Создание модуля базы знаний для крупной компании на платформе Enterprise Битрикс24

К нам в «Manao» обратился партнер-интегратор, выступающий в роли генерального подрядчика, с просьбой выполнить нестандартную задачу — разработать приложение для управления базой знаний. Мы уже неоднократно успешно выполняли задачи для этого партнера, поэтому он вновь выбрал нас в качестве субподрядчика.

Идея проекта возникла, когда заказчик осознал, что существующие готовые решения для организации доступа к внутренним материалам не соответствуют его требованиям, особенно по части функционала. Некоторые системы имели ограничения по структурированию данных, другие — недостаточно гибкие настройки прав доступа. Вдобавок, заказчик поставил условие, чтобы работа с базой данных происходила непосредственно в интерфейсе корпоративного портала на базе коробочной версии Битрикс24.

На основе этих требований было сформировано техническое задание, тщательно проработаны детали реализации, и наша команда приступила к разработке.

Визуальная интеграция в интерфейс Битрикс24

Чтобы наше приложение органично вписалось в корпоративный портал и не выглядело чужеродным элементом, мы решили придерживаться стилистики Битрикс24. Мы выбрали минималистичный подход, создав легкий и понятный интерфейс с фирменными цветами системы, избегая излишней загруженности визуальными элементами. Это логичное решение, поскольку главное в модуле — его содержание, а не оформление, которое не должно отвлекать пользователей.

Дизайн и верстка заняли всего 10% от общего времени работы над проектом. Хочется отметить заслуги нашего UX-специалиста, который смог оптимально расположить ключевые элементы управления и работы с базой знаний. Пользователь может даже не заметить, что перед ним кастомное приложение — оно выглядит как естественная часть портала.

Теперь перейдем к самой интересной части проекта — его функциональным особенностям.

1. Многофункциональная панель редактирования

В стандартных приложениях панели редактирования страниц часто оставляют желать лучшего и напоминают упрощенные решения из open-source систем. Даже если у компании нет жестких требований, со временем ее сотрудники или администраторы неизбежно сталкиваются с нехваткой важных функций. Чтобы решить эту проблему, мы вместе с интегратором и заказчиком, особенно учитывая высокие требования последнего, разработали панель, способную выполнять практически любые задачи, необходимые администратору или модератору.

Результатом стала своего рода мини-версия Word, позволяющая создавать таблицы, форматировать текст множеством способов, добавлять изображения и видео, а также прикреплять файлы.

Дополнительно панель поддерживает:

1. Проставление тегов.
2. Запрет на удаление важных материалов.
3. Скачивание материалов в форматах PDF и Excel.
4. Быструю подготовку документов к печати.

2. Неограниченные уровни вложенности

В нашей системе разделы, размещенные в левом сайдбаре, можно настраивать по-разному, адаптируя их под специфические нужды компании.

Естественно, возникает вопрос: «Сколько уровней вложенности можно создать в такой структуре?» Ответ прост: «Сколько угодно». Разработанная база знаний позволяет создавать вложенности без каких-либо ограничений. Это означает, что даже самые детализированные и глубокие регламенты можно разместить на уровнях, уходящих на 5, 10, 15 и более категорий вглубь, обеспечивая полный порядок и структуру информации.

3. Роли пользователей и уровни доступа

В зависимости от выполняемых в компании ролей, все пользователи базы знаний подразделяются на несколько категорий:

• Администраторы обладают наивысшим уровнем доступа, позволяющим полностью управлять системой, включая редактирование и настройку всех доступных функций. Они также отвечают за распределение прав доступа среди остальных пользователей.
• Модераторы занимают следующую ступень в иерархии. Они могут гибко работать с разделами и материалами базы, включая их создание, редактирование и удаление. Как правило, эти задачи выполняют руководители отделов или ключевые сотрудники компании.
• Специалисты и другие пользователи имеют доступ к базе знаний на уровне обычных пользователей, взаимодействуя с материалами исключительно в пределах своих ролей и обязанностей.

4. Полезный и эффективный поиск

Во многих системах функция поиска существует скорее для галочки, поскольку часто работает некорректно: результаты бывают неточными, включают ненужные технические страницы, и отсутствует возможность сортировки. Пользователи постепенно теряют доверие к таким инструментам.

Мы решили эту проблему, создав систему поиска, которая учитывает все подобные недостатки. Наш поиск охватывает весь массив материалов базы знаний, доступных конкретному пользователю, и позволяет сортировать результаты не только по релевантности, но и по дате публикации.

5. Комментарии

Чтобы сделать базу знаний динамичным инструментом, а не просто статическим хранилищем данных, мы внедрили возможность комментирования. Любой пользователь может оставить свой комментарий к материалу, а также просмотреть мнения и замечания других коллег. Эта функция особенно полезна, когда нужно отметить важные моменты, указать на ошибки, предложить улучшения, задать вопросы по содержанию или оценить качество информации.

6. Избранные материалы

С учетом большого объема информации, с которой работает компания заказчика, мы предусмотрели возможность выделения определенных материалов в персональные «избранные». Например, сотрудник отдела продаж может быстро добавлять в свой список часто используемые статьи, чтобы не тратить время на их поиск среди множества других ссылок. Это значительно упрощает доступ к важной информации и экономит время.

7. Встроенная аналитика

Система предоставляет детальную статистику, отслеживая количество просмотров каждого материала и оставленных комментариев. Дополнительно реализована возможность фильтрации контента по разделам и по наличию новых комментариев, что особенно удобно для модераторов, следящих за актуальностью информации.

8. История изменений

Для контроля и отслеживания изменений в материалах создана специальная страница, где отображается полный список последних действий, с указанием даты и ответственного пользователя. При необходимости, материалы могут быть отправлены в архив, а затем восстановлены, что обеспечивает гибкость в управлении контентом.

Дополнительные особенности проекта

Во-первых, масштаб работы. На первый взгляд, проект может показаться простым, но если взглянуть на все выполненные задачи и суммировать потраченные часы, то получится более 400 человеко-часов, из которых 80% ушло на программирование.

Во-вторых, сроки выполнения. Изначально планировалось, что проект займет 3 месяца, однако нам удалось завершить его на две недели раньше, несмотря на тщательное тестирование для минимизации ошибок.

В-третьих, работа с высокой нагрузкой. Система была разработана с учетом того, что ей будут пользоваться более 2 000 сотрудников компании, что потребовало особого подхода к производительности и стабильности.

В-четвертых, уникальность решения. На рынке не существует аналогов по функционалу в рамках данной CRM. Мы смогли создать продукт, который полностью удовлетворяет потребности заказчика в управлении и ведении базы знаний, что является критически важным в современных условиях.

Если вам требуется надежное и эффективное решение для вашего бизнеса, обращайтесь к нам в Manao. Мы всегда готовы взяться за самые сложные задачи и превзойти ваши ожидания. Ждем вас!