Переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

Действовать нужно уже сейчас. Подготовили практический чек-лист, который поможет вашему бизнесу безболезненно адаптироваться к новым требованиям законодательства.

1. Выберите аккредитованного ИС-оператора

Передавать данные в государственную систему ГИС ЭПД напрямую нельзя — это делается исключительно через аккредитованных Минтрансом операторов. При выборе партнера оценивайте три ключевых фактора: совместимость решения с вашей учетной программой (1С, ERP), наличие надежного автоматического роуминга со сторонними операторами и юзабилити мобильного приложения для водителей.

2. Оформите электронные подписи и настройте МЧД

Для подписания ЭТрН сотрудникам понадобятся КЭП (квалифицированная) или УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись). Если накладную подписывает не руководитель, обязательна машиночитаемая доверенность (МЧД). Водителям достаточно использовать простую электронную подпись через государственное приложение «Госключ» прямо со смартфона.

3. Подключитесь к ГИС ЭПД

Сам процесс подключения происходит в автоматическом режиме через вашего выбранного ИС-оператора сразу после подписания договора на обслуживание и настройки прав доступа.

4. Определитесь с форматом работы

Оцените масштабы бизнеса. Малым компаниям с редкими отгрузками подойдет личный кабинет оператора. Для среднего и крупного бизнеса необходима интеграция через API с вашей учетной системой (ERP), чтобы исключить ручной ввод данных и ошибки при заполнении реквизитов.

5. Пересмотрите договоры и учтите требования к экспедиторам

Юристам нужно зафиксировать переход на ЭДО во внутренних регламентах и договорах с контрагентами.

6. Настройте учетные системы компании

Если вы ведете учет в 1С, оптимальным решением станет подключение готового сервиса 1С-ЭПД. Для самописных или зарубежных ERP-систем потребуется привлечь разработчиков для адаптации программного кода и настройки автоматического обмена данными по API с системой оператора.

7. Обучите персонал и пропишите регламенты

Технологии не работают без людей. Проведите обучение логистов, кладовщиков и водителей работе в новом интерфейсе. Утвердите четкие регламенты: кто подписывает документы на этапах погрузки/выгрузки, как действовать при технических сбоях или отсутствии интернета на трассе.

8. Запустите пилотное тестирование

Не ждите наступления осени. Начните обмениваться тестовыми ЭТрН с ключевыми партнерами уже сейчас. Это поможет заранее выявить «узкие места» в бизнес-процессах, проверить скорость работы водителей с приложением на точках выгрузки и отладить систему до того, как за ошибки начнут штрафовать.

Переход на ЭТрН — это не просто очередное требование регулятора, а реальная возможность ускорить оборот документов, сократить расходы на логистику и исключить потерю важных бумаг.

А ваша компания уже начала подготовку к обязательному переходу на электронные накладные, или вы планируете внедрять систему ближе к дедлайну? С какими трудностями в автоматизации логистики вы уже успели столкнуться? Поделитесь вашим опытом в комментариях!

Передача бухгалтерии в руки профессионалов, таких как компания «Честные числа», освобождает ваше время и силы для стратегического роста бизнеса.