Главное Авторские колонки Вакансии Вопросы
Выбор
редакции
349 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как я трижды меняла таск-трекер для своего агентства и не сошла с ума

Хочу рассказать, как я внедряла систему управления задачами в свою команду и почему в итоге выбрала YouGile после Trello, Notion и других. Теперь все как на ладони (и минус один проджект).
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Привет, я Настя, основатель и главред студии контента МОРЕ. По своей натуре я контрол-фрик: мне крайне важно, чтобы все задачи были записаны. Доходит до того, что я записываю личные дела типа «Поговорить с моим парнем» или «Покормить бездомную собаку».

В общем, как вы поняли, без таск-трекера мне никак.

Как я искала идеальную систему управления задачами

Когда-то я работала в редакции бизнес-издания и мы начинали с гугл-календаря. Это было очень примитивно, но полезно: мы планировали ежедневные тексты в календаре и они не терялись. Но некуда было девать бэклог, не было подзадач и многого другого. В общем, это конечно была не система управления задачами. Зато в редакции были прозрачные KPI ― 1 текст с автора в день, запутаться было трудно.

Затем мы перешли в Битрикс24. Точнее, перешла вся компания, включая продавцов, финансовый отдел, СЕО ― всем было чем заняться. Но был огромный минус: внедрение Битрикс ― это целый процесс, с совещаниями по обучению, бюджетом на внедренцев и многим другим. Мы в редакции продолжили использовать его примерно как гугл-календарь, только продвинутый.

И вот я ушла на фриланс, затем создала студию контента. У меня появилась свобода выбирать и я начала с простой и классной штуки ― Trello. Здесь я задержалась года на два или три, притянув команду. Мы работали на одной доске: Бэклог ― В работе ― Редактура ― Согласование ― Готово ― Оплачено. Были довольны, но не хватало более широких возможностей внутри задач ― например, возможность их обсудить, уточнить.

В этот период я стала часто натыкаться на Notion. Многие клиенты высылали ТЗ и туториалы прямо оттуда. Я была в восторге. Тексты для нас ― основная часть работы, и в Notion мы смогли генерировать их прямо внутри. Я всерьез думала отказаться в гуглдоков и начать вести все проекты в Notion, но меня бесила емкость бесплатной версии.

Вроде бы, мы создавали не так много задач, но бесплатной версии не хватало. Решалось это только удалением документов без возможности восстановления. Так я удалила свое многолетнее портфолио. Я уже была готова заплатить, но тут Notion ушел из России.

Переход на новую систему управления проектами ― задача всегда срочная (у меня да, а у вас?). Мне хотелось буквально за час найти альтернативу, зарегаться и начать работать. Увы, процесс затянулся.

Почему я выбрала YouGile как систему управления задачами

В YouGile работает мой парень ― когда-то использовал систему в строительной компании, а теперь в ИТ. Он услышал мое нытье о таск-трекерах и посоветовал попробовать.

YouGile реально быстро позволил начать работать. Никаких приветственных писем, туториалов, ― сразу бери и делай. Я написала название компании, создала проект, внутри него сразу появилась доска.


Таких досок в системе управления проектами можно создавать сколько хочешь

Я сразу же руками (научена уже) добавила все тексты в продакшене, расставила дедлайны, авторов, гонорары. Добавила команду. Регистрация и перенос задач (кроме архива) заняли не более часа.

На 9 человек система управления задачами не выдала никаких ограничений, не было пуша о покупке платной версии и так далее. YouGile оказался полностью бесплатный на команды до 10 человек.

Как мы обустроились в системе управления проектами

Мы ограничились четырьмя досками на общие задачи (Полезные документы, Задачи авторов, Маркетинг и Все остальные задачи aka Развитие :) ), а также создали отдельные проекты под комплексных клиентов.


Базы знаний в YouGile не нашлось, поэтому мы ее прикрутили в формате доски «Полезные документы». В целом, сносно, можно пользоваться.

Удобно, что можно настроить фильтр только на свои задачи и видны только они. Так освобождается голова.

Задача открывается как простое поле для описания. Выглядит лаконично, ничего не отвлекает от того, что хотелось сказать.

Но подождите, а как же теги, которые есть например в WEEEK и Notion? А эти теги ушли на доску в виде стикеров и их можно увидеть до открытия задачи. Оказалось еще удобнее.

Появилась классная функция ― в каждой задаче автоматически подкручен чат. Сразу можно что-то написать дополняющее. Еще лучше, чем комментарии.


