Меньше проверок и рутины, больше бизнеса: финансовый консалтинг и аутсорсинг как инструменты повышения эффективности работы компаний

О том, как эти инструменты использовать грамотно, и в чём их практическая польза, рассказала Татьяна Барабаш — директор по развитию ведущей профессиональной сервисной компании «Северсталь — Центр Единого Сервиса», специализирующейся на построении корпоративных общих центров обслуживания (ОЦО), реинжиниринге и аутсорсинге сквозных бизнес-процессов.

При использовании услуг в сфере финансового консалтинга организация фактически получает доступ к практикам других компаний, независимое экспертное мнение относительно обоснованности принимаемых ею экономических решений или же рекомендации для их корректировки. Результатом всегда является чёткий пошаговый план достижения конкретных целей повышения эффективности бизнес-процессов для его дальнейшей реализации за счёт собственных ресурсов или аутсорсинга соответствующих функций. При этом важным преимуществом является совершенствование системы внутреннего контроля и повышение уровня цифровой зрелости компании в целом. А главным — рост обоснованного доверия к компании со стороны регуляторов и заказчиков.

Организации, у которых не достаёт собственных знаний, навыков или ресурсов для проведения соответствующего комплексного анализа, часто пользуются услугами специалистов по финансовому планированию: привлечение сторонних экспертов позволяет посмотреть на управление финансовыми ресурсами под новым углом.

Результатом такой экспертной оценки являются финансовая оценка в текущем моменте и компетентное финансовое моделирование и бизнес-планирование. Иными словами — разработка стратегии, позволяющей оценить и определить реальный потенциал для роста эффективности. Это важный инструмент принятия решений в области инвестирования или планирования, связанных с тактикой достижения тех или иных жизненно важных для организации целей. В частности, выстроенная система финансового операционного контроля решает насущные задачи бизнеса по грамотному распределению активов, оптимизации расходов, управлению кредитными рисками, контролю за бюджетом и финансовыми потоками, повышению показателей рентабельности и эффективности деятельности компании в целом.

Примером такой системы может быть аутсорсинг в финансовой сфере, он помогает не только настраивать результативные бизнес-процессы за счёт персонализированных решений, но и передать управление ими провайдеру, сбросив балласт в виде множества рутинных и ресурсозатратных процессов и функций, параллельно реализуя целый спектр масштабных, значимых задач, таких как:

ü Контроль использования и оптимизация финансовых ресурсов и как результат — рост по основным показателям деятельности;

ü Минимизация рисков — финансовых, правовых и др.;

ü Экономическая оценка перспектив бизнеса или его проектов, обеспечение стабильного темпа роста финансового потенциала;

ü Поиск новых направлений работы и возможностей компании.

Одним словом, существует целый ряд эффективных инструментов в сфере финансового консалтинга, каждый из которых направлен на решение тех или иных тактическо-стратегических задач клиента, направленных на развитие и процветание его бизнеса. Рассмотрим наиболее популярные из них — ускорение периода закрытия, налоговый мониторинг и аутсорсинг казначейства.

Быстрое закрытие отчётного периода

Любому бухгалтеру известно, что закрытие периода — это серьёзное, ответственное мероприятие, отнимающее много времени и сил. Поэтому среди несомненных достоинств быстрого закрытия для деятельности компании следует отметить именно повышение производительности финансового отдела при сохранении качества работы и повышение финансовый дисциплины компании в целом.

Однако к основным причинам, стимулирующим руководство компании смотреть именно в сторону аутсорсинга закрытия отчётных периодов, относятся:

1. Отсутствие стандартов в бухгалтерии, точнее, их искажение в свете постоянного изменения требований и параметров работы;

2. Стремление минимизировать сроки, в которые нужно уложиться при закрытии.

Быстрое закрытие отчётных периодов рекомендуется реализовывать как комплексный проект с вовлечением всех служб компании и оценки всех процессов, влияющих на срок закрытия: в этом случае однозначно повышается качество, сокращаются общие сроки подготовки, оптимизируется нагрузка на исполнителей, а также нормализуется документооборот.

В случае, если также используется инструмент аутсорсинга, также повышается информативность и достоверность предоставляемой информации управленческим структурам компании-заказчика.

Налоговый мониторинг

Налоговый мониторинг — это способ расширенного информационного взаимодействия с налоговыми органами, при котором организация предоставляет им доступ к данным бухгалтерского и налогового учёта в режиме реального времени.

