного коннекта и прояснения возникших вопросов и недопонимания в стороне. Главная цель 1 на 1 состоит в выделении временного слота специально для сотрудника и обсуждении тем, касающихся его непосредственно, а также его работы и роста как специалиста. Важно, чтобы он мог задать вопросы, поговорить на волнующие темы и тет-а-тет поделиться разными оттенками опыта работы и коммуникации — негативными и позитивными. Еще один секрет успешного и эффективного 1 на 1 состоит в отзеркаливании контента встречи и грамотное подведение итогов с обратной связью в соотношении 3 к 1 с перевесом в регистр положительного.
Наш HR-отдел приложил максимум усилий, чтобы сделать созвоны 1 на 1 более эффективными: HR-специалист компании Антонина Светличная провела специальный курс для тимлидов, чтобы не осталось ни каких сомнений в том, как сделать 1 на 1 приятным, непринужденным и при этом эффективным.
Основные принципы и формат 1 на 1: в чем польза?
В целом, такой формат даёт позитивный результат в большинстве сфер, в которых коммуникации играют важную роль. Многие компании предлагают полезные встречи и тренинги для сотрудников, связанные не только с энтертейтментом и обучением, но также спортом и различными сторонними активностями. О них тоже можно говорить в ходе 1 на 1, соблюдая баланс нейтральности для коннекта и пользы для сотрудника в отношении важности его работы и его подхода к решению задач.
Выгорание и увольнение чаще всего происходит из-за внутренних проблем: общей атмосферы в коллективе и отсутствия понимания между сотрудниками. Например, человек может ощущать себя не в своей тарелке или наоборот, быть слишком открытым и нарушать личные границы коллег. Первому типу может быть сложно открыться людям в команде несмотря на эффективность работы, второму — сдерживать себя в моменты интенсивных переживаний. В общем, случаев может быть масса, равно как и типов сотрудников и сложностей, возникающих на разных уровнях коммуникации.
Стоит помнить, что 1 на 1 — это прежде всего встреча для сотрудника, а не для руководителя, поэтому начать созвон стоит с прояснения ожиданий с ее (его) стороны и общего установления коннекта. Обычно командные созвоны не позволяют отследить персональные ощущения и понять, устраивает ли ее общее положение дел, что именно ее (его) может беспокоить и с какими задачами он(а) справляется лучше всего, а с чем нужно еще поработать. Вопросы ценностей, постановок личных и профессиональных целей, включая общие комментарии по качеству работы, тайм-менеджменту тоже стоит обсуждать на созвонах 1 на 1.
Алгоритм успешной коммуникации
Мы уже говорили о доверии, как о «клее» любых коммуникативных процессов. В психологии существует термин раппорт, основой которого, является выстраивание доверия как на индивидуальном, так и на групповом уровнях. Раппорт включает в себя несколько фаз: присоединение и ведение. Виртуозы своего дела, среди которых профессионалы (коучи, критики, психологи, врачи) и мошенники справляются менее чем за 3 минуты. Иногда в общую сессию включаются техники дыхания. В целом, раппорт это про принятие сотрудника и его спокойствие.
Многие сложные ситуации с угрозой конфликта можно решить через созвоны 1 на 1, ведь это прекрасный способ для выявления недовольств со стороны сотрудника. Обычно специальной подготовки к созвону 1 на 1 не требуется, кроме «холодных» вопросов уровня «Могу ли я пройти тренинг/ курс/ вебинар за счет компании?» — то есть, вопросы, решение которых не строго приоритетно. Со стороны руководителя, конечно, желательно группировать задачи и обозначать пунктирные точки по ходу беседы в зависимости от особенностей течения разговора. Регулярность 1 на 1 напрямую связана с их общей эффективностью. Наш HR Антонина советует систематически подходить к сбору и группировании проблем как на индивидуальных, так и на общих созвонах.
Длительность таких сессий может длиться от 30 минут до 1 часа в зависимости от общего впечатления. Просто представьте, что всего за 30 минут можно улучшить эффективность 40-часовой работы сотрудника. Первые 10 минут лучше посвятить неформальному общению, чтобы настроить друг друга на нужный лад. В этом состоит еще один плюс созвонов 1 на 1, так как они позволяют вскрыть болевые точки, обращать внимание на которые во время общих встреч попросту не логично, поскольку данный формат предназначен для других целей. Ниже мы приведем примерный список вопросов, которые можно и нужно задавать на созвонах 1 на 1. Не обязательно озвучивать каждый из них и/или идти строго по списку. Достаточно искренне интересоваться настроением сотрудника и для начала просто узнать как у нее (него) дела. Также во всем стоит соблюдать баланс и не выходить за установленные рамки беседы, ведь это может навредить общему состоянию сотрудницы. Итак, основные вопросы: Последний вопрос в этом списке самый важный, так как именно он позволяет руководителю установить контакт, а сотруднику вспомнить о своей работе и ее ценности. Далее, список вопросов от нашей HR Антонины, которые стоит приоритизировать: Изначально стоит отталкиваться от существующих задач сотрудника, так как для руководителя важно понимать перспективу деятельности подчиненного: что именно сотрудник будет делать в рамках своей работы, какие у него мысли на этот счет, имеются ли проблемы, ориентиры для обращения за помощью и полноценным фидбеком в случае возникновения трудностей. Если не давать обратную связь, есть риск, что ваш подчиненный будет чувствовать себя незамеченным, обесценивая собственную работу и себя как специалиста. Чтобы не задаваться вопросом о списке вопросов, мы специально подготовили чек-лист самых распространенных вопросов: «Если хорошо знаете сотрудника и он открыт, то можно проявить к нему внимание спросить: как собаки, дети, огурцы на грядке, сколько рыбы выловил и так далее. Для многих — это важно, если сотрудник закрытый, то выбираем максимально нейтральные темы» — добавляет Тоня, HR-специалист в Nerve.Ai. Помните, что у сотрудника всегда есть возможность отказаться отвечать на поставленные вопросы в случае дискомфорта и это абсолютно нормально. Важно уметь перестраиваться, принимать позицию собеседника даже если она расходится с вашей собственной и продолжать беседу в дружелюбном тоне. Наш HR-отдел заботливо советует прочитать некоторые материалы дополнительно и не останавливаться на пути саморазвития. Совет от Nerve.Ai, чтобы все успеть: Уитмор, Дж. Коучинг высокой эффективности. 
Чек-лист по созвону 1 на 1: цели и вопросы
Корректировка:
Совет от Nerve.Ai, что почитать, чтобы все успеть:
Голви, У. Работа как внутренняя игра.
Бланшар, К. Одно минутный менеджер.
Скотт, К. Радикальная прямота.