Собрания команды: как организовать и не тратить на них все рабочее время
Совещания команд — необходимая часть рабочего процесса. Однако, согласно статистике, специалисты тратят на собрания 21% своего рабочего времени. Но еще хуже то, что почти четверть времени собрания — неэффективна и пуста, как говорят опрошенные.
Поэтому у руководителей возникает вопрос: как провести эффективное собрание? Говоря эффективное, мы имеем в виду не обязательную повинность, а источник информации, которую сложно получить собственными силами.
Рассказываем, как мы в коммуникационном агентстве ICU организовываем собрания.
11 лайфхаков эффективного собрания
На основе опыта мы вывели 11 работающих приемов, делающих собрания «полными»: 1. Модератор. Назначьте модератора, обычно это руководитель, который будет контролировать тайминг и направлять собрание, так оно не превратится в «базар». 2. Регулярность. Проведение совещания 1-2 раза в неделю в зафиксированное время создает системность и дисциплинирует. 3. Удобное для всех время. Желательно не занимать рабочие часы и проводить собрание в начале рабочего дня в понедельник или в пятницу к концу дня. 4. Онлайн-формат. Помимо того, что это быстро и удобно, это еще и существенно повышает явку. Такой формат незаменим, если есть сотрудники на удаленке. 5. Повестка. Заранее сформированная повестка с таймингом существенно сокращает время собрания: вопрос № 1 — 5 минут, вопрос № 2 — 10 минут, и всем понятно, чего ждать. 6. Ознакомительные материалы. Отправляйте все необходимые материалы за 1 день или минимум за пару часов до собрания всем участникам. Так вам не придется тратить 10 минут, объясняя суть, а сотрудники смогут подготовиться и сформировать свое мнение. 7. Никаких гаджетов. Простое правило, которое помогает не отвлекаться и провести полчаса-час максимально сконцентрировано. 8. Время для вопросов. Оставляйте время для возможных вопросов или дискуссий. 9. Факты, а не обвинения. При существовании проблемы акцентируйте внимание на ее решении, обсуждении фактов, а не разборках «кто виноват». 10. Похвала. Отмечайте победы, результаты выделившихся сотрудников. Это сильно вдохновляет и мотивирует команду. 11. Подводите итоги. Фиксация всех решений, дедлайнов и последовательностей помогает подвести итог собрания. Мы разработали для себя рабочую схему из 3 видов собраний: 1. Общее базовое собрание Проводится в 10.00 в понедельник, длится 30 минут, присутствуют все штатные сотрудники компании. 2. Собрание руководителей Планируется на пятницу в 17.00, длится 1 час, присутствуют 4 руководителя по направлениям стратегия, смм, брендинг- дизайн, продажи. 3. «Летучки», мини-собрания внутри отделов Проводятся ежедневно, занимают 5 минут, организовываются в форме созвонов, отчетных чатов в Telegram с участниками проекта. Что дает каждое из этих собраний участникам? Рассмотрим дальше. Фундамент недели Стоит заметить, собрание очень концентрированно благодаря еще одному лайфхаку: каждый сотрудник имеет план своего рассказа / доклада в виде тезисов и знает выделенное ему время, а также блокнот для записи решений и собственных задач. Собрание руководителей «Статус» Особенность собрания в том, что заранее высылаются все отчетные и ознакомительные материалы и обсуждается небольшой спектр вопросов в порядке приоритетности, начиная с самого сложного вопроса и требующего больше времени. Мини-собрания для мини-решений Обычно проводится в чатах в форме голосовых или письменных сообщений и сильно экономит время. Почему наши сотрудники не пропускают собрания? 30 минут из 40-часовой рабочей недели для сотрудников и 1 час для руководителей занимают совещания в ICU. Очень недолго, но это дает результаты. Для руководителя: Для сотрудников это тренировка: Собрания помогают всем быть в курсе происходящего, видеть прозрачность политики компании, придерживаться стратегии и чувствовать свою важность. Вильфредо Парето однажды заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% населения, он изучил эту закономерность применительно к другим сферам и вывел принцип: 80% результата зависят от 20% усилий. В ICU собрания относятся как раз к этим 20% работы, приносящим 80% результата.
Виды собраний в ICU