Такая форма взаимодействия считается наиболее удобной моделью контроля, выгодной как для налоговых органов, так и для самого бизнеса. Это достигается, прежде всего, за счёт существенного снижения времени на взаимодействие с налоговым органом и бумажного документооборота, а значит и соответствующих расходов.

Какие возможности налоговый мониторинг предоставляет бизнесу?

· Обеспечение наличия документации в течение периода, соответствующего требованиям налогового мониторинга;

· Нужная регламентация процессов и контролей;

· Интерактивная детализация показателей отчётности до формулы или уровня налогового регистра;

· Гибкая настройка структуры по нескольким уровням: налоговые декларации и расчёты, электронные документы, реестры первичной документации, регистры налогового и бухгалтерского учёта;

· Анализ и контроль сведений, показателей отчётности, сопоставление данных налогового и бухгалтерского учёта;

· Сравнение различных версий деклараций с возможностью поиска причин расхождений и их анализа;

· Оперативное взаимодействие с налоговыми органами: предоставление ответов на вопросы и пояснений;

· Удобное отображение информации в пользовательском интерфейсе: электронные формы документации, легирование всех действий, возможность поиска и сортировки информации.

Кроме того, у организации налогового мониторинга существует целый ряд иных достоинств, позволяющих данной системе взаимодействия повышать внутреннюю эффективность и доверие к компаниям, использующим его, от регуляторов и заказчиков:

· Ускоренное возмещение НДС;

· Возможность консультации с налоговыми органами в онлайн-режиме с получением ответов сразу же;

· Сокращение очных проверок и существенное сокращение их сроков;

· Быстрое обнаружение несоответствий, которые можно оперативно исправить, не доводя дело до штрафных санкций;

· Уменьшение финансовых потерь;

· Сокращение расходов на сопровождение налоговых процессов;

· Предупреждение рисков ввиду возможности оперативного урегулирования вопросов с налоговыми органами и возможность запроса их мотивированного мнения;

· Совершенствование системы внутреннего контроля;

· Общее повышение уровня цифровой зрелости компании.

Аутсорсинг казначейства

В условиях жёсткой конкуренции редкая компания в сегменте крупного и среднего бизнеса обходится без собственного казначейства, финансовые рынки постоянно совершенствуются, схемы становятся многоступенчатыми, и усложняются, возрастает значимость реализации надзорных функций в области финансового регулирования, повышаются связанные с внешними факторами экономические риски.

Таким образом, если в деятельности компании присутствует много различных финансовых инструментов и операций, а значит, платежей и проводок, грамотным решением со стороны руководства будет создание собственного казначейства. Потенциально выделение отдельной казначейской функции позволяет решать несколько практических задач:

1. Получение прямой прибыли за счёт специализации и своевременных инвестиционных мероприятий и т.д.;

2. Реализация грамотной стратегии развития и финансовой политики, направленной на сокращение затрат на содержание казначейских процессов и получения доходов.

При этом важно помнить, что в первом случае будет необходимо не только создать соответствующую подструктуру, набрав туда людей, но и выстроить эффективный алгоритм работы по определённым правилам, но и сформулировать задачи, которые будут стоять перед профильными специалистами. Кроме того, внедрение дополнительных штатных единиц для работы в данном направлении — занятие достаточно накладное: опытные профессионалы прекрасно знают себе цену и требуют высокой заработной платы, социальных гарантий и оплаты больничных. Поэтому такой вариант ведения дел не всегда приемлем с практической точки зрения.

Возможным решением в подобной ситуации видится казначейство на аутсорсинге. Среди несомненных преимуществ подобного подхода можно назвать следующие:

· Цена на услугу несоизмеримо меньше содержания штатных сотрудников;

· Не нужно тратить время на поиск достойных исполнителей и формировать команду;

· Аутсорсинг высвобождает время менеджмента и специалистов заказчика.

* * *

Подводя итоги, грамотно организованный и заточенный под потребности каждой конкретной организации финансовый консалтинг поможет бизнесу разработать жизнеспособную краткосрочную и долгосрочную стратегию финансового развития и определить реальный потенциал для роста. А аутсорсинг финансовых функций высвободит существенные ресурсы, которые могут быть использованы более целесообразно и эффективно.

Появится возможность обоснованно оптимизировать расходы, взвешенно управлять рисками, контролировать процессы, улучшать систему управления финансами. У компании появляется и сам важный инструмент для принятия решений в области инвестирования, планирования, построения бизнес-процессов, и ресурсная база, дающая возможность реализации таких решений. А значит, для придания дополнительного позитивного импульса деятельности компании в целом.