Особенно эту функцию оценила моя ассистентка Маша. В нашем чатике в Telegram всегда было ощущение перегруза. Для некоторых задач мы создавали группу в Telegram на нас двоих. Теперь это стало не нужно.

Есть ощущение, что YouGile не хочет меня перегрузить и лишь ненавязчиво напоминает справа вверху о том, что где-то там меня ждут сообщения. Нет призывов улучшить тариф, мигрировать из Notion, чего-то там еще прикрутить. Мне нравится, что почти все написанное на рабочем пространстве ― написано мной, а значит создано под меня. И это очень хорошо.

Дополнительные функции в YouGile

Постепенно я изучала новые функции. Самое удобное, что включать многие можно только если они тебе нужны. Не отключать ненужное, а включать нужное ― видите разницу?

В YouGile я нашла библиотеку расширений, т.е. дополнительных функций. Там есть постановка задачи из Telegram, согласование задачи, лимиты задач и многое другое. Коротко поделюсь, что наиболее заинтересовало (не только из расширений, но и из базовых функций).

1) Голосовые и расшифровка

В чате внутри системы (в мобильной версии) есть функция записи голосовых, и расшифровка у них мгновенная. Очень удобно и даже более качестве, чем в телеге. Так я стала чаще заходить в чат и записывать голос там.

2) Запись видео с экрана

Классная возможность разобрать задачу на пальцах: показать недочеты, потыкать примеры, уточнить тз. Пользуемся редко, но иногда полезно, особенно когда речь об описании чего-то с экрана: например, разбор текста или изучение продукта клиента.

3) Тайм-трекинг

Это чудо, которое может отсчитывать время, потраченное на задачу. Для меня это возможность принимать управленческие решения (например, увидеть, сколько реально уходит на правки) и какой-никакой контроль. Конечно, система не делает снимки экранов сотрудника и не может подловить на вранье, но оценить загрузку помогает. И тогда на слова автора, что он будет писать три дня, я могу поспорить, что управится и за два.

Как внедрить систему управления задачами в команду

Внедрение ― большая проблема таск-трекеров. Ведь если команда не будет пользоваться системой управления задачами, то зачем она нужна?

Хорошая система управления задачами ― та, которая нужна и сотрудникам тоже. Они должны обнаружить, что без нее было не так удобно.

И уж тем более не должно быть никаких обучений, инструкций. Поверьте, никто не будет их проходить. Кое-как сотрудники согласятся, если вы отодвинете их задачи и оплатите их время на это обучение. Помню, когда мы работали в Битрикс, мои задачи мне никто не отодвигал.

Во внедрении YouGile в работу сотрудников я выбрала гибридный подход.

1) Для проджектов и редакторов

Управление задачами ― это и есть их задача. Их нужно было погрузить в YouGile обязательно.

Я перешла на режим «нет задачи ― нет работы». Менеджеры получили задачу «Организовать проекты в YouGile» с описанием, что именно я хочу и как мы будем работать.

Далее я приходила в чат Telegram с напоминанием: «Привет, что у нас с проектом Х? Вижу, что текст Х еще на стадии подготовки и дедлайн прошел, что с ним не так?»

Одна из моих менеджеров любит порядок и быстро влилась в работу, второй был не настроен вести проекты. Именно YouGile показал мне, что у него в приоритете редакторская функция, а упорства и бодрости проектного менеджера у него нет. Дело не в таск-трекере ― он бы и без него не двигал проект. В результате я «уволила» его с ведения проекта и оставила редактором.

2) Для авторов

Авторы были добавлены в систему и просто информированы о том, что она есть. Доска понятна интуитивно, никаких обучений я не проводила.

Для меня не так важно, где они примут задачу: в телеге или в YouGile. Поэтому делала так: ТЗ я создаю обязательно в YouGile, но задачу высылаю ссылкой в Telegram. Так автор гарантированно информирован о задаче. Не будет такого, что автор не увидел или забыл зайти в систему. Если у автора возникают вопросы на то, что есть в YouGile (например, сроки оплаты), я отправляю его в задачу.

3) Для «бэк-офиса»

Здесь ― о чудо! ― сотрудники сами активно включились. Расскажу на примере ассистентки Маши.

Во-первых, она сходу стала комментировать задачи через чат и скидывать туда результаты работ. Она делает это настолько активно, что я не успеваю просмотреть, и она периодически сомневается, что мне приходят уведомления (а они приходят).

Она стала с удовольствием перетаскивать задачи по доске и даже ставить меня исполнителем. Ей доставляет удовольствие снять задачу с себя и поставить исполнителем меня (в данном случае это означает, что задача ушла мне на проверку, хотя можно было выстроить процесс еще более умно).

4) Для клиентов

Агентства обычно не добавляют клиентов в свои процессы ― они подключаются к процессам клиента. Но в YouGile есть безлимитные гостевые доски ― возможно, однажды придет клиент, с которым мы сможем работать через нашу систему.

Что мне понравилось в системе управления задачами YouGile

1) Скорость. Мы начали работать мгновенно

2) Цена. Для команды моего размера это бесплатно. Напомню, что в Notion нам не хватало страниц для нормальной работы, отчего я снесла много полезного, в том числе страницу многолетнего портфолио.

3) Удобство коммуникации. Мы оценили возможность переписываться в отдельном чате по каждой задаче. Наши личные чаты разгрузились

4) Прозрачность и наглядность. Как любой нормальный таск-трекер, YouGile показывает жизнь студии как на ладони. Не теряется ничего.

5) Простота. YouGile сложный настолько, насколько вам нужно чтобы он был сложный. Мы начали просто с доски и перетаскивали задачи ― это понятно даже джуну. Когда появилось время покопаться в системе, я добавила тайм-трекинг, напоминания, согласование задач.


Моя неидеальная доска

Чего не хватило?

Базы знаний. Немного грустно без страниц как в Notion, куда можно залить стандарты работы, редполитику и так далее.

З.Ы. Какие таск-трекеры я пробовала и они не подошли

Yonote: система управления проектами чуть не развалила работу

Yonote я пробовала, когда решила не усложнять и искала наиболее похожие аналоги Notion. Нашла Yonote и воодушевилась. Мне стоило что-то заподозрить, когда кнопка «Начать» зависла и сайт лег. Ну ладно, бывает.

Зашла и стала тестить. Параллельно включила импорт задач из Notion. Он затянулся на полдня, в итоге мы бросили и перенесли их ручками.

А через день половина задач с доски пропала.

Вы представляете, что это такое, когда ты руководишь 5 проектами, внутри них с десяток задач, и тут половина пропала? Я успокаивала себя только тем, что в крайнем случае сотрудники восстанут и придут с требованием своих денег ― так мы и узнаем, чем они занимались...


У Yonote есть Telegram-чат с разработчиками, я пошла туда и написала проблему. Прошел час, другой, и мне никто не ответил. Жила бы у тогда у моря, то я бы просто пошла смотреть на бесконечную воду, но у меня кипела работа и все горело.

Задачи мы восстанавливали еще пару дней.

WEEEK ― интересненько, но перегруженно

Также тестила WEEEK. Зашла и сразу попала на онбординг. Система при регистрации спрашивает размер команды, твою роль и нишу, дает видеоинструкцию. Я получила доску и первые пуши, которые заботливо объясняли, что делать.


Пушами я не пользовалась. В момент работы у меня баннерная слепота на все, что не касается текущего процесса.

Мне понравилось, что задачу можно описать по типовым пунктам. Это практически шаблон тз: всегда знаешь, что полезно указать клиента, тип задачи, гонорар, не забыть ссылку на тз. В задаче также незаменимы комментарии, потому что креативной команде без пожеланий и уточнений работать трудно.


Незаменимый раздел ― документы. Целая база знаний по проекту! У нас документов очень много: паспорт клиента, заполненный бриф, анализ ЦА, анализ конкурентов, матрица контента и темник...

Отдельный плюсик поставила блоку «идеи и заметки». Креативным людям важно иметь пространство не только для порядка, но и для потока хаотичных набросков.

Мне многое понравилось, но оставалось ощущение перегруза.

На рабочем пространстве было много для меня лишнего. Система наседала со своими предложениями ― улучшить до PRO, пригласить команду, мигрировать из других систем и так далее.

Когда я стала добавлять команду, то мы сразу же не влезли в бесплатные лимиты (до 5 человек).

Я стала изучать и увидела, что самый дешевый тариф нам подходит, но не совсем. Вышло 45 000 руб на 9 человек при оплате за год или по 4 700 помесячно. Многовато, подумала я, и села посмотреть альтернативы.

В общем, если вы ищете удобную систему управления задачами, то гляньте YouGile. А если есть что-то лучше, то поделитесь, чем пользуетесь?

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.