5 причин сделать нормальную базу знаний: подборка сервисов на 2024 год

Лучше поручить задачу руководящему составу, например, HRD, тим-лид, руководителю отдела. Они анализируют кейсы в своих отделах и создают регламенты их решения. Идеально, если в команде есть специальный чат, в котором сотрудники пишут чего не хватает в базе знаний, или что нужно обновить.

Миф 5. У нас уже есть папка в Google Диск, зачем ещё одно хранилище

Выше говорили о полугодии, а теперь представьте сколько документов появится на диске за 5 лет. Это уже не библиотека, а комменты на Youtube — хаос из сотен файлов. В такой ситуации проще заново написать регламент, чем найти нужные наработки.

Помимо того, что в Google Диске сложно организовать поиск, важно еще контролировать права доступа и вести апдейт регламентов. Выход один — специальные сервисы. Они предлагают расширенные возможности для совместной работы, поиска и интеграции статей друг с другом.

Профит от базы знаний

1. Команда меньше спотыкается на проблемах, с которыми уже сталкивалась раньше

Ситуация: компания разрабатывает мобильные приложения. Команда сталкивается с багом, который уже фиксила в прошлом. Но сотрудник, который занимался проблемой, уволился, и решение приходится искать заново.

На этом вполне можно потерять несколько рабочих дней. А ведь эти знания уже есть — нужно их просто зафиксировать.

В Lee Hecht Harrison подсчитали, что сотрудник, у которого есть быстрый доступ к корпоративной информации, приносит компании в 2 раза больше прибыли, чем его коллеги без доступа к wiki.

2. Можно проанализировать статистику, чтобы посмотреть, с какими процессами чаще всего возникают проблемы

В базе знаний можно проанализировать, что сотрудники ищут чаще всего. Какие можно сделать выводы:

1. Какие процессы вызывают сложности, и как их упростить.
2. Какие инструкции устарели и не дают ясности.
3. Какие направления в работе требуют корпоративного обучения.

Так можно точечно совершенствовать процессы и убедиться, что у сотрудников всегда есть актуальная информация.

3. Сотрудники меньше дергают тимлидов, потому что могут подсмотреть сами

Сотрудники могут сами справляться с трудностями, а руководители — сосредоточиться на стратегических вопросах.

По оценкам International Data Corporation, компании из списка Fortune 500 теряют около 31,5 миллиарда долларов в год из-за отсутствия структурированной базы знаний.

4. Быстрый онбординг новых сотрудников

После созвона с новичком, HR’у не нужно вести сотрудника «за ручку» — он может сам изучить все регламенты, инструкции и получить ответы на частые вопросы.

5. Дополнительная лояльность сотрудников, если они участвуют в создании базы знаний

Если сотрудники могут делиться своим опытом и дополнять базу знаний — это плюс к ценности их работы. Люди понимают, что их знания полезны для всей команды, а не только для выполнения собственных задач. Такой подход поощряет инициативу и дает буст к мотивации.

Компании, которые поощряют сотрудников делиться своими знаниями и опытом, лучше справляются с обучением персонала, организацией работы команд и выполнением больших проектов. Интеллектуальные системы

Подборка крутых сервисов на 2024 год

1. Notion

Это база. Популярная онлайн-платформа, в которой можно сделать что угодно. В сервисе большой набор инструментов.

В Notion можно не только создать базу знаний, но и для организовать другие задачи — от личного планирования до управления крупными проектами.

Преимущества:

1. Готовые шаблоны различной сложности в самом сервисе, а также сайты с тысячами шаблонов пользователей, например, этот.
2. Совместная работа над документами в корпоративной версии.
3. Удобный интерфейс и широкие настройки форматирования.
4. Поддержка Markdown и визуального редактирования.
5. Встроенный ИИ, поиск и множество способов визуализации данных.

Для личных целей Notion бесплатный, но есть ограничением на встроенный ИИ. Для команд — от $8 за пользователя в месяц, но российской картой оплатить нельзя.

2. WEEEK

В WEEEK можно управлять проектами и структурировать знания.

У платформы минималистичный интерфейс и встроенный редактор текста. Есть интеграции с другими сервисами, например, Google Drive, Figma и Airtable.

В сервисе можно настраивать доступ к разделам базы знаний для конкретных сотрудников или внешних партнеров. Можно точечно выдать права на редактирование, просмотр и комментирование документов.

Для небольших команд сервис бесплатный. Для команды от 5 человек — от 199 ₽/месяц за сотрудника.

3. Аспро.Agile

В сервисе можно работать над проектами и создать базу знаний.

В Аспро.Agile есть:

1. Интеграция с системами GitLab и Bitbucket. Можно синхронизировать ход работы с репозиториями кода.
2. Есть модуль планирования с визуализацией статусов задач. Это полезно для контроля выполнения работы.
3. Богатый набор инструментов редактирования.
4. Можно настраивать уровни доступа для внешних участников.
5. Встроенный мессенджер. Можно чатиться с коллегами не выходя из платформы.

Есть аналитика данных и экспорт результатов.

Стоит сервис от 3920 ₽/месяц за 30 пользователей.

4. Teamly

Отечественный сервис, который предназначен для управления корпоративной базой знаний. Имеет много общего с популярным инструментом Confluence как по функциональности, так и по структуре.

Важные особенности:

1. Команда может создавать, комментировать и дополнять документы в риалтайм.
2. Можно делать учебные программы и курсы внутри платформы.
3. Рабочие пространства адаптируются для каждого отдела или проекта.
4. Есть новостная лента.
5. Есть файловое хранилище.
6. Есть чат внутри документов.
7. Можно настроить аналитику просмотров статей.
8. Есть интеграция с сервисами Google и Draw.io.

Бесплатный тариф предлагает до семи пользователей, 100 статей и 2 ГБ памяти. Далее от 149 ₽/месяц за пользователя.

5. WikiWorks

Удобный онлайн-инструмент для обучения персонала и накопления знаний в компании. База данных представлена в структурированном виде, а доступ можно настроить с учетом иерархии. Каждый материал можно оценить и предложить улучшения.

В сервисе есть поиск информации, курсы и новостная лента для обмена знаниями.

А еще есть система мотивации — сотрудников можно поощрять за добавленные в базу знания. Сервис делает акцент и на обратной связи — пользователи могут анонимно предлагать идеи для развития системы знаний.

Тарификация начинается с 495 ₽/месяц за 5 пользователей, далее 99 ₽ за каждого нового сотрудника.