Как контролировать рабочее время: методы, тренды

Наивно полагать что тренинг по тайм менеджменту раз и навсегда научит полностью контролировать процесс планирования и прогнозирования рабочего времени. Это не удается даже лидерам тайм-менеджмента. Непредвиденные трудности и расхождение плана с реальностью — это допустимо и неизбежно. Но тренинги эффективности помогают минимизировать случаи выхода ситуации из-под контроля и рационально распоряжаться рабочим временем.

Если тренинги по личной эффективности помогают контролировать собственное время, то как быть с контролем времени своего отдела или всего предприятия?

Растет количество проектов, растет штат и количество задач — наступает момент, когда лично контролировать время каждого сотрудника уже невозможно. В таких случаях говорят о необходимости проактивного управления. Проактивным называют управление, при котором снижается количество трудностей в работе каждого сотрудника, что в свою очередь снижает риски и обеспечивает своевременное выполнение задач.

Термин не нов: это противоположность реактивному управлению, при котором контроля меньше, а непредвиденных ситуаций больше. Рассмотрим особенности контроля рабочего времени в проактивном управлении.

Мониторинг рабочего времени

Мониторинг рабочего времени — это мера управления, которая заключается в отслеживании деятельности сотрудников в течение рабочего дня и контроль за соблюдением рабочего распорядка. Мера относится к превентивным — предупреждает злоупотребление доверием работодателя.

Цель метода — выявить нарушителей, которые в рабочее время решают личные вопросы. Контроль, а также учет как результат контроля и составляющая мониторинга предусмотрены Трудовым кодексом.

Цель учета рабочего времени:

1. Выявление опаздывающих.
2. Выявление отсутствующих.
3. Выявление несвоевременного возвращения сотрудника после обеда.
4. Проверка присутствия сотрудника на рабочем месте на протяжение рабочего дня.
5. Определение времени окончания рабочего дня сотрудников.
6. Выявление прогульщиков.
7. Разделение оплачиваемых периодов на фактически отработанные часы, часы отпуска, больничного, простоя по вине работодателя и т.д.

Это теория, теперь обратим внимание на инструменты учета и задачи, решаемые с помощью учета.

Несоблюдение сроков

На практике руководители сталкиваются с проблемой несоблюдения сроков. Ситуация самая обычная: установлен срок, а выполнение на установленную дату и время не наступило. Причин может быть несколько:

1. Неправильно установлен срок.
2. Сотрудник нарушил рабочий распорядок.

Устанавливается срок теоретически просто: норма рабочего времени по законодательству 40 часов в неделю. Скорость выполнения типов работ установлена в квалификационном справочнике, где описаны все функциональные обязанности сотрудника. Однако теория далеко не всегда совпадает с реальностью.

Эта схема не учитывает:

1. Человеческий фактор.
2. Форс-мажоры.

Человеческий фактор включает особенности использования рабочего времени разными сотрудниками (больничные, опоздания, перекуры). Форс-мажоры в широком понимании включают в себя не только чрезвычайные происшествия, способные парализовать работу всего предприятия, но и такие ситуации как задержка документов со стороны контрагентов или больничный сотрудника, на котором завязана часть работы.

Все это приводит к разнице между ожидаемой работой за прошедшее время и выполненной за это время работой. Для решения данной проблемы сначала желательно ее определение, возможность схематично увидеть ее. В этом помогают бизнес игры для тренингов, которые обычно иллюстрируют ситуацию с выполнением сроков в компании и учат исправлять явные недостатки в организации той или иной процедуры.

Страдает от таких ситуаций прежде всего работодатель. Это в его интересах внедрение контроля рабочего времени, поскольку контроль может стать поводом расчета заработной платы в зависимости от фактических результатов.

Кроме фактического нахождения на рабочем месте работодателю нужна от сотрудника также производительность. Это значит, что контролировать необходимо не только пребывание на месте, но и то, чем именно сотрудник занимается в течение оплачиваемого периода времени.

Как производится контроль рабочего времени

Мы уже писали о том, как с помощью специального программного обеспечения мониторить рабочее время сотрудника. Все эти методы нацелены на получение ответов на вопрос: в течение какого периода сотрудник находится на рабочем месте и чем именно занимается в этот период.

Работодателю обычно важно зафиксировать:

1. Присутствие сотрудника на месте.
2. Какие задачи выполнены в период между началом и концом рабочего дня.
3. Какие состоялись телефонные переговоры с клиентами, контрагентами или партнерами.
4. Какая рабочая переписка осуществлялась.

Для этого используется видеонаблюдение, программный мониторинг, отчеты и фиксирование работы в программах взаимодействия и отчетности.

Порядок внедрения отчетности предполагает предварительное оповещение персонала. Установка камер, подключение систем мониторинга необходимо осуществлять с согласия сотрудников. При правильном использовании и разъяснительной работе сотрудники сами заинтересованы в применении систем мониторинга, поскольку это:

1. Лишает их необходимости «отмечаться», самостоятельно фиксировать начало и конец различных этапов активности.
2. Помогает продемонстрировать собственную эффективность для выводов и дальнейшей работы над собой.
3. Может стать поводом для тренингов по тайм менеджменту или личной эффективности, тренингов по управлению процессами и мероприятий по усовершенствованию процессов.

Результаты мониторинга являются основой для анализа, который важен работодателю и сотрудникам. Основные используемые метрики результативности:

1. Итоговые — результаты по завершению проекта.
2. Промежуточные — результаты за указанный срок.
3. Периодические — итоги за определенный период.
4. Избирательные — нерегулярный сбор данных по необходимости.

Результатом мониторинга является оценка распределения рабочего времени и определение уровня профессионализма. Если первое нужно работодателю, то второе может быть связано с повышением уровня сотрудника, повышением оплаты в зависимости от уровня и может стать личной мотивацией сотрудника.

Как контролировать рабочее время, если нет возможности или согласия использовать программное обеспечение? Существует три основных способа, которые относят к традиционным.

Среди традиционных способов контроля — внешний мониторинг. Предполагает наличие дежурного, вахтера или ответственного, который ведет журнал, фиксирует время прихода-ухода и прочие данные. Он периодически готовит отчет руководству.

Вторым вариантом является наличие внутреннего администратора. Он находится в одном помещении с коллегами и контролирует непрерывность процесса.

Третий подход — самоконтроль. Сотрудников обязывают самостоятельно фиксировать свою активность: записывать в журнал (обычный или электронный), отмечать в специально предусмотренных для этого системах свою активность, указывать типы задач, длительность выполнения задач, часто планировать задачи наперед. Для этого устанавливаются приложения в смартфон, используются различные сервисы.

Автоматизация позволяет упростить усилия человека по мониторингу используемого времени. Вариантов автоматизации много: турникеты, сканеры отпечатков пальцев вместо журналов посещения, системы видеонаблюдения с фиксацией нарушений. Однако не все методы автоматизации комфортны для сотрудников. Например, работа под камерами многим доставляет психологическое неудобство.

IT-решения приживаются не везде и не везде они оправданы. Если коллектив небольшой, контроль за использованием рабочего времени — задача посильная для руководителя. Если же штат в несколько сотен сотрудников и выше, контролировать рабочее время можно только с помощью автоматизации. Мониторинг работы персонала путем использования программных решений в таком случае выполняет еще одну задачу — обеспечивает безопасность предприятия.

Не все согласятся

Обычно стоимость внедрения автоматического мониторинга рабочего времени покрывается за счет более эффективного использования времени, отсутствия прогулов и нарушений. Правда, иногда внедрение системы мониторинга влечет за собой смену персонала. Этому есть несколько причин — не все сотрудники, даже если они порядочные и ответственные, согласны быть под наблюдением; не согласны быть наблюдаемыми также сотрудники, которые не планируют честно отрабатывать свое рабочее время.

К сожалению, творческие личности иногда способны дать компании хорошие идеи и принести существенные результаты, но не согласны работать «по часам», поэтому способны уйти из компании, которая им не доверяет. В любом случае сотрудники, соглашающиеся на мониторинг, работают дисциплинированно и продуктивно.

Предварительно перед внедрением будет полезным проведение тренингов по эффективности, приобщение сотрудников к открытому взаимодействию, укрепление атмосферы доверия.

Правильно подобранные бизнес игры для тренингов и ряд мероприятий способны подвести сотрудников к внедрению автоматической системы мониторинга рабочего времени без стрессов и с доверием к компании.

Тренды

Автоматизированные IT-системы помогают:

1. Выявлять нарушителей дисциплины.
2. Определить сотрудников, которые слишком мало времени уделяют работе и много — личным делам.
3. Определить сотрудников, которые работают слишком много и усердно, что тоже плохо, поскольку грозит профессиональным выгоранием, стрессами и нервными срывами.
4. Обнаружить сотрудников, которые недовольны существующим трудоустройством и ищут другую работу.

Автоматизированный мониторинг предполагает установку агента на компьютер сотрудника, о чем был материал; оборудование пунктов пропуска; GPS-маячки для отслеживания перемещения сотрудников по территории предприятия; систему идентификаторов для каждого сотрудника. В тренде автоматизированные системы и браслеты для слежения за сотрудниками. Браслеты помогают следить и за состоянием сотрудников. В качестве системы GPS-слежения чаще всего сотрудникам выдают гаджеты для работы, в которых учтен мониторинг.

Полученные данные помогают планировать работу с персоналом. Анализ результатов предполагает комплексный подход: соответствие штатному расписанию, выполнение плана работ, исполнение обязанностей, обеспечение сроков и пр.