Как достигать результатов каждые 12 недель, пока остальные факапят весь год

Наконец, при годовом планировании сложно оценивать промежуточные итоги и корректировать стратегию. Когда между контрольными отсечками много времени — трудно своевременно вносить изменения.

Плюсы планирования на 12 недель

Проще сосредоточиться на важном

Одно из главных достоинств метода «12 недель» — можно сосредоточиться на нескольких самых важных задачах за короткий промежуток времени. Это помогает уйти от расфокуса усилий и использовать ресурсы на 100%.

В менеджменте проектов очень легко потеряться в многозадачности. Менеджеры вязнут в срочных задачах от разных заказчиков, решают проблемы команды, постоянно переключаются с одного на другое. В итоге дедлайны срываются, а у сотрудников появляется выгорание.

Многие считают способность делать одновременно несколько дел чуть ли не достоинством. Правда в том, что многозадачность снижает вашу общую продуктивность и не дает добиваться хороших результатов. Многозадачность на самом деле тормозит вас и повышает вероятность ошибок. Когда вы переключаетесь на новую задачу, вы тем самым увеличиваете время выполнения предыдущей на 25%.

12-недельное планирование помогает разорвать этот замкнутый круг и сфокусироваться на действительно важных целях. Например, можно посвятить цикл одному продукту, отодвинув все второстепенные задачи. А для работы с командой назначить тим-лида.

Способность погрузиться в несколько приоритетных целей и не отвлекаться на второстепенное — вот ключ к максимальной концентрации усилий и продуктивности. Традиционное планирование просто не может дать такого прицела на протяжении всего года.

Проще анализировать промежуточные результаты

Короткие циклы помогают лучше отслеживать прогресс и вовремя вносить корректировки.

Когда компания планирует цели на год, активность сотрудников — это американские горки. В начале года команда только начинает разгоняться, в конце — набирает максимальный темп, чтобы закрыть все задачи.

Интенсивность работы в 12-недельных спринтах распределена равномерно. Так можно увидеть более реалистичную картину на каждом промежуточном этапе и, если нужно, вносить корректировки в план, чтобы достичь больших результатов.

Согласно исследованию PMI, наиболее распространенные причины неудач проектов — отсутствие анализа промежуточных данных.

Повышается гибкость

Короткие циклы помогают быстрее адаптироваться к новым условиям.

Представим, что команда разработчиков создает новое мобильное приложение, и на первом этапе есть 8 ключевых функций, которые нужны пользователям.

Если ребята планируют цели по 12-недельным циклам, они работают не над всеми фичами сразу, а концентрируются только на 1-2. Если требования к приложению меняются, команда просто корректирует план, а не исправляет уже написанный код.

В таком же ключе можно реагировать на изменения рынка, новые технологии, активность конкурентов и любые другие внешние факторы. 12-недельные циклы позволяют оставаться гибким и легко адаптироваться. А когда все ресурсы распределены на год вперед, выделить их на что-то еще почти невозможно.

Меньше стресса

Циклы разбивают большие долгосрочные цели на компактные, хорошо контролируемые отрезки. В начале каждого цикла формулируются конкретные подзадачи только на ближайшие 12 недель.

Когда цели понятны и выполнимы — сотрудники понимают, чего от них ждут и какие шаги нужны для достижения результата. Так не только упрощается планирование и организация работы, но и уменьшается риск перегрузки и стресса.

А вообще, регулярные успехи — источник гормона счастья для команды. Сотрудники чувствуют себя лучше и работают на кураже. Успешный успех становится на конвейер.

Как успевать все за 12 недель в команде

1. Определите долгосрочное видение

Сформулируйте четкое видение того, каким вы хотите видеть свой бизнес, продукт или карьеру через 3-5 лет. Опишите желаемое состояние максимально детально. Затем разбейте это большое видение на серию 12-недельных вех и промежуточных мини-целей.

Например, если вы разрабатываете CRM-сервис, долгосрочной целью может быть выход на иностранный рынок. Этот масштабный проект удобно разделить на 12-недельные фазы: сбор данных о рынке страны и ЦА, проработка маркетинговой стратегии, перевод сервиса на локальный язык, тестирование, отладка и т.д.

2. Сфокусируйтесь на главных целях

Для каждого 12-недельного цикла выберите 3-5 главных целей или ключевых результатов, система OKR в помощь. Определите четкие критерии достижения этих OKR. Избегайте распыления усилий — фокус критически важен.

Все не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу самых важных. Помните, что Новый год наступает каждые 12 недель. Каждые 12 недель определяйте для себя одно или два ключевых направления, в которых нужно работать с максимальной отдачей. Затем, по истечении 12-недельного периода, вы заново определите для себя новые ключевые задачи.

3. Разбейте цель спринта на подзадачи и еженедельный план

Для каждой главной цели продумайте подзадачи, которые необходимо выполнить в срок. Расставьте приоритеты, и распределите задачи по неделям внутри 12-недельного спринта. Пользуйтесь канбан-досками, чтобы визуализировать процесс. Рассказывали о них тут.

4. Проводите частые обзоры и ретроспективы

Еженедельно отслеживайте прогресс и обновляйте план при необходимости, всегда учитывайте новые данные. В конце каждого спринта проводите ретроспективу, чтобы выявить точки роста. Не бойтесь корректировать свой подход из цикла в цикл. Гибкость — одно из главных преимуществ 12-недельного планирования.

Во время встречи участники группы не обвиняют друг друга в невыполнении планов, не возлагают ответственность за что-то плохо сделанное. Они смело говорят о своих ошибках, хвалят друг друга за успехи, помогают сосредоточиться на важном и тем самым поощряют дальнейшие действия.

5. Поддерживайте команду

Обсуждайте на еженедельных встречах достижения и сложности, мотивируйте сотрудников. Моральная поддержка критически важна.

Следуя этим шагам ваша команда станет более продуктивной, сфокусированной и адаптивной. Привычка к коротким интенсивным спринтам войдет в культуру компании и позволит быстро реагировать на изменения в индустрии.