Оптимизация бизнес-процессов: зачем и как ее проводить

Однако она не сводится к массовым увольнениям. Более того, сокращение штата возможно лишь в случае, если нагрузка на одного работника не изменяется или в итоге сократится. Задачи оптимизации — в улучшении работы по двум направлениям. Первое связано с продуктом:

1. ускорить производство товаров или предоставление услуг;
2. повысить качество предложения относительно прежних показателей;
3. сократить себестоимость производства или оказания услуги.

Второе фокусируется на компании:

1. уменьшить издержки на внутренние процессы;
2. повысить прозрачность делопроизводства;
3. усилить контроль за бизнес-процессами;
4. высвободить ресурсы для развития дела;
5. наладить система планирования и управления.

Чтобы не допустить ошибок, нужно оптимизировать работу в пять шагов.

Шаг № 1: Выявить цели оптимизации

Даже для компаний-конкурентов такие цели разнятся, поскольку зависят от трех факторов:

1. стратегии конкретной организации;
2. рода деятельности, специализации;
3. позиции на рынке.

Начинающие фирмы и корпорации, коммерческие и завязанные на госзаказ предприятия вынуждены действовать по-разному. В качестве общих целей часто выбирают:

1. оптимизацию затрат и себестоимости;
2. ускорение производства товара;
3. повышение скорости доставки и т. п.

В рамках аудита собственник должен определить слабые места и постараться компенсировать именно их. Для этого на начальном этапе стоит подробно расписать, какие изменения будут считаться успешными.

Шаг № 2: Подробно расписать бизнес-процессы

Для качественной оценки потребуется картирование. В рамках анализа составляют список процессов, после чего каждый детально описывают, руководствуясь вопросами:

1. Как начинается и чем заканчивается процесс?
2. Каковы промежуточные этапы?
3. Кто отвечает за каждый этап?
4. Каковы результаты конкретного этапа?
5. Кто и что делает с этим результатом?

Ответы помогут не только выяснить уязвимые места, но и предварительно оценить возможности по улучшению бизнеса.

Шаг № 3: Анализ существующих проблем

Чтобы упростить этап, карту процессов иногда оцифровывают и дополняют статистикой, чтобы увидеть изменения в бизнес-цепочках на протяжении длительного временного отрезка. Это позволяет:

1. увидеть проблемы отдельных процессов;
2. оценить недостатки всего бизнеса;
3. выявить повторяющиеся проблемы.

Сделать анализ более точным позволяет сравнение с показателями конкурентов в рамках конкретной деловой ниши. Если какие-то параметры сильно уступают, у них наибольший потенциал для роста.

Шаг № 4: Описать идеальный бизнес-процесс

После выявления уязвимостей следует в подробностях расписать, как должна выглядеть процедура в идеале. Например, заменить традиционную работу менеджеров на автоматический сервис, чтобы потенциальные клиенты могли самостоятельно отсматривать, заказывать и оплачивать товар.

Должна получиться такая же карта бизнес-процесса, как на втором шаге, но — работающая безупречно. Даже если не выйдет реализовать ее на практике, это упростит поиск методов и решений для эффективной оптимизации существующих корпоративных процедур.

Шаг № 5: Аккуратное внедрение инноваций

Нельзя сразу вносить изменения. Это или уничтожит существующие рабочие цепочки, или ухудшит финансовые, производственные показатели. Чтобы избежать рисков, нужно действовать постепенно:

1. вносить малые изменения;
2. оценивать результат;
3. корректировать планы;
4. отслеживать взаимодействие с другими бизнес-процессами.

Простое наращивание продаж при сохранении прежних объемов производства приведет к дефициту, обратная же ситуация вызовет дополнительные траты с необходимостью хранить нереализованный товар на складе.

Оптимизация бизнес-процессов — комплексный проект, требующий принятия тактических и стратегических решений. Не стоит рассчитывать на мгновенный или точно соответствующий ожиданиям результат. Малые шаги с анализом изменений на каждом станут залогом успеха!