Что делать, если ФНС требует договоры с самозанятыми

Разберемся, как действовать, если пришло требование от налоговой — без суеты и с максимальной защитой для бизнеса.

Почему ФНС проявляет интерес

Работа с самозанятыми — зона особого внимания. Компания не платит страховые взносы и НДФЛ, а самозанятый — всего 6% налога. Для государства это потенциальная потеря доходов, поэтому налоговики проверяют: не скрывается ли под видом «самозанятости» обычное трудоустройство.

Сигналом для проверки может стать:

• регулярные переводы физлицам, не отраженным в отчетности;
• маленький штат при активной операционной деятельности;
• однотипные платежи одним и тем же исполнителям;
• данные из приложения «Мой налог», где видно, что самозанятый работает только с вами.

Если вы получили требование, не тяните. Лучше спокойно собрать документы и ответить — это гораздо безопаснее, чем ждать выездную проверку.

Что делать пошагово

1. Подготовьте пояснение: Оно пишется в свободной форме. Главное — объяснить, почему вы привлекали самозанятых, и показать, что ваши отношения не похожи на трудовые. Включите в пояснение:

• что человек сам выбрал статус самозанятого;
• что он работает по договору и не подчиняется внутреннему распорядку компании;
• что оплата шла по актам за конкретный результат, а не «за часы»;
• что компания не предоставляет оборудование, а исполнитель работает на своей технике;
• что договор срочный или разовый, а не бессрочный.

1. Приложите копии договоров, актов, чеков из приложения «Мой налог».
2. Если не успеваете в срок: Подайте в ФНС уведомление о продлении срока — это нормальная практика. Укажите причину (например, контрагент в отпуске, нужно время собрать документы) и дату, к которой вы их предоставите.
3. Пригласили на допрос — идите: Это не страшно. Главное — говорить спокойно и по сути. Если ваши документы в порядке, разговор закончится быстро.

Как не допустить переквалификации в трудовые отношения

Налоговая смотрит на три вещи:

1. Регулярность оплат. Если платите дважды в месяц — это уже «похоже на зарплату». Лучше формулировать: «оплата по факту выполненных работ».
2. Контроль и подчинение. Самозанятый сам выбирает график, не сидит в офисе и не получает указаний от начальника.
3. Зависимость. Если человек работает только с вашей компанией, это повод для вопросов. Лучше, если у него есть другие заказчики.

Обратите внимание и на формулировки в договоре. Опасные слова: «рабочее время», «отчет руководителю», «ежемесячная премия». Безопасные — «сроки выполнения», «акт приема-передачи», «оплата за объем работ».

Как усилить защиту

1. Проверяйте статус самозанятого в «Мой налог» перед каждой выплатой.
2. Пропишите пункт, что исполнитель обязан уведомить, если слетит с режима НПД.
3. Храните все чеки, акты, переписку и подтверждения передачи документов в налоговую.
4. Если услуги разовые — укажите это в пояснении: например, «создание дизайна витрины к открытию магазина». Это покажет, что речь не о постоянной занятости.
5. Держите штатное расписание под рукой — в нем не должно быть должностей, аналогичных функциям самозанятых.

Что делать при визите инспектора

Если пригласили лично, возьмите оригиналы и копии документов, но показывайте их только по запросу. Попросите инспектора зафиксировать, какие документы вы передали, и подпишите опись. Это пригодится, если дело дойдет до суда.

Официальные запросы ФНС приходят через ЭДО или почтой. Храните подтверждение отправки — оно может стать ключевым аргументом в споре.

Вывод

Если сотрудничество с самозанятыми оформлено правильно — бояться нечего. Главное — показать, что это гражданско-правовые отношения, а не «скрытое трудоустройство». Тогда проверка пройдет спокойно, без штрафов и нервов.

Мы в Mega Personal помогаем бизнесу любого масштаба быстро находить и оформлять персонал по всей России. Используем собственную CRM, опытных рекрутеров и комплексный подход, чтобы закрыть вакансии качественно, безопасно и с минимальными затратами времени.

Самозанятые — это не риск, если все делать по правилам. И лучше потратить пару часов на порядок в бумагах, чем потом неделями доказывать очевидное.

Ваш, Роман