Дебиторка 3 млн ₽: как за пять дней понять, какая часть уже стоит без движения

Финансовый директор приносит на планёрку сумму долга покупателей. Три миллиона. Собственник кивает, вопросов нет: сумма понятная, спорить не с чем.

Спорить есть с чем — но не с суммой, а с тем, что она ничего не описывает. За тремя миллионами может стоять ровный оборот с отсрочкой в месяц. А могут — два счёта, которым по сто дней, и последнее письмо по ним ушло весной. Управленческое решение в этих двух случаях противоположное, а число одно.

Разбираю реестр дебиторской и кредиторской задолженности: как он раскладывает долг по срокам, четыре места, где его свод даёт неверную картину, и чем возрастная корзина отличается от резерва.

Все числа в разборе условные и круглые, к данным конкретной компании отношения не имеют.

Что делает инструмент

Реестр ведётся по документам, а не по контрагентам: одна строка — один счёт или один акт. Заполняются восемь полей: тип задолженности (нам должны или должны мы), контрагент, номер и дата документа, срок оплаты по договору, сумма документа, оплаченная часть, ответственный и следующее действие.

Три величины считаются формулами:

1. Открытый остаток = сумма документа − оплаченная часть.
2. Дней просрочки = дата контроля − срок оплаты по договору, не меньше нуля.
3. Возрастная корзина — одна из пяти: «Не просрочено», «1–30», «31–60», «61–90», «90+».

Свод складывает открытые остатки по корзинам отдельно для дебиторской и кредиторской задолженности.

Отдельного внимания заслуживает вторая формула. Шкала отсчитывается от срока оплаты по договору, а не от даты счёта. Счёт от 15 июня с отсрочкой тридцать дней на 14 августа прожил шестьдесят дней, но просрочен на тридцать. У банка или страховщика, где старение считается от даты документа, картина будет другой ровно на длину отсрочки — и обсуждение уйдёт в спор о таблицах.

Расчёт по строкам

Дата контроля — 14 августа 2026 года.

Свод по корзинам:

Проверка сходимости: 600 000 + 500 000 + 1 200 000 + 700 000 = 3 000 000 ₽ — вся дебиторская задолженность разошлась по корзинам, ничего не потерялось. Кредиторская: 450 000 + 550 000 = 1 000 000 ₽. Итоговая разница 3 000 000 − 1 000 000 = 2 000 000 ₽.

Что даёт эта таблица собственнику. Из трёх миллионов просрочено 2 400 000 ₽, а 1 900 000 ₽ стоят в корзинах старше шестидесяти дней. Именно эти миллион девятьсот и есть предмет разговора, а не общая сумма.

Место первое: дата контроля

Просрочка целиком зависит от одного параметра — даты контроля на отдельном листе. В шаблоне там стоит 29 июля 2026 года.

Если её не обновили, картина застывает в прошлом. Демонстрационный счёт поставщика со сроком 5 августа при старой дате числится непросроченным. При актуальной он просрочен на девять дней, и платёж уже пропущен.

Обратная ситуация ещё нагляднее. Счёт 101 при дате контроля 14 августа даёт тридцать дней просрочки и корзину «1–30». При дате 15 августа — тридцать один день и корзину «31–60». Одни сутки переносят долг на ступень вниз, и никакого предупреждения об этом файл не выдаёт.

Ни одна из трёх встроенных проверок дату контроля с сегодняшним днём не сверяет. Это проверка глазами, и она занимает секунду.

Место второе: чистая позиция

Столбец «Чистая позиция» в своде — это дебиторская задолженность минус кредиторская внутри одной корзины. Вычитаются при этом суммы разных контрагентов.

В примере в корзине «1–30» стоит минус 500 000 ₽. Читается как «в этом интервале мы должны больше, чем должны нам». На деле там три независимых обязательства: 500 000 ₽ нам от Клиента А, 450 000 ₽ от нас Клиенту А и 550 000 ₽ от нас Поставщику Г. С Поставщиком Г зачитывать нечего — он нам не должен ничего.

Разрез по контрагенту даёт другое число. По Клиенту А дебиторская задолженность — 1 100 000 ₽ (счета 101 и 140), кредиторская — 450 000 ₽, после зачёта остаётся 650 000 ₽. Причём зачёт по правилам налогового учёта идёт начиная с самой ранней задолженности: просроченный счёт 101 на 500 000 ₽ полностью гасится встречными 450 000 ₽, и просроченной по этому контрагенту остаётся не пятьсот тысяч, а 50 000 ₽.

Расхождение между 500 000 ₽ в своде и 50 000 ₽ после зачёта — десятикратное. Столбца с таким разрезом в шаблоне нет: он собирается сводной таблицей по листу «Реестр» с группировкой по контрагенту.

Место третье: пустой срок оплаты

Лист «Контроль» содержит три теста: оплаченная часть не превышает сумму документа, отрицательных сумм нет, у каждой открытой позиции указан срок оплаты.

Третий выглядит формальностью. Он ею не является. Пустая ячейка срока в расчёте читается как ноль, и число дней просрочки получается равным порядковому номеру даты в календаре Excel, где отсчёт идёт с конца 1899 года, — больше сорока шести тысяч. Строка целиком уезжает в корзину «90+» и раздувает её на всю свою сумму, а свод при этом выглядит правдоподобно.

Поэтому статус «ПРОВЕРИТЬ» по третьему тесту означает не «поправьте поле», а «своду верить нельзя вообще».

Место четвёртое: обнулённый остаток

Открытый остаток равен сумме документа минус оплаченная часть и не опускается ниже нуля. При оплате больше суммы документа — опечатка в разряде, зачёт аванса, двойной платёж — остаток обращается в ноль, возрастная корзина сменяется на «Закрыто», и строка выпадает из свода. Проверка пересчётом: оплата 900 000 ₽ по счёту на 800 000 ₽ убирает из дебиторской задолженности весь открытый остаток 500 000 ₽. Первый и второй тесты этот ввод ловят, но свод смотрят чаще, чем лист «Контроль», и читают его как погашение долга.

Чего эти три теста не проверяют: актуальность даты контроля, полноту реестра, дубли документов, реальность поставки и корректность типа задолженности. Статус PASS подтверждает три перечисленные проверки и ничего сверх них.

Корзина и резерв — разные шкалы

Соблазн взять две старшие корзины и назвать их суммой к списанию понятен, но управленческая шкала 30/60/90 для этого не предназначена.

Налоговый резерв по сомнительным долгам считается по другим порогам: до сорока пяти дней просрочки резерв не создаётся, от сорока пяти до девяноста дней в резерв идёт половина суммы, свыше девяноста — вся. Размер резерва ограничен десятью процентами выручки за налоговый период. Сомнительным при этом считается только долг за поставку товаров, работ или услуг, не обеспеченный залогом, поручительством или банковской гарантией.

На тех же шести строках: Клиент Б с просрочкой 74 дня даёт 600 000 ₽ (половина от 1 200 000 ₽), Клиент В с просрочкой 117 дней — все 700 000 ₽, Клиент А после встречного зачёта уходит в интервал до сорока пяти дней и не даёт ничего. Расчётная сумма — 1 300 000 ₽ против 1 900 000 ₽ в двух старших корзинах свода.

Корзина «31–60» разрезана порогом сорока пяти дней ровно пополам. Свод отвечает на вопрос «где застряли деньги», а не «какую сумму списывать».

Какую базу берут суммы

Реестр ведёт документы к получению и оплате, поэтому суммы в нём — те, что придут на расчётный счёт и уйдут с него, вместе с НДС. Для платёжного календаря и вопроса «сколько денег вернётся в августе» это правильная база.

Суммы из корзины «Не просрочено» и ближайших сроков оплаты дальше переносятся в недельный план поступлений — здесь на SPARK я разбирал, можно ли доверять такому прогнозу на восемь недель.

Разъезд начинается в другом расчёте — когда тот же остаток делят на выручку, чтобы получить дни ожидания оплаты. Выручка в отчёте о прибылях и убытках стоит без налога, а долг — с ним. При основной ставке 22 процента, действующей с 1 января 2026 года, три миллиона долга — это 2 459 016 ₽ без налога, разница 540 984 ₽. Срок ожидания оплаты без такой очистки завышается почти на пятую часть.

Единым коэффициентом 1,22 задолженность чистится, только если вся она облагается по одной ставке. Отгрузки по десяти процентам, экспорт по нулевой ставке и контрагенты без НДС коэффициент ломают — тогда сумму налога берут из учётных регистров.

Отдельно про авансы. Тип задолженности определяется направлением требования, а не тем, кто стоит контрагентом в строке. Аванс, перечисленный поставщику, — дебиторская задолженность: деньги отданы, товар ожидается. Аванс, полученный от покупателя, — кредиторская. Если аванс поставщику занесли в кредиторскую, потому что в строке стоит поставщик, ошибка удваивается: наш долг вырос, чужой не вырос, чистая позиция ушла в минус на двойную величину. Колонки «вид документа» в шаблоне нет, поэтому проверка ложится на того, кто вводит данные.

Граница применимости

Корзина измеряет время, а не риск. Сто дней просрочки при согласованном графике платежей — рабочая ситуация: клиент платит частями, каждая дата известна. Сорок дней при поданном заявлении о банкротстве покупателя — уже потеря, хотя корзина младше. Шкала расставляет строки в очередь на разговор; вероятность возврата определяет документ по каждому контрагенту.

Просрочка не всегда означает нежелание платить: неподписанный акт, спор по качеству, ошибка в реквизитах счёта или несовпадение номенклатуры дают в реестре ровно ту же картину. Проверка того, дошёл ли до покупателя корректный документ, идёт раньше требования оплаты.

Шаблон рассчитан на сто строк и одно юридическое лицо. Для группы компаний реестры ведутся отдельно, а внутригрупповые обороты в свод не включаются — иначе долг посчитается дважды.

И последнее ограничение, самое частое на практике: реестр показывает состояние, но не принимает решение. Когда клиент с просрочкой просит новую отгрузку, свода мало — нужна карточка решения с порогами. Её разбор лежит здесь же, на SPARK.

Поручение финансовому директору

«За 5 рабочих дней подготовьте реестр дебиторской и кредиторской задолженности по открытым документам на дату контроля, равную дню сдачи. По каждой строке укажите тип, контрагента, номер и дату документа, срок оплаты по договору, сумму документа и оплаченную часть. Суммы берите с НДС — так, как они уйдут и придут на расчётный счёт. Авансы выданные отнесите к дебиторской задолженности, авансы полученные — к кредиторской, независимо от того, кто контрагент. Дайте свод по пяти возрастным корзинам и отдельно сводную по контрагенту со встречным зачётом, начиная с самой ранней задолженности. По каждой строке старше шестидесяти дней назовите ответственного и следующее действие с датой. Статус „ПРОВЕРИТЬ“ на листе „Контроль“ или незаполненный срок оплаты хотя бы у одной открытой позиции останавливает вынесение свода на обсуждение. В записке перечислите, что мешает закрыть долги старше девяноста дней, и дату следующей версии реестра.»

Что с этим делать дальше

Шаблон реестра с формулами, сводом по корзинам и листом «Контроль» я отдаю бесплатно. Напишите в комментариях слово КОРЗИНЫ — пришлю файл в личные сообщения.

Артём Высоцкий, независимый финансовый директор, основатель Finspect