Наблюдения, правила и инструменты краткосрочного планирования для фрилансера

Удаленная работа

С 2014 я работаю удаленно, пишу текст и занимаюсь СММ. Когда только начинал проблем с самомотивацией, соблюдением сроков и эффективностью у меня не было. Было два—три проекта, за которыми я следил, все что нужно держал в голове.

Ситуация изменилась, когда проектов стало больше. Я начал забывать мелкие поручения, и делать их после двух-трех напоминаний, стал лениться и срывать сроки. Чтобы бороться с этим, я начал планировать свою работу.

Я начинал планировать с разными приложениями, инструментами и техниками и всё сводилось к тому, что через неделю и переставал планировать. Ни одна книга, дневник, методика из числа тех, что я изучал не объясняла мне как действительно планировать.

Главная проблема планирования — не в выборе правильного инструмента, методики или ежедневника. Проблема научиться записывать задачи и проверять список дел.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Привычки

Всё планирование держится на двух привычках. Привычке записывать и привычке проверять.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Привычка записывать. Однажды я посмотрел вебинар Максима Дорофеева на Ютубе, про джедайские техники. Максим рассказывал про то, как устроен наш мозг и почему нам так сложно планировать и контролировать задачи. Из вебинара я вынес главное правило: «Любую задачу, которую ты получаешь, сразу же записывай, иначе забудешь».

Наш мозг устроен так, что мы переоцениваем себя, и когда получаем какую-то задачу: «Илья, как будешь свободен, сделай публикацию про вебинар 10 сентября» — воспринимаем «Ага, принял, сделаю», и тут же забываем. Чтобы этого не происходило, нужно привить себе привычку записывать все задачи, которые ты получаешь.

Я для этого использую бота Трело в Телеграмме. Просто беру телефон, и записываю задачу в To Do. Потом, когда я буду проверять задачи, я увижу запись и вспомню о ней.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Привычка проверять. Более важная привычка, чем «записывать все сразу». Можно научиться все записывать, и заполнять лист To Do бесконечным списком задач, но смысл в том, чтобы увидеть задачу, которую нужно сделать, сделать её и вычеркнуть из листа.

Я учился так: настроил уведомления на телефоне, которые трижды в день сообщали мне посмотреть список дел и сориентировать дальнейшие планы. В течение 4 месяцев, благодаря этим уведомлениям, я проверял список дел, вычеркивал сделанное и планировал дальнейшие дела. Сейчас я самостоятельно, без уведомлений, проверяю список задач перед тем как начать рабочий день, после обеда, и перед тем, как закрыть ноутбук и прекратить работать.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Отчеты

Я обнаружил, что можно стать лучшим профессионалом, если после выполненных задач писать инсайты и свои наблюдения по сделанной работе. Однажды, мне подарили «Дневник успешного человека». Суть дневника в постоянном улучшении профессиональных навыках, надо записывать все успехи, анализировать их и составлять план развития. Я недолго вел такой дневник, но забрал рефлексию по работе.

К примеру, записываем в итог дня: «Написал десять статей за неделю для SMMplanner». Затем анализируешь, что помогло мне в этом. Затем анализируешь, как улучшить этот показатель. В моем случае, я начал учиться писать сразу без ошибок, повысить скорость слепого набора. Для этого я стал каждое утро, перед работой заходить на «Клавагонки» и перепечатывать текст с учебника по грамматике.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Правила планирования

За два года планирования я перебрал кучу правил, методик, инструментов для правильного планирования, возможно, кому-то пригодятся мои наблюдения.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Быть в фокусе. Ещё в университете я познакомился с методикой «Помидоро». Если я постоянно отвлекаюсь на всякие пустяки, или долго не могу приступить к выполнению задач, я ставлю таймер на небольшое время, договариваюсь сам с собой, что в течение этого времени я делаю только одну задачу, не отвлекаясь ни на что, а потом могу делать что угодно. И делаю.

Работать с «помидором» — кайфово. Самый кайф, в ускорении и в мотивации. Когда мне лень писать, я ставлю помидор, с мыслью, я работаю только один помидор, если меня не зацепит, буду делать что-то другое. Как правило, через десять-пятнадцать минут, мне уже интересно писать и меня не оторвать. Из-за того, что я не отвлекаюсь на всякие сообщения с соцсетей, на видео в Ютубе, я стал успевать делать большие задачи на 40-60% быстрее.

Вместе с помидором я поставил программу, которая следила за тем, что я делал. С её помощью удавалось больше посвятить себя работе и не отвлекаться на пустяки.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Выйди с работы. Всю работу нужно сделать до 9 часов вечера, после только развлечения, задачи по обучению и занятия английским. На самом деле не важно, что будет после девяти, главное «Не работать».

Это мотивирует не тянуть и делать всю работу сейчас. Раньше я мог проснуться в 11 утра, приступить к работе в 2 дня и делать всю работу до пяти утра. Но когда, я запретил себе работать после 9 вечера, я начал стремиться к тому, чтобы успеть сделать больше задач к концу рабочего дня.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Награди себя. Сразу же с правилом «Выйди с работы» я завел правило «наградить себя». Награда у меня простая, я могу пойти в кино, или посмотреть сериал. Сначала это казалось глупым, самого себя лишать сериалов, но в итоге это стало мощным мотиватором. Благодаря таким наградам, я стал меньше страдать от синдрома: «Я не успокоюсь, пока не посмотрю весь сезон!»

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Прибей гусеницу. Это правило, я подсмотрел в бюро Артема Горбунова. Оно для стратегических задач, суть в том, чтобы разбить большой проект на маленькие, и каждую неделю проверять успехи. Если провалился или сорвал, пересмотреть план.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Инструменты

За годы планирования я испробовал кучу ежедневников и приложений: тетрадки, дневник Кови, квартальный календарь, блокнот Архангельского. Теперь я пришел к планированию с помощью Гугловского календаря, в котором я отмечаю все встречи и напоминания и Трело, в котором веду рабочие задачи.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Календарь

Календарь использую для двух задач:

• Отметить встречу, с датой, временем, местом и темой;
• Настроить уведомления, о которых нельзя забывать, например, проверить план на день.

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Трело

Трело мой самый любимый инструмент. В нем можно делать все что угодно. Я использую Трело для:

• планирования рабочих задач;
• планирования обучения;
• храню все материалы по проектам.

Все задачи, которые мне падают, я записываю через бот в Телеграме. Это занимает 10-30 секунд, все задачи падают в лист To Do. По понедельникам, задачи из To Do перекочевывают в рабочую неделю, которая у меня разбита по двудневкам.

Если задачу я сделал, она отправляется в лист Done с названием семидневки. Такие листы я создаю каждую неделю, это потом помогает быстро составлять отчеты по проектам. Заглянул в доску, нашел задачи по проекту и перенес их в отчет. То что я делаю в течение месяца, помогает экономить мне 2-3 часа на составление отчета.

Подытоживание

1. Все планирование держится на двух привычках. Приучив себя записывать все задачи и в течение дня проверять списки дел, можно научить себя планировать вообще, по любой технологии, методике и с любыми инструментами.

2. Дурацкие правила помогают. Ограничив время работы до девяти вечера и поощряя себя за выполнение правил, можно добиться гораздо большего, чем используя десятки техник и приемов мотивации.

3. Попробуйте «помидор», не обязательно фокусироваться на выполнении одной задачи, достаточно сфокусировать на работе и не отвлекаться на пустяки, продуктивность вырастет в разы.

4. Пишите отчеты, и составляйте планы развития и обучения — это помогает стать лучше.