Как выстроить систему коммуникаций в команде? Пошаговая инструкция

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass. Всего за 10 минут можно установить мессенджер на свой сервер. А еще советуем посмотреть рекомендательную программу с блекджэком и бонусами.

Ребята из агентства Jobby провели исследование, которое показало, что значимость внутрикома за последние полтора года сильно выросла.

Об этом рассказали в глубинных интервью участники исследования — руководители HR-отделов крупных компаний. Они признаются, что иногда только грамотная система внутренних коммуникаций помогает людям выйти из состояния паники и вернуться в рабочие процессы.

Главное — внутриком перестал быть про организацию ивентов. Теперь это — постоянное общение с командой. Ключевая задача сместилась с передачи информации от руководителей на сбор обратнои связи от сотрудников.Сегодня, вместе с управляющим партнером Jobby Ольгой Останиной, расскажем, зачем в компании нужен внутриком, и как он должен работать.

Что дает развитие внутренних коммуникаций

1. Уменьшает неопределенность

Внутренние коммуникации помогают сотрудникам понимать, что происходит в компании. Это напрямую влияет на уровень их вовлеченности.

Когда сотрудники знают стратегию, направления и цели организации, их вовлеченность в рабочие задачи возрастает, ведь они видят свой вклад в общее дело.

2. Снимает тревожность сотрудников

Прозрачные и открытые коммуникации уменьшают уровень тревоги в коллективе. Когда люди чувствуют, что их ценят, а мнение учитывают, они реже хотят уйти.

Ольга Останина, управляющий партнер Jobby: «Несколько лет назад „Газпром нефть“ внедряли новую бизнес-модель. Для сотрудников это означало возможное изменение ролей в отделе, переход в другое подразделение, смену руководителя. Это очень чувствительные изменения.»

Совместно с командой внутрикома компании мы сделали серию видеоинтервью и круглых столов с руководителями разных направлений, где простым языком рассказали, что поменяется в работе.

Это помогло снять страхи сотрудников, чтобы реализовать важные для компании изменения. Подробнее читайте в кейсе".

3. Повышает привлекательность компании

Выстроенная система коммуникаций делает компанию привлекательной для потенциальных и действующих сотрудников. Это помогает привлекать и удерживать талантливых и опытных специалистов.

Ольга Останинауправляющий партнер Jobby: «Зимой 2022 года, многие компании не понимали, что будет дальше и не знали, как реагировать. Наибольший отклик и благодарность команды получили организации, которые открыто поговорили с сотрудниками.»

Даже контекст «Мы не знаем, как будет развиваться ситуация дальше, но можем точно сказать, что наши клиенты и сотрудники — высший приоритет для компании» помогли снизить градус паники.

Как это было, обсудили на круглом столе с руководителями HR и внутрикомов ведущих компаний: смотрите видео".

Как превратить внутренние коммуникации в работающую систему?

Чтобы внутриком работал эффективно и стал стратегическим направлением бизнеса, необходимо выстроить систему. Для этого задайте себе четыре вопроса.

Вопрос № 1: для кого мы это делаем?

Определите целевые аудитории (ЦА) среди сотрудников. Важно понимать, кто они, какие у них привычки и предпочтения.

Чтобы выделить участников команды в отдельные ЦА, нужно узнать, чем отличается их восприятие информации:

1. Узнайте, где и как ваши коллеги получают важную информацию о работе: через корпоративный портал, соцсети, мессенджеры или электронную почту.
2. Оцените, какие каналы коммуникации используют разные группы сотрудников. Например, ИТ-специалисты общаются между собой через Telegram, а водители больше любят ВКонтакте.
3. Сегментируйте специалистов по типу и условиям работы. У офисных сотрудников управляющей компании будут одни потребности, а у рабочих на производственных площадках — совершенно другие.
4. Учитывайте особенности различных профессий. Офисные сотрудники могут прочитать пост в любой момент, а грузчики и водители — только во время перерыва.
5. Определите ключевых людей, которые передают информацию на разных уровнях. Так, для сотрудников на производстве, основным источником информации будет начальник цеха, то есть их линейный руководитель.

От того, как вы выстроите коммуникацию с такими информаторами, будет зависеть то, что и как они будут говорить своей команде. Узнайте, откуда эти люди черпают информацию и как ее передают.

Рекомендации:

⭐ Избегайте лишней детализации. Выделение 10 и более ЦА усложнит процесс анализа и потребует значительных ресурсов.

⭐ Если разные группы специалистов не имеют значимых различий в потреблении контента, их можно объединить в более крупные сегменты.

Вопрос № 2: где ведем коммуникацию?

Для эффективного общения с командой необходимо понимать, что их интересует, какая информация им важна, и откуда они ее получают.

Ольга Останинауправляющий партнер Jobby: «Когда мы работали над внутрикомом „Петровича“, выяснили, что их корпоративный портал был неудобным для сотрудников.»

HR-команда полагала, что это крутой канал коммуникации. Сотрудники же поделились, что у портала непонятная навигация, неудобный интерфейс, и он уже не так популярен, как раньше. Подробнее читайте в кейсе".

Примеры каналов коммуникации:

1. корпоративные порталы;
2. каналы в Telegram и группы в WhatsApp;
3. формы обратной связи;
4. корпоративная почта;
5. внутренние печатные и электронные издания, такие как журналы и листовки;
6. корпоративное ТВ, радио и подкасты;
7. встречи, внутренние конференции и общие собрания;
8. информационные доски на производственных площадках;
9. группы и паблики в социальных сетях, таких как ВКонтакте.

Каналы могут дополнять друг друга: сотрудники получают информацию на встречах, затем ее дополняют посты в Telegram.

Определите ваши каналы связи и создайте матрицу коммуникаций. Она поможет понять, какой из каналов наиболее эффективен для конкретной ЦА:

Рекомендации:

⭐ Каналов коммуникации может быть немного. Проверьте, дотягиваетесь ли вы до аудитории через существующие каналы. Если да, то инвестируйте время и бюджет в их качественное улучшение и продвижение.

⭐ Определите ключевые темы, которые будут интересны вашим сотрудникам. Подавайте информацию так, чтобы она была максимально понятна и доступна.

Вопрос № 3: о чем говорим?

Ответьте на вопрос: что мы хотим донести до сотрудников? Затем напишите ключевые сообщения, основанные на стратегии, целях компании, корпоративных ценностях и потребностях ЦА.

Ольга Останинауправляющий партнер Jobby: «Здесь важно установить приоритеты. Например, мы определили, что ключевые месседжи — это корпоративные ценности и цели компании. Значит, все новости и события мы будем подавать через призму этих сообщений.»

Так мы сможем рассказать о ценностях не «в лоб», а показать, как они проявляются в работе компании и жизни сотрудников".

Объем коммуникаций выбирайте в зависимости от приоритета. На практике это проявляется в медиаплане.

Медиаплан — основной рабочий инструмент, который мы используем каждый день. Советуем составить медиаплан на год, с учетом ежегодных изменений и событий, а затем разбить его на месяцы и недели.

Вопрос № 4: как говорим?

Создайте редакционную политику: принципы, тон и правила коммуникации.

Что нужно сделать:

1. Определить тон коммуникации. Являемся ли мы голосом руководства или платформой для обмена мнениями сотрудников? Пишем о себе «мы» или «компания»? Используем формальный или более дружелюбный язык?
2. Прописать рубрики по ключевым темам. Определить их приоритет и частоту публикаций.
3. Подумать об этике публикаций и чувствительных вопросах. Стоит ли освещать неприятные происшествия или увольнение ключевых сотрудников? На этом этапе мы устанавливаем четкие границы того, что допустимо для публикации.
4. Создать инструкцию по оформлению. Какой длины абзацы и когда стоит добавить список? Какие сокращения, сленг, феминитивы используем? Как пишем названия и кавычки? Четкие правила помогут всей команде внутрикома писать в едином стиле.
5. Определить визуальное сопровождение. Фотографии, иллюстрации и видео помогают сделать информацию более доступной и усилить воздействие на аудиторию. А фирменный стиль поможет сделать публикации узнаваемыми.

Бонус: чек-лист системы внутренних коммуникаций

Проверьте, хорошо ли вы знаете свою аудиторию и оцените эффективность каналов коммуникации:

1. Знаете ли вы особенности ваших целевых аудиторий?

1. Откуда узнают новости компании?
2. Какие каналы читают/ не читают и почему? Что сделать, чтобы использовали?
3. Какую информацию о компании хотят получать?
4. Какой информации не хватает?
5. Как могут дать обратную связь?

⭐ Что сделать:

1. Проведите исследование целевых аудиторий.
2. Опишите портрет каждой ЦА.

2. Понимаете ли вы эффективность ваших каналов внутрикома?

1. Какие каналы на какие аудитории работают?
2. Кто владелец каждого канала?
3. Какова частота обновления информации?
4. Какая информация дается в каждый канал?
5. Ключевые KPI каждого канала: как измерить/ какие сейчас показатели?

⭐ Что сделать:

1. Проанализируйте каналы коммуникаций и сделайте описание каждого канала.
2. Создайте матрицу коммуникаций с указанием, на какую аудиторию каждый канал работает.

3. Доносите ли вы важные для компании месседжи до сотрудников?

1. Какой образ компании важно создать у сотрудников?
2. Какие из стратегических целей важно доносить?
3. Какую корпоративную культуру компания формирует и какое поведение ждет от сотрудников?
4. Какие темы важно регулярно освещать?

⭐ Что сделать:

1. Проведите интервью генерального директора, директора по персоналу и верхнеуровневых руководителей каждой ЦА.
2. Составьте список ключевых месседжей, которые важно донести до сотрудников (4-7) и тем, которые вы будете регулярно освещать.

4. Понимаете ли вы идеологию внутренних коммуникаций?

1. В чем ключевое назначение функции внутрикома в компании и какова ее роль?
2. Каких ключевых принципов вы придерживаетесь в работе внутренних коммуникаций?

⭐ Что сделать:

1. В рамках интервью из п.3 задайте вопрос ключевым руководителям о роли и приоритетных задачах внутрикома.
2. Проведите воркшоп с командой внутрикома и договоритесь об идеологии и общих принципах работы.
3. Утвердите результаты у вашего руководителя или топ-менеджмента компании.

5. Знаете ли вы, как будете работать с контентом?

1. Какая для вашей компании и ЦА оптимальная тональность коммуникаций (tone of voice)?
2. Откуда вы будете на регулярной основе брать контент? Как настроить работу с источниками информации?
3. Каких редакторских правил вы будете придерживаться (феминитивы, сокращения, аббревиатуры, использование иностранных слов, написание названий и т.д.)?
4. Как вы будете оформлять коммуникации (картинки, графики, фото)?

⭐ Что сделать:

1. Обсудите вопросы по работе с контентом на воркшопе команды внутрикома.
2. Договоритесь об общих подходах и составьте редакционную политику.
3. Согласуйте документ с PR-отделом и вашим руководителем