Почему важно давать людям обратную связь?
Умение качественно общаться с клиентами, партнерами или подрядчиками и давать обратную связь, стоит отнести к основным профессиональным навыкам любого специалиста.
И вроде бы, куда уж проще - тебе прислали письмо или документ, ты ответил, что ты получил его и рассмотришь в такой-то срок. Конкретно и по делу, человек потратил на тебя свое время, ты подтвердил ему, что это все не зря. Однако на практике всё далеко не так радужно. Огромное количество людей не считает нужным поступать подобным образом.
Обратная связь - наиболее проблемная область в деловых отношениях. Ее дают около 30-40 компаний из 100.
Потребность в обратной связи естественна для любого человека, будь то топ-менеджер или рядовой сотрудник. Кто-то вложил свое время, силы, профессиональные навыки, составил документ или необходимое письмо. И по итогу он не понимает, правильно ли он это сделал, нужную ли информацию прислал, получили ли ее, интересно и важно ли это другой стороне.
Отсутствие обратной связи, равно как и грубое нарушение делового общения, лишает человека ориентиров и снижает его желание работать с вами.
Обратная связь - это инструмент, который позволяет понять актуальность высланной человеку информации, сроки ответа, дальнейшие действия или недочеты.
Когда я познакомилась со своим нынешним руководителем, первое правило, которому он меня научил, было - обязательное наличие ответа на любое письмо или звонок.
Сначала мне тоже было сложно привыкнуть к тому, что отвечать нужно всем и всегда. Но потом, я заметила, какой положительный эффект это вызывает.
Начав пользоваться правилом "ответа на любое полученное письмо", вы заметите, насколько более продуктивными стали ваши отношения с партнерами, клиентами и подрядчиками. Насколько лучше вы стали понимать друг друга.
Рассмотрим пример.
Вы составили качественное, продуманное письмо, собрали статистику по заданному вопросу, оформили это все и отправили материал, ожидая бурной реакции с другого конца. А что получили? Тишину. Прошел день, два. Ответа нет.
Вы начинаете звонить в компанию и "долбить" сотрудника, который должен был ответить вам. Это вызывает у него негативную реакцию и раздражение к вам лично. Вы перестаете добиваться его внимания и оставляете этот вопрос.
Что было на самом деле.
Сотрудник, которому было отправлено письмо, прочитал его, принял решение, что предложение интересное и будет актуально реализовать его через месяц и закрыл ваше письмо, не дав обратной связи. Далее вы начинаете надоедать ему звонками, требуя заключить с вами договор. Это вызывает у него соответственную реакцию. Он уже принял решение, что свяжется с вами через месяц, почему вы мучаете его?
Если бы специалист, прочитав ваше письмо дал обратную связь и сообщил о сроках, когда предложение будет актуально, вы бы просто позвонили ему через месяц и общение бы прошло в кардинально другом ключе.
Трудно перечислить все проблемы, которые связаны с отсутствием обратной связи и связанного с этим недостаточного информационного обмена.
Невыполненные обязательства, потому что сотрудник или партнер не переспросил, не ответил, не уточнил. Не заключенные контракты, конфликты, поскольку люди друг друга не поняли, скверная репутация персоны и компании (плохие переговоры, недопонимание), не уточненная информация, которая может привести к ухудшению отношений между компаниями и партнерами. Обиды.
Список можно продолжить. Отсутствие обратной связи может неправильно позиционировать компанию в целом.
А уж если говорить о персональной коммуникации между специалистом и менеджером по продажам, то переоценить силу и значимость такого обмена просто невозможно. Это как воздухообмен, без которого просто невозможно находиться в помещении.
Нужно уметь работать с обратной связью. Ведь умение брать, но и давать обратную связь – почти искусство.