Обычно созвоны 1 на 1 принято проводить в целях улучшения командного коннекта и прояснения возникших вопросов и недопонимания в стороне. Главная цель 1 на 1 состоит в выделении временного слота специально для сотрудника и обсуждении тем, касающихся его непосредственно, а также его работы и роста как специалиста. Важно, чтобы он мог задать вопросы, поговорить на волнующие темы и тет-а-тет поделиться разными оттенками опыта работы и коммуникации — негативными и позитивными. Еще один секрет успешного и эффективного 1 на 1 состоит в отзеркаливании контента встречи и грамотное подведение итогов с обратной связью в соотношении 3 к 1 с перевесом в регистр положительного.

Наш HR-отдел приложил максимум усилий, чтобы сделать созвоны 1 на 1 более эффективными: HR-специалист компании Антонина Светличная провела специальный курс для тимлидов, чтобы не осталось ни каких сомнений в том, как сделать 1 на 1 приятным, непринужденным и при этом эффективным.

Основные принципы и формат 1 на 1: в чем польза?

В целом, такой формат даёт позитивный результат в большинстве сфер, в которых коммуникации играют важную роль. Многие компании предлагают полезные встречи и тренинги для сотрудников, связанные не только с энтертейтментом и обучением, но также спортом и различными сторонними активностями. О них тоже можно говорить в ходе 1 на 1, соблюдая баланс нейтральности для коннекта и пользы для сотрудника в отношении важности его работы и его подхода к решению задач.

Выгорание и увольнение чаще всего происходит из-за внутренних проблем: общей атмосферы в коллективе и отсутствия понимания между сотрудниками. Например, человек может ощущать себя не в своей тарелке или наоборот, быть слишком открытым и нарушать личные границы коллег. Первому типу может быть сложно открыться людям в команде несмотря на эффективность работы, второму — сдерживать себя в моменты интенсивных переживаний. В общем, случаев может быть масса, равно как и типов сотрудников и сложностей, возникающих на разных уровнях коммуникации.

Стоит помнить, что 1 на 1 — это прежде всего встреча для сотрудника, а не для руководителя, поэтому начать созвон стоит с прояснения ожиданий с ее (его) стороны и общего установления коннекта. Обычно командные созвоны не позволяют отследить персональные ощущения и понять, устраивает ли ее общее положение дел, что именно ее (его) может беспокоить и с какими задачами он(а) справляется лучше всего, а с чем нужно еще поработать. Вопросы ценностей, постановок личных и профессиональных целей, включая общие комментарии по качеству работы, тайм-менеджменту тоже стоит обсуждать на созвонах 1 на 1.

Алгоритм успешной коммуникации

Мы уже говорили о доверии, как о «клее» любых коммуникативных процессов. В психологии существует термин раппорт, основой которого, является выстраивание доверия как на индивидуальном, так и на групповом уровнях. Раппорт включает в себя несколько фаз: присоединение и ведение. Виртуозы своего дела, среди которых профессионалы (коучи, критики, психологи, врачи) и мошенники справляются менее чем за 3 минуты. Иногда в общую сессию включаются техники дыхания. В целом, раппорт это про принятие сотрудника и его спокойствие.

Многие сложные ситуации с угрозой конфликта можно решить через созвоны 1 на 1, ведь это прекрасный способ для выявления недовольств со стороны сотрудника. Обычно специальной подготовки к созвону 1 на 1 не требуется, кроме «холодных» вопросов уровня «Могу ли я пройти тренинг/ курс/ вебинар за счет компании?» — то есть, вопросы, решение которых не строго приоритетно. Со стороны руководителя, конечно, желательно группировать задачи и обозначать пунктирные точки по ходу беседы в зависимости от особенностей течения разговора. Регулярность 1 на 1 напрямую связана с их общей эффективностью. Наш HR Антонина советует систематически подходить к сбору и группировании проблем как на индивидуальных, так и на общих созвонах.

Длительность таких сессий может длиться от 30 минут до 1 часа в зависимости от общего впечатления. Просто представьте, что всего за 30 минут можно улучшить эффективность 40-часовой работы сотрудника. Первые 10 минут лучше посвятить неформальному общению, чтобы настроить друг друга на нужный лад. В этом состоит еще один плюс созвонов 1 на 1, так как они позволяют вскрыть болевые точки, обращать внимание на которые во время общих встреч попросту не логично, поскольку данный формат предназначен для других целей.

Чек-лист по созвону 1 на 1: цели и вопросы

Ниже мы приведем примерный список вопросов, которые можно и нужно задавать на созвонах 1 на 1. Не обязательно озвучивать каждый из них и/или идти строго по списку. Достаточно искренне интересоваться настроением сотрудника и для начала просто узнать как у нее (него) дела. Также во всем стоит соблюдать баланс и не выходить за установленные рамки беседы, ведь это может навредить общему состоянию сотрудницы.

Итак, основные вопросы:

1. Что хорошего было на этой неделе?
2. Что интересного узнал с прошлой встречи?
3. Что ждешь от следующей недели?
4. Чем гордишься за прошлую неделю?

Последний вопрос в этом списке самый важный, так как именно он позволяет руководителю установить контакт, а сотруднику вспомнить о своей работе и ее ценности.

Далее, список вопросов от нашей HR Антонины, которые стоит приоритизировать:

Изначально стоит отталкиваться от существующих задач сотрудника, так как для руководителя важно понимать перспективу деятельности подчиненного: что именно сотрудник будет делать в рамках своей работы, какие у него мысли на этот счет, имеются ли проблемы, ориентиры для обращения за помощью и полноценным фидбеком в случае возникновения трудностей. Если не давать обратную связь, есть риск, что ваш подчиненный будет чувствовать себя незамеченным, обесценивая собственную работу и себя как специалиста.

1. Какие у тебя приоритеты на следующую неделю?
2. Что планируешь закончить на следующей неделе?
3. Какая помощь нужна?
4. Что нужно улучшить сейчас, чтобы в будущем стало лучше?
   
   Корректировка:
5. А что важнее это или это?
6. Давай это отложим, а сделаем это?

Чтобы не задаваться вопросом о списке вопросов, мы специально подготовили чек-лист самых распространенных вопросов:

1. Уже спланировал отпуск?
2. Какие планы на выходные?
3. Как будешь праздновать День Рождения?
4. Что интересного прочитал/ посмотрел недавно?

«Если хорошо знаете сотрудника и он открыт, то можно проявить к нему внимание спросить: как собаки, дети, огурцы на грядке, сколько рыбы выловил и так далее. Для многих — это важно, если сотрудник закрытый, то выбираем максимально нейтральные темы» — добавляет Тоня, HR-специалист в Nerve.Ai.

Помните, что у сотрудника всегда есть возможность отказаться отвечать на поставленные вопросы в случае дискомфорта и это абсолютно нормально. Важно уметь перестраиваться, принимать позицию собеседника даже если она расходится с вашей собственной и продолжать беседу в дружелюбном тоне. Наш HR-отдел заботливо советует прочитать некоторые материалы дополнительно и не останавливаться на пути саморазвития.

Совет от Nerve.Ai, что почитать, чтобы все успеть:

Совет от Nerve.Ai, чтобы все успеть:

Уитмор, Дж. Коучинг высокой эффективности.
Голви, У. Работа как внутренняя игра.
Бланшар, К. Одно минутный менеджер.
Скотт, К. Радикальная прямота.