Устали делать всё самостоятельно? Пора вам узнать про делегирование. На самом деле это ключевой элемент эффективного управления, представляет процесс поручения определенных поручений подчиненным с расчетом на то, что они будут выполнены эффективно и качественно. Процесс включает определение задач, которые можно делегировать, а затем разработку соответствующего плана передачи этих обязанностей кому-либо другому.
Это не значит, что вы пойдете и сбросите все задачи на подчиненного Васю, который только пришел на стажировку. А возьмете на себя бОльшую ответственность не только за поручение задания, но и за его контроль и последующую проверку.
Делегирование выгодно, поскольку позволяет руководителям сосредоточиться на важных делах, обеспечивая при этом выполнение всей необходимой работы. Однако при этом следует учитывать некоторые важные моменты.
Какие задачи можно делегировать
Решая, какие задачи делегировать, важно учитывать, какие обязанности требуют опыта менеджера или руководителя, а с какими может справиться кто-то другой.
Нужно учитывать, что нельзя нагружать нашего Васю сверх нормы: может не справиться.
Рутинные и технические задачи часто являются хорошими кандидатами для делегирования, поскольку эти виды деятельности обычно не требуют высокого уровня принятия решений или навыков решения сложных проблем. В качестве примера можно привести подшивку документов, создание отчетов, ведение протоколов на собраниях, исследование тем в интернете, планирование встреч или обновление электронных таблиц.
А вот это вы вполне можете поручить нашему Васе или даже студенту, но не забываем про ответственность.
Другие обязанности, такие как обслуживание клиентов или планирование проектов, также могут быть подходящими для делегирования в зависимости от требуемого уровня полномочий и того, насколько хорошо подчиненный знаком с поставленной задачей.
А вот тут стоит быть крайне аккуратным: язык может быть подвешен у каждого и быть длиной как у жирафа, но при этом молоть чепуху. Лучше выбирать проверенных сотрудников с опытом не менее двух лет в компании.
Во многих случаях руководители могут счесть полезным поручать подчиненным проекты, которые предоставляют им возможность учиться и в то же время помогают им своевременно выполнять поставленные задачи.
Именно поэтому наш Вася и существует. Он один из немногих, кому довелось пройти стажировку в крупной фирме и попасть в колесо делегирования.
Что должно быть в правилах
Делегирование является важной частью любой успешной организации. Оно включает в себя распределение задач между членами команды, определение ожиданий, а также предоставление поддержки и ресурсов для их успешного выполнения. Эффективное делегирование требует четкого понимания поставленного задания, а также понимания сильных и слабых сторон конкретного сотрудника, чтобы поручать ему работу, которая наилучшим образом соответствует его квалификации.
Важно: судим по мозгам, а не по должности. Не всегда гений хочет быть раскрыт.
Суть задачи. Первый шаг успешного делегирования — создание четкого понимания того, что необходимо сделать. Это включает определение всех аспектов поручения, от его цели до сроков и ожидаемых результатов. Важно, чтобы члены команды понимали не только то, что нужно сделать, но и почему это нужно сделать, чтобы они могли эффективно выполнить свои задания.
А еще необходимо подготовить правильное задание, ведь такие, как наш Вася, еще не знают, что такое дедлайн, правки по проекту и работа в команде. Ведь он может побояться задать вопрос и всё испортить.
Правила и требования. Как только все четко понимают, что нужно сделать, наступает время правил и требований к выполнению задания. Они должны включать сроки, конкретные результаты или этапы, если это применимо, а также любые требования к качеству или ограничения на то, как должно быть выполнено задание. Важно, чтобы эти правила были четко сформулированы, чтобы не возникало недопонимания относительно того, как и когда должно быть выполнено задание; это поможет всем двигаться в правильном направлении и обеспечит хороший результат.
Отчетность. Частью эффективного делегирования является обязательная отчетность. Члены команды должны сообщать о ходе выполнения своих задач, чтобы они могли информировать друг друга на протяжении всего срока реализации проекта. Это могут быть регулярные встречи с руководителями или менеджерами, периодические обновления по электронной почте, телефонные звонки или даже цифровые инструменты, такие как уведомления в slack или карточки trello, которые помогут отслеживать прогресс по каждому этапу в режиме реального времени.
А за такими, как Вася, лучше приглядывать при помощи ока Саурона, а то мало ли — программы не безграничны.
Наряду с изложением ожиданий по завершению работы важно, чтобы те, кто делегирует задачи, убедились, что все понимают все ограничения, которые применяются; это могут быть бюджетные ограничения на используемые материалы, запреты на определенные виды деятельности (например, использование внешних подрядчиков) и т. д. Уверенность в том, что все всё знают заранее, помогает избежать дорогостоящих ошибок в дальнейшем, когда бюджет уже превышен или контракты разорваны из-за незнания этих ограничений.
Когда всё будет готово. Наконец, все участники процесса должны четко понимать, когда что-то будет считаться «готовым», — это может означать разные вещи в зависимости от того, говорим ли мы о разработке программного обеспечения, дизайна сайта или копирайтинга, — но наличие консенсуса заранее помогает избежать недоразумений в дальнейшем, когда ожидания не совпадают с реальностью, а сроки выполнения приходят быстрее, чем ожидалось.