Офис «в кармане»: как использовать корпоративный мессенджер, чтобы управлять бизнесом через смартфон
Рабочие пространства для разных отделов
Чем сложнее структура компании, тем важнее создать выделенное рабочее пространство для каждого отдела. Это помогает сконцентрировать внимание сотрудников только на тех задачах, которые имеют к ним непосредственное отношение.
Можно создавать любое количество таких пространств:
- для разработчиков;
- менеджеров по продажам;
- HR-отдела;
- авторов контента и т. д.
Пользователям доступны только те пространства и чаты, куда они были приглашены администраторами. Перемещение между несколькими рабочими пространствами происходит нажатием одной кнопки — через панель, которая расположена над списком чатов.
Чаты для каждого процесса
В пространствах создаются чаты, чтобы решать в них конкретные задачи отдела или проектной команды. Например, у отдела продаж они могут быть такими:
- «Отдел продаж — общий». Используется для важных новостей, голосовалок и вопросов, которые не подходят ни под один тематический чат. В нем состоит весь отдел продаж.
- «Руководители». В чате общаются только руководители, он закрыт для других сотрудников.
- «Sales действия». Здесь отражаются основные действия, которые выполняют сотрудники от первого контакта с заказчиком до заключения сделки.
- «Клиенты — этап презентации». Все внимание в чате сосредоточено на конкретном этапе взаимодействия с клиентами.
- «Биллинг и оплаты». В нем идет обмен данными, которые связаны с финансовыми вопросами.
- «Отчеты». Чаты с отчетностью удобно использовать во многих отделах — везде, где важно регулярно отслеживать выполнение планов.
Полезно создавать чаты и под общие задачи компании — например, под поиск нового офиса. Тогда все сотрудники, которые задействованы в поиске, сбрасывают фотографии и дополнительную информацию в один чат, затем вместе обсуждают каждое помещение и делают выбор. Треды в чатах Compass мы используем, чтобы собрать всю информацию по задаче в одной ветке. Под каждую новую задачу пользователи пишут всего одно сообщение, а дальнейшее обсуждение ведут под ним. Даже если комментариев становится много, избежать хаоса помогает функция цитирования. Усовершенствовать работу тредов и всего мессенджера можно с помощью коротких сообщений. Мы для этого используем цифры. Сотрудник, которому важно получить мнение руководителя по задаче, пишет подробное сообщение, предлагает несколько вариантов ответа и нумерует их. Руководитель в комментарии к сообщению пишет только номер. Время, потраченное на ответ, сокращается в несколько раз. Реакции — не просто привычные эмодзи, которые позволяют команде выразить свои эмоции по тому или иному вопросу. При правильном использовании они выполняют несколько функций: Как только использование эмодзи станет осмысленным и автоматическим, количество лишнего текста в чатах и тредах сильно сократится — это сэкономит еще больше времени на поиск необходимой информации. Культура взаимодействия в компании — это система, которая выстраивается по своим правилам. Они должны быть простыми, понятными и известными всем сотрудникам. Если в компании принято, что завершенные задачи отмечаются галочкой, то это должны знать все. То же самое касается коротких сообщений, формирования отчетов и всех остальных инструментов. Еще одно важное правило звучит так: «одна задача — одно сообщение». Вся информация, которая касается поставленной задачи, должна обсуждаться в треде. Тогда общий чат не засоряется, а найти нужные комментарии не составит труда даже через несколько месяцев. Чтобы у сотрудников не возникало вопросов, каждая команда должна разработать свой регламент для общения в корпоративном мессенджере. В то же время, не стоит придумывать правила ради правил. Если какой-то инструмент не приносит объективной пользы руководителям или сотрудникам, загонять его в рамки не стоит. Культура взаимодействия должна быть комфортной для каждого участника и в меру гибкой. При использовании всех перечисленных инструментов корпоративный мессенджер превращается для руководителя в «мобильный офис», в котором управлять компанией можно на смартфоне. При этом руководитель получает: Даже если руководитель находится в другой стране, правильно настроенный корпоративный мессенджер позволяет ему эффективно управлять командой и быстро давать качественную обратную связь. Формат «мобильного офиса» приносит пользу не только руководителю, но и команде, каждому ее участнику. Для сотрудников преимущества такие: Все эти преимущества — результаты, которые мы получили в команде Compass. Напишите в комментариях, как у вас построено общение в мессенджере, какие видите плюсы и минусы. Будем рады увидеть ваше мнение и ответить на вопросы
Треды и короткие ответы
Реакции как полноценный инструмент
Правила тоже важны
Плюсы «мобильного офиса» для руководителя
Плюсы «мобильного офиса» для сотрудников