Электронный и бумажный документооборот: плюсы и минусы
Недавно наша компания перешла на внутренний электронный документооборот, поэтому я, как непосредственный участник событий, прошел все стадии процесса, включая: «отрицание, гнев... принятие». Вначале это пугает и непривычно, как и первые попытки езды на велосипеде в детстве. Но освоившись, начинаешь видеть плюсы, получать удовольствие от быстроты работы «с ветерком», экономятся деньги и время. Сегодня я расскажу, как по мере моей деятельности, я выявил плюсы и минусы бумажного и внутреннего электронного документооборота на практике.
Внутренний документооборот на фирме, предприятии, компании подразумевает передачу распорядительных бумаг, от руководства к подчиненным, а также циркуляцию квитанций, графиков, отчетов, чеков, нарядов и прочих документов между отделами, ведомствами, службами, отдельными сотрудниками.
При внутреннем документообороте всегда есть:
- составитель документа (автор, тот, кто его подписывает);
- получатель или группа получателей, кому он адресован;
- канал для передачи (внутренние курьеры, посыльные);
- архив, где хранятся документация и куда нужно обратиться на случай поиска конкретного распоряжения, приказа, квитанции.
Теперь расскажу плюсы и минусы ведения документации на бумаге или в электронном виде, которые отметил на личном опыте.
Бумажный внутренний документооборот
Говоря о бумажных документах, имеются в виду документы, созданные на компьютере, а затем распечатанные и подписанные. Следовательно, необходимы ПК и принтер, а также личное присутствие автора для постановки подписи. Только тогда бумага имеет юридическую силу. Для создания нужен софт типа OpenOffice или пакет Word.
Плюсы
Преимущества старого подхода в следующем:
- Удобное восприятие. Мы привыкли лучше воспринимать текст, читая его с бумаги. Большинство это делает всю жизнь.
- Легче сделать пометки. На бумаге проще подчеркнуть важные мысли маркером, цветами распределить монеты, касающиеся разных сотрудников, отметить ошибки.
- Не требуется дополнительный софт. Компания продолжает использовать привычное оборудование в виде ПК, ноутбуков, принтеров, сканеров, МФУ.
- Нет необходимости в дополнительном обучении сотрудников.
Минусы
Отмечу недостатки обращения с бумагой:
- Высокие затраты на носители. У некоторых фирм, включая нашу, расходы на бумагу составляют около 30 000 руб./год. Это немалый ущерб бюджету, не говоря об экологии.
- Необходимость в расходниках. К принтерам нужно покупать тонер, в архив требуются папки, скрепки, скоросшиватели.
- Необходимость в дополнительных служащих. Нужны внутренние сотрудники для передачи бумаг в отделы, а если часть компании арендует офисы в другом конце города, придется использовать служебный транспорт (расход топлива, амортизация).
- Сложность устранения ошибки. Найти и пометить опечатку легко, а вот для создания нового правильного документа потребуется исправить текст в компьютере, заново распечатать и подписать.
- Необходимость физического присутствия директора или лица с доверенностью. Чтобы бумага имела юридическую силу, начальник или ответственный сотрудник должен лично ее подписать. Когда он на выезде, придется ждать возвращения. Если он болен или в отпуске, часть внутренних дел стопорится.
- Затраты на технику. Когда МФУ сломается, потребуется вызывать мастера для ремонта, тратиться на запчасти.
- Медленная передача. Доставка пакета курьером в разные отделы фирмы занимает от 1 ч до нескольких дней, если у компании много отделов и большой объем внутренней корреспонденции.
- Необходимость внушительной площади для архива. Хранение тонны бумаг на стеллажах требует просторного помещения ― нужна отдельная комната с запирающейся дверью.
- Трудность защиты. Бумага ― довольно хрупкий материал. Она горит, мнется, рвется, впитывает влагу, краска течет. Чем старше документ, тем сложнее его сохранить. Если со временем подпись или печать становятся неразборчивыми (например выгорели на солнце), бумага утрачивает юридическую силу.
- Легкость подделки. При помощи ноутбука и принтера с цветными картриджами сегодня можно подделать любой документ, имея исходные данные.
Система электронного документооборота лишена таких недостатков, поэтому не нужно ее бояться. Чем быстрее начинаешь ей пользоваться, тем скорее привыкаешь.
Электронный внутренний документооборот
Система электронного документооборота работает благодаря программе, установленной на сервере или в ПК. Самые распространенные: LanDocs, Тезис, А2B, СЭД Дело, БОСС-Референт, Директум. Сервер может быть собственным или арендуемым в дата-центре.
Внутренний электронный документооборот не требует дополнительных действий. Система электронного документооборота работает просто:
- Открывается программа на экране ПК.
- Создается и подписывается документ.
- В списке контактов выбирается получатель внутри компании, нажимается кнопка «Отправить».
- Адресат получает оригинал документа с подписью через 2 секунды.
- Если требуется вторая подпись, она ставится тут же через форму, либо включается отказ (если нужно переделать текст, доработать, изменить цифры).
Вы можете контролировать (отслеживать) время получения и ознакомления с электронным документом. Сделать подобное с бумажными версиями сложнее ― они могут неделями лежать на столе у получателя, а он так их и не просмотрит.
Панель управления программы системы электронного документооборота похожа на электронную почту. Освоиться в ней несложно. Предварительно требуется лишь установка софта (занимает 1 час) и ввод сотрудников через AD, построение маршрутов согласования документов (кому они должны попадать для подписи, ознакомления).
Плюсы
Отмечу преимущества системы электронного документооборота:
- Быстрое внедрение. Установка программы A2B или другой занимает 60 минут. Обычно сотрудники быстро ориентируются в панели управления.
- Экономия времени. Передача документов в подразделения компании или внешние инстанции требует пару кликов мышкой, а не 1-10 дней.
- Экономия ресурсов. Не нужны курьеры, использование служебного транспорта, услуги почты, чтобы доставлять документы в другие отделы компании, разбросанные по всему городу.
- Простота хранения. Освобождается огромное помещение архива ― все данные хранятся на сервере или в ПК.
- Защищенность. Цифровые документы не могут сгореть, намокнуть, утратить читаемость от времени. Если настроить бэкапы, система сама будет делать копии, на случай сбоя.
- Снижение количества ошибок. Система электронного документооборота предупреждает пользователя, если формат документа неправильный или в нем что-то не заполнено. Переделать приказ можно в пару кликов.
- Возможность кастомизации. Система электронного документооборота модернизируется под конкретные нужды заказчика при помощи дополнения компьютерного кода. Легко добавить функции, расширить возможности.
- Удаленный доступ. Внутренний электронный документооборот позволяет создавать документы из любой точки мира, ставя на них цифровую подпись.
Минусы
Минусов у системы электронного внутреннего документооборота немного ― просто нужно привыкнуть к новому способу ведения дел. Если потребуется полностью уничтожить какой-то документ ― это сложнее, ведь даже после удаления остается цифровой след.
Стоимость
Система электронного документооборота может быть облачная или десктопная (из коробки). При подключении к серверу провайдера взимается месячная плата. Например, у компании A2B она составляет 660 руб за одного пользователя. Если сразу заключить договор на год, цена падает до 540 руб./мес. Полная версия из коробки стоит от 79000 руб. на 20 пользователей единоразово, но больше вы ничего не платите, кроме возможных доработок (по необходимости и желанию заказчика) и оплаты техподдержки и дальнейших обновлений начиная со второго года (20% от стоимости коробки и выполненных доработок). Есть возможность создать свой тариф, выделив только наличие внутреннего электронного документооборота. Тогда облачная версия обойдется 300 руб./мес за одного пользователя, а коробочная ― от 35 000 руб. за пакет из 20 пользователей
Заключение
Наша компания остановила выбор на облачном варианте A2B системы электронного документооборота. Цена наиболее доступная из всех, что сегодня представлены на рынке. Простая панель управления, не вызывает раздражения ― для ознакомления с функционалом у меня ушло 10 минут. Много всяких настроек для бизнеса. Можно доработать за небольшую плату под узкую сферу деятельности